Политики выходных

Это раздел в модуле PeopleHR существует для контроля отсутствия сотрудников. Преимуществом системы является возможность настраивать любой тип отсутствия, который есть в вашей организации. Так как отсутствие сотрудника напрямую связано с финансами организации, наша система покрывает этот вопрос и вам больше не придется возвращаться к таблицам, формулам и записям.

Шаги по настройке политик

Удаление тестовых данных
Добавление накопительной политики
Детали настройки
Начисления и перенос
Кто утверждает
Уведомления
Добавление политики без правил накопления
Назначение сотрудников
Сведение баланса

В блоке настроек PeopleHR переходим в категорию "Политики выходных".



1. Удаление демо данных
В системе уже по умолчанию настроены четыре типа отсутствия:
Отпуск
Больничный
Работа из дома
За свой счет

Эти данные можно просмотреть для примера, но мы настоятельно рекомендуем их удалить и создать свои с нуля.



Добавление типа отсутствия
Нажать на Кнопку "Добавить тип отсутствия"
Ввести название политики
Выбрать в чем будет отслеживаться - днях либо часах
Выбрать подходящую иконку
Выбрать цвет



После создания типа переходите к созданию Политики — правил, по которым вы будете начислять отпуск сотрудникам.

Политики могут быть:
Накопительные: содержат определенный лимит дней на год, месяц и пр., либо содержат переносы или аннуляции дней на следующий период.
Без правил накопления: не содержат никаких правил, сотрудники в любой момент могут запросить любое количество дней.

Добавление накопительной политики

Чтобы добавить политику, нажмите плюс в правом углу окна типа отпуска, который вы только что создали. Затем выберите тип "Накопительная". Готово!

При выборе Накопительной политики вы видите перед собой 4 блока настроек:
Детали
Начисление и перенос
Кто утверждает
Уведомления



Детали настройки накопительной политики

Первым делом нужно дать название политике. Например, “Общая” или “Стандартная”. Название политики будет отображаться на личной странице сотрудника.



Базовые опции
Разрешить отрицательный баланс. Отсутствие галочки значит, что сотрудники не смогут оставлять запрос на выходной, если это создаст у них негативный баланс.
Обязательный комментарий. Если эта опция включена, для запросов потребуется оставить комментарий при отправке.
Разрешить вложение. Если эта опция включена, сотрудник сможет добавлять вложения к своим запросам.
Считать как рабочие дни. Если эта опция включена, запросы будут считаться рабочими днями в отчетах.

Считать как рабочие или календарные дни
Рабочие — днями отпуска считаются только рабочие дни. Выходные и праздничные дни не считаются использованным отпуском.
Календарные — каждый день от отъезда до возвращения засчитывается в отсутствие.

Лимиты
Укажите, можно ли вашим сотрудникам брать данный отпуск в период испытательного срока или нет.
Проставьте ежедневные лимиты (рекомендуется поставить в первых двух опциях значение “1”). Таким образом вы себя обезопасите, если сотрудник захочет взять 0,5 или 0,25 дня и др.

Начисления и перенос
С помощью этой функции вы настроите правила начислений отпусков у себя в компании по определенному типу отсутствия.

Уровни начисления
Благодаря уровням начисления вы можете откорректировать количество начисляемых дней за необходимый период согласно политикам Вашей организации.
Начинается через. Эта опция позволяет выбрать с какого дня (недели, месяца, года) начинается начисление отпуска. К примеру, если сотрудник только вышел на работу и в вашей компании отпуск начисляется с 1-го дня, необходимо поставить “0”.
Начальный баланс ставится в случае, когда с первого же дня вы даете сотруднику какое-то количество дней (если в вашей компании такого нет, пропустите эту опцию).
Начисляется — сколько дней отпуска вы начисляете сотрудникам и с какой периодичностью. Например, 2 дня ежемесячно на дату приема на работу / в начал месяца.



Максимальный баланс ставится в случае, если существует определенное количество дней, которое может быть у сотрудника на балансе максимум. Если вы
постоянно накапливаете дни, пропустите эту опцию.

Сумма переноса обязательная настройка. Она позволяет выбирать политики накопления/аннуляции отпускных дней.



если в вашей компании аннулируются дни отпуска с даты найма или с нового года, поставьте опцию “Нет”
если у вас есть перенос определенного количества дней на следующий период, поставьте опцию “Вплоть до” и выберите количество дней, которые
переносятся
если у вас непрерывно накапливаются дни отпуска, поставьте опцию “Неограниченный”.

