Здравствуйте, коллеги! Перед вами план первичной настройки по внедрению оптимизации HR процессов в системе PeopleForce. Эта статья поможет Вам корректно подготовить систему для пользования исходя из ваших потребностей.

Содержание

Импорт сотрудников в базу
Настройки

Этапы настройки можно пропускать, но иногда это может вызвать конфликт и некорректную настройку модуля.

Начнем с авторизации

В системе представлено несколько способов входа в аккаунт, остановимся на стандартном - с помощью логина и пароля.

После того, как вы получили первое пригласительное письмо от PeopleForce во время регистрации пробного периода, логином в систему будет ваша рабочая почта, которая уже указана в системе. Пароль вы создаете самостоятельно, при переходе по ссылке из письма. С этими данными, вы и далее сможете входить в аккаунт.

Пример входа в аккаунт стандартным способом

Если вы забыли пароль от учетной записи, его можно сбросить и создать новый. Способы сброса пароля описаны в этой статье

Второй шаг - импорт сотрудников

Процесс настройки системы, стоит начать с заполнения базы сотрудников. Чