Перед вами план первичной настройки по внедрению оптимизации рекрутинг процессов в системе PeopleForce. Эта статья поможет вам корректно подготовить систему для пользования исходя из ваших потребностей.

Прежде чем начать работу с модулем PeopleRecruit, сначала вам необходимо подготовить свой аккаунт. Если вы не используете интеграцию с сайтами по поиску работы - эту настройку можно пропустить.

В настройках Общие нужно зайти в раздел Интеграции и связать свой аккаунт с необходимыми ему сайтами найма. Вам нужно выбрать, с каким сайтом вы хотите интегрироваться, и ввести данные из аккаунта. Вы можете связать несколько аккаунтов с одного сайта.





Настройки PeopleRecruit



Карьерный сайт

В этом разделе вы можете настроить Карьерный сайт, где будут автоматически отображаться все открытые вакансии в PeopleForce. По умолчанию, только вакансии в статусе "Открыта" будут отображаться на странице карьерного сайта.

Вы можете настроить ваш Карьерный сайт с помощью таких параметров, как:

Заголовок
Описание заголовка
Общее описание
Социальные сети вашей компании



Настройки автоответа

Эта функция даст вам возможность отправлять настраиваемые автоответы всем кандидатам, которые подают заявки с вашего Карьерного сайта.



Добавьте фильтры, ваш логотип, изображения компании, пользовательский CSS и пользовательский Head по желанию.

GDPR

GDPR регулирует работу с личными данными, хранящимися как на электронных носителях информации, так и в другом виде. Согласно нормам Регламента персональные данные – это все данные, касающиеся конкретного лица, по которым оно может быть идентифицировано (имя, IP, адрес электронной почты и т. п.).

GDPR будет полезен компаниям, которые хотят получить согласие кандидатов на использование их персональных данных.

Вы можете включить его один раз и настроить запрос. Когда вы добавляете личные данные кандидата в свою базу данных, вы можете спросить его согласие на это через автоматическое письмо.



Поля вакансии и кандидата

Здесь вы можете добавить пользовательские поля, которых нет в системе.

Когда вы создаете поле, вы должны выбрать его тип и можете указать, обязательно это поле или нет.



Те же настройки применяются к полям Кандидата. Вы можете добавлять новые, редактировать или удалять их. Также вы можете включать/выключать поля по умолчанию.
Аналогично, при создании нового поля необходимо указать тип, имя и добавить поле Помощь (где будет описание), если это необходимо.



Этапы вакансии

Следующая очень важная вкладка, которую вам необходимо настроить - это Этапы вакансии. Здесь вы можете создать несколько воронок вакансий. Это нужно для того, чтобы использовать разные воронки для разных категорий вакансий. Одна категория может иметь 5 этапов найма, а другая - 10.

При создании цикла вы также можете выбрать опцию "По умолчанию", что означает, что эта воронка будет автоматически применена к новой вакансии (вы можете изменить цикл перед сохранением вакансии).

Когда вы создаете новый цикл вакансии, вы должны добавить в него этапы. Вы можете удалять, редактировать и перемещать их.

Также, при создании этапов, важно указывать их типы.
У нас есть 4 типа, которые доступны в системе:

Новый кандидат - первый этап по умолчанию
Интервью - должен применяться на всех этапах собеседования
Предложение - этап, когда вы отправляете кандидатам предложения о работе
Нанят - должен применяться на последнем этапе в каждом цикле найма.



Почему вам нужно применять типы?

Типы "Интервью" и "Предложение" будут автоматически добавлены в отчеты о деятельности ваших рекрутеров, если они переведут кандидатов на этапы с такими типами. Тип "Нанят" будет влиять на ваши План найма и Отчеты.

Ограничение по времени (дни): можно использовать, если вы хотите активно продвигать кандидатов по этапам.

По истечении указанного количества дней руководитель отдела найма получит электронное письмо со списком кандидатов, которые все еще остаются на тех же этапах вакансии без каких-либо действий.





Причины отказа

Следующая вкладка в настройках - Причины отказа. Когда вам нужно отклонить кандидата, вы можете выбрать, по какой причине он будет отстранен от вакансии.



Без этих настроек вы не сможете отклонить кандидата с вакансии.

Источники

Далее, во вкладке Источники, вы можете добавить любые источники, и они будут отображаться во всех фильтрах модуля Рекрутинг. Это могут быть социальные сети (Facebook, Twitter и т.д.), сайты вакансий, рекомендации и т.д. Вы можете вводить любые подходящие данные.



Опыт кандидата

Опыт кандидата - это пользовательское поле. Вы можете добавить любой тип опыта, который вы хотите присвоить кандидату.

Например: Junior, Middle, Senior.



Оценочный лист

Оценочный лист - это обратная связь после собеседования, которую вы можете получить от интервьюеров.



Когда вы создаете Оценочный лист, вам нужно назвать его и добавить вопросы. Вопросы могут быть разных типов, и ко всем из них автоматически добавляются комментарии.

После сохранения вопроса в оценочном листе вы можете редактировать, удалять, добавлять новые, а также менять местами поля путем перетаскивания.



Шаблоны эл. писем

Создавайте любые шаблоны, чтобы вам не пришлось несколько раз писать одно и то же письмо кандидатам. С помощью шаблонов вы сможете просто выбрать нужный вам шаблон и отправить его кандидату из его карточки.



Это довольно просто - напишите внутреннее название шаблона, затем название письма, тему и введите содержание.

Вы также можете использовать Заменители, которые еще больше автоматизируют этот процесс. У нас есть следующая группа Заменителей:



Пример шаблона письма:



Шаблоны интервью

Работает так же, как и Шаблоны эл. почты, выбирайте и отправляйте их при создании интервью с кандидатами.
Здесь также можно использовать заполнители.



Шаблоны предложений

Вы можете использовать Шаблоны предложений, чтобы отправлять их непосредственно кандидатам из системы, когда хотите нанять их.

Вы можете добавить имя шаблона предложения, содержание, а также использовать заменители.

Вы также можете добавить шаблон сопроводительного письма, которое прилагается к предложению.



Шаблоны резюме

Обычно они используются для создания единого формата резюме.

Вы можете создавать резюме кандидатов в той форме, которая вам необходима (если вы хотите передать данные кандидата дальше или вам нужно сохранить их в вашей личной базе данных).
С помощью доступных заменителей поля из карточки кандидата будут автоматически подтягиваться в документ, который создается в профиле кандидата.



Теги к вакансиям и кандидатам

Далее есть две вкладки Теги к вакансиям и Теги кандидата. Вы можете добавить несколько тегов к вакансиям. Затем вы также можете фильтровать и группировать вакансии по этим тегам. То же самое касается и кандидатов, с точно такой же логикой вы можете добавить всю базу тегов и присвоить их кандидатам.





Тогда здесь будут ваши пользовательские фильтры и удобный способ поиска кандидатов по вашим собственным критериям.

PeopleRecruit

Завершив настройку, мы переходим непосредственно к использованию модуля. В блоке Рекрутинг есть четыре раздела:

Вакансии
Кандидаты
План найма
Тесты.

Начнем с вкладки Вакансии.

Вакансии
Первое, что вы можете увидеть здесь, это фильтры по статусу вакансии, имени, департаменту, локации, сотруднику, тегам и т.д.



Вакансии отображают информацию о названии, статусе, местоположении, количестве активных кандидатов, количестве отклоненных кандидатов, а также теги, которые вы присвоили вакансии, лицо, ответственное за прием на работу, и как долго вакансия была открыта.
Кроме того, некоторые вакансии могут отображать значок "Часы", который указывает на то, что срок вакансии истек.

Чтобы добавить новую вакансию, необходимо нажать кнопку "Добавить вакансию" в верхней части страницы и заполнить несколько полей для ее создания.



Шаг 1. Детали: здесь вы можете указать статус и приоритет вакансии, выбрать все критерии, которые вы хотите использовать для этой вакансии, минимальную и максимальную зарплату, теги, которые вы хотите присвоить этой вакансии, а также навыки и пользовательские поля, если они у вас есть.
Шаг 2. Далее необходимо добавить описание вакансии.
Шаг 3. Цикл по найму - это воронка, которую вы создали ранее, в выпадающем списке у вас будут те, которые вы можете применить к этой вакансии.
Шаг 4. Команда, здесь очень важно настроить и правильно выбрать лицо, ответственное за проведение найма на вакансию. Выберите участников из числа тех лиц, которые будут иметь возможность просматривать вакансию, комментировать ее и видеть всех кандидатов. По умолчанию выберите интервьюера - это лицо, которое будет проводить собеседование. Участник и интервьюер могут быть одним и тем же лицом.