Теперь перейдем к Настройкам


Первое начисление:
пропорциональное, если вы хотите дать заработанное количество дней до начала месяца или года (например: если Вы начисляете 20 дней в году для каждого сотрудника, то в случае, когда сотрудник будет нанят на работу в половине года, то ему начисляется не 20 дней, а 10)
полное, если первое начисление накопится в полном объеме.
Начисления случаются:
если вы даете сотрудникам дни за отработанный период, выбирайте опцию “Конец периода начисления”
если же вы хотите, чтобы дни накапливались наперед, выберите “Начало периода начисления”.

Кто утверждает
Если в вашей компании отпуски необходимо утверждать, активируйте опцию “Включить одобрения”.



Опция "Пропустить неназначенные утверждения" подразумевает исключение утверждений, которые в конечном итоге назначаются конкретным сотрудникам.

Какие опции утверждения могут быть:
Руководитель: человек, который указан в роли линейного руководителя (смотреть в профиле сотрудника, вкладка “Работа”).
Менеджер руководителя: человек, который указан руководителем вашего линейного менеджера.
Менеджер 3-го уровня: человек, который указан руководителем “менеджера руководителя”.
Менеджер команды: можете выбрать эту опцию, если у вас созданы команды во вкладке “Сотрудники”, или существуют проектные группы.
Конкретный человек: можете выбрать определенного человека, который будет ответственен за утверждения отпусков.
Выбор сотрудника человек, который указан в специальном поле в карточках сотрудника как сущность, например, ответственный HR или ментор. Больше информации об создании такого поля вы можете найти тут

Можно выбрать одну опцию или несколько сразу.

Важно! Запросы будут приходить на подтверждения по очереди, в зависимости от того, в какой очередности вы поставите роли подтверждающих.

Дополнительно, Вы можете указать заместителя, который будет подтверждать запросы на время отсутствия основных подтверждающих. Вы также можете выбрать руководителя, менеджера руководителя, менеджера 3-го уровня,



Уведомления
Позволяют сообщать сотрудникам о подтверждении их запроса. Вы можете создать свой шаблон уведомления. Если это необязательно, можете пропустить эту опцию, и сотрудникам будут приходить стандартные уведомления о том, что им подтвердили отпуск.



Политика без правил накопления
Данная политика не содержит в себе сложных настроек. Здесь необходимо активировать только вкладки “Детали” и “Кто утверждает” (по примеру, описанному выше).



Назначение политики
Любой политике можно присвоить статус "По умолчанию". Это даст возможность при назначении политики выходных на карточке сотрудника (к примеру, нового) выбирать не из списка всех политик, а только конкретных. В случае ошибки или потребности снять назначение, вы так же можете снять статус "По умолчанию".



Назначение на сотрудников
На панели со всеми созданными типами отсутствия есть кнопка “Назначение”.

Шаг 1. Выберите сотрудников, на которых вы хотите назначить отпуск. Для этого используйте двойную стрелочку (если хотите выбрать всех) или одинарную (если хотите выбрать нескольких, предварительно нажав на тех, кого выбираете).
Шаг 2. Выберите Тип отпуска и Политику, которую вы предварительно создали. Далее вы увидите весь список сотрудников. Пролистните вниз и подтвердите свой выбор. Таким же образом проделайте назначение для остальных типов отсутствий.



По такому же принципу вы можете пересчитать политику отсутствий и убрать политику отсутствий.

Сведение балансов
В случае, если вы ранее не пользовались PeopleForce, и у вас в системе нет истории взятых ранее отпусков, необходимо свести баланс по ним в карточках сотрудников.



Для этого перейдите в карточку сотрудника на вкладку “Выходные”. Вы увидите кнопку “Регулировать”, что даст вам возможность отнять необходимое количество дней для сведения корректного баланса. Например, у сотрудника на балансе 11 дней, а по вашим данным необходимо, чтобы у него было 8 дней).
Нажмите кнопку “Регулировать” и отнимите нужное количество дней.

После данной регулировки баланс будет сведен, и далее начисления будут производиться по правилам, которые вы настроили ранее. Произведите аналогичное действие по всем сотрудникам, чтобы проставить корректные балансы.
Была ли эта статья полезна?
Отменить
Спасибо!