Импорт сотрудников в систему PeopleForce
Краткое руководство о том, как правильно импортировать сотрудников в систему

Файл (шаблон) можно скачать по ссылке

Импорт в системе PeopleForce поддерживает два типа файлов - .csv и .xlsx. Перед загрузкой таблицы нужно правильно заполнить все поля, чтобы данные были приняты системой. С примером заполнения полей вы можете ознакомиться ниже:



Обязательные поля указаны жирным шрифтом:

employee_id - ID сотрудника
first_name - Имя сотрудника
middle_name - Отчество сотрудника
last_name - Фамилия сотрудника
email - Рабочая почта
personal_email - Личная почта
date_of_birth - Дата рождения
gender - Пол
hired_on - Дата найма
phone_number - Рабочий номер телефона
mobile_number - Личный номер телефона
employment_type - Тип занятости
position - Должность
department - Департамент
division - Подразделение
location - Локация
facebook_url - Ссылка на Facebook
linkedin_url - Ссылка на Linkedin
twitter_username - Имя пользователя в Twitter
skype_username - Имя пользователя в Skype
slack_username - Имя пользователя в Slack
skills - Навыки сотрудника
reporting_to_employee_id - ID руководителя
salary_amount - сумма зарплаты
salary_currency_code - валюта
salary_effective_on - дата, с которой действует выплата
salary_frequency - частота выплат ( час, день, неделя, месяц, год )
access - Доступ к системе ( 0 - отключен, 1 - включен )
ldap_username - Имя пользователя LDAP, используется только в том случае, если LDAP включен. Больше информации о альтернативном входе в систему можно узнать тут.

Обратите внимание! Во избежание ошибок при импорте, убедитесь, если соблюден правильный формат заполнения следующих полей: форматы дат (01.01.2021), телефона (+380), присутствие имени/фамилии, почты. Все поля проходят внутреннюю валидацию.

Формат даты, настроенный в компании, можно найти перейдя в Настройки -> Общие. При импорте, убедитесь в том, что формат даты в аккаунте совпадает с форматом импортируемых дат.



Если возникла потребность обновить множество профилей сотрудников, то можно также воспользоваться функционалом импорта. Все профили сотрудников привязаны в системе к их ID.

Импортируя таблицу, важно следить за тем, чтобы ID соответствовали тем сотрудникам, которых вы хотите обновить. Данные загруженные из таблицы будут просто перенесены в систему в соответствии с указанным ID. Если ID сотрудника будет отличаться от того, который импортируется из таблицы, то будет создан дубликат сотрудника.

Важно знать, что при импорте департаментов дочерние департаменты не будут выстроены автоматически. После загрузки данных, дерево департаментов можно будет выстроить самостоятельно в настройках.

Также в системе доступен импорт кастомных полей. Это специальные поля в карточках сотрудников, которые не заложены в стандартные, но по надобности, вы можете добавить свои.

Чтобы создать новое поле, зайдите в Настройки -> Поля сотрудников.

Чтобы информация из шаблона по ним была перенесена в карточку сотрудников, нужно просто добавить название специальных полей в таблицу и система автоматически определит эти новые поля.



При сохранении таблицы важно выбрать формат разделителей — запятая.

Откройте Настройки и перейдите в раздел Импорт.

Не видите раздел "Настройки" или "Импорт"? Возможно, у вас нет к нему доступа. 🔒 Обратитесь к менеджеру вашей системы, чтобы узнать больше.



Из выпадающего списка, выберите тип импортируемых данных Сотрудники, найдите нужный файл в системе и нажмите Дальше.



После загрузки таблицы, вы сможете просмотреть правильно ли были импортированы все поля. Если какое-то из полей не было автоматически определенно системой, убедитесь в том, что название поля является верным, либо выставите нужное поле вручную.



Система поддерживает автоматическую валидацию правильности импортированных данных. Та информация, которая имеет неверный формат, будет помечена красным цветом в меню.

В случае ошибки заполнения данных

Вам потребуется отредактировать файл и заменить неверные значения на корректные, и после этого выполнить импортирование еще раз. Дубликаты останутся с прежними данными, а строки, которые содержали ошибки просто обновятся.



В меню Импорта можно увидеть историю загрузки каждого файла. Сколько сотрудников было успешно перенесено в систему, были ли ошибки при загрузке или, возможно, какие-то сотрудники были пропущены из-за дублирования.



Открыв журнал, просматриваем, почему некоторые записи не были перенесены.

Была ли эта статья полезна?
Отменить
Спасибо!