Затем вакансия может быть интегрирована с веб-сайтами по трудоустройству, если у вас активны такие интеграции (если нет, вы можете добавить их в настройках).
Детальнее об интеграции вакансий можете узнать здесь.

Открыв вакансию, вы увидите назначенных на нее кандидатов (активных и отклоненных) и подробную информацию о вакансии на вкладках в верхней части.

Вы можете перемещать кандидатов по этапам найма на доске канбан. Такую же воронку вы видите на вкладке "Отклоненные". Здесь вы можете увидеть всех кандидатов, которых вы отклонили по определенным причинам.



Кандидаты также отображаются на вкладке Фильтр, где вы можете фильтровать кандидатов по статусу, имени, фамилии, электронной почте, причинам отказа, зарплате и тегам. Отклоненные кандидаты также отображаются здесь, чтобы вам не пришлось заново открывать карточку.



На вкладке Предложения вы можете увидеть, для кого были созданы предложение, текущий статус предложения и какие кандидаты подтвердили отправленное вами предложение о работе.



На вкладке Файлы можете прикрепить файлы, относящиеся к вакансии, если таковые имеются.

Здесь же находится вкладка Интеграция, где вы можете интегрировать вакансии с соответствующими веб-сайтами. Здесь будет указана ссылка на вакансию и информация о ней на сайте.

На вкладке Подробности система отобразит статистику и полную информацию о вакансии, участниках и человеке, создавшем вакансию. Здесь же будет приведена статистика по воронке, источникам, информации об электронной почте и воронке найма для данной вакансии.



Вкладка История. Здесь вы можете посмотреть, историю действий по вакансии и текущую деятельность по ней на данный момент.

Кандидаты

Если вы перейдете на карточку одного из кандидатов, на вкладке Обзор вы увидите следующую информацию: личные данные, имя и фамилию, электронную почту, телефон, различные ссылки, связанные с ним, ваши пользовательские поля, добавленные вами теги. Это могут быть навыки, источник, желаемая должность, опыт и зарплата. Также будет показано резюме, которое вы загрузили, и показано, кто добавил этого кандидата, когда и какой источник он использовал.

Вы также можете посмотреть по кандидату, в каких вакансиях он сейчас участвует и на каких этапах подбора он находится. Вы можете оставлять заметки о кандидатах, которые будут сохранены, если кандидат будет вновь нанят на вакансию.
Помимо собственных заметок, вы также можете отмечать в заметках своих коллег через тег "@". Если вы отметите коллегу, он или она получит по электронной почте уведомление о том, что требуется его или ее мнение о кандидате, и необходимо перейти по ссылке.



Вы можете отклонить кандидата, нажав красную кнопку рядом с надписью "Продвинуть" на карточке и выбрав причину отказа.

Далее вы увидите вкладку Предложения. Здесь вы можете отправлять предложения о работе кандидату и проверять статус предложений.
После отправки активируются только первые два шага. Когда кандидат откроет письмо, вы увидите, что предложение было рассмотрено. После подписания предложения все четыре кнопки будут выделены зеленым цветом.



На вкладке Интервью вы можете назначить собеседование с кандидатом. Выберите вакансию, в которой он или она участвуют в данный момент (например, если кандидат назначен на две вакансии, можно выбрать обе). Далее необходимо указать, будет ли это собеседование в офисе, по телефону или онлайн. Запланируйте дату, время и продолжительность собеседования. Вы также можете отметить интервьюера, который будет проводить собеседование, и указать подробности в описании. Поскольку учетные записи интегрированы с электронной почтой, предложение о собеседовании также поступит на электронную почту кандидата и отобразится в календаре.

Вкладка Задачи полезна, если вы хотите установить напоминание для данного кандидата, например, что вам нужно перезвонить такому-то кандидату или отправить какие-то файлы. Вы также можете выбрать ответственного за эту задачу и указать время, когда она должна быть выполнена.

Вкладка Сообщения эл. почты нужна для того, чтобы общаться с кандидатом по электронной почте, используя шаблоны, которые вы предварительно настроили. Вы можете выбрать шаблон, нажав кнопку "Отправить письмо кандидату" и отправить его. Когда кандидат ответит вам, письмо придет в PeopleForce и будет продублировано в вашем почтовом ящике.

Оценочный лист может быть заполнен на любом этапе вакансии, каждый сотрудник, участвующий в подборе, может оставить свою оценку по кандидату.

Если вы прикрепили к вакансии Тест, вы можете сразу же нажать кнопку "Отправить тест", и он будет отправлен на электронную почту кандидата. Когда тест будет завершен, результаты будут отправлены непосредственно в карточку кандидата в PeopleForce, где они будут храниться в течение всего периода рекрутинга и останутся в базе данных.

Если кандидат предоставил какие-либо дополнительные файлы, вы также можете загрузить их на вкладке Файлы.

Здесь же отображается История кандидата, все действия, которые были предприняты по нему, этапы рекрутинга, которые он прошел, и файлы отправленные кандидату.

Существует несколько способов добавления кандидатов на вакансию. Вы можете, например, добавить его нажав на кнопку "Добавить кандидата".



Первый способ - загрузить резюме с вашего компьютера. Когда вы загрузите резюме, система подтянет необходимую информацию: рекомендации, которые есть в резюме, контактную информацию, навыки, пол, год рождения.

Вы также можете добавить кандидата вручную, если он связался с вами.

Если вы знаете полное имя кандидата из базы данных, вы можете ввести эту информацию прямо здесь. Ниже вы можете искать кандидата в базе данных, используя имеющиеся фильтры. Используя фильтры, можно загрузить одного или всех сразу.

Вы также можете установить плагин PeopleForce Prospector для Chrome и использовать его для добавления кандидатов из LinkedIn, сайтов вакансий и других источников. Плагин автоматически анализирует информацию о кандидате, вы можете добавить кандидата на нужную вам вакансию, и основная информация будет заполнена автоматически.

Работа с кандидатами
Чтобы найти нужного вам кандидата, перейдите на вторую вкладку - Кандидаты. Вы можете использовать любые фильтры, которые здесь представлены: фамилия, электронная почта, навыки, опыт, желаемая должность, кем был добавлен кандидат, в какой вакансии он участвовал, источники, теги, зарплата и время, когда вы добавили кандидата.

Все эти фильтры можно также суммировать, чтобы просматривать нужных кандидатов.



План найма

Далее перейдите на вкладку План найма, список на этой вкладке формируется в соответствии с заявками на вакансии, которые создают ваши коллеги (по функционалу Формы).
Здесь отображаются все поданные заявки на вакансии с указанием их статусов. Для заявки существует несколько статусов: В ожидании, Открытый, Одобренный, Отклоненный, Отозванный, Заполнен (этот статус является окончательным).
На этой странице вы можете создать вакансию для утвержденной заявки, после чего откроется вкладка с созданием вакансии, где вы можете добавить необходимые поля.



Важно!
Для того чтобы заявка, для которой была создана вакансия, перешла в статус "Заполнена", необходимо нанять необходимое количество кандидатов на вакансию (их количество указывается при отправке заявки на сотрудников), то есть перевести их на этап в вакансии с типом "Нанят" (типы указываются в разделе "Этапы вакансии" в настройках вашего аккаунта).

Тесты

Последняя вкладка - это вкладка Тесты, где вы можете создавать тесты для кандидатов в процессе найма. В правом верхнем углу нажмите "Новый тест", дайте название тесту, опишите его содержание и укажите ограничение по времени, если оно требуется.
Вы можете выбрать типы вопросов, которые вы хотите отправить в тесте. Например, выбор одного варианта ответа, ответ "да/нет" или текстовое поле, которое кандидат может использовать для написания кода/творческих заданий/контента и т.д.



Чтобы использовать вариант с одним ответом, вам нужно создать все варианты ответов, написать вопрос и ввести оценку за него справа от вопроса. Когда вы получите результат, вы будете точно знать, на какие вопросы были даны правильные ответы.
Была ли эта статья полезна?
Отменить
Спасибо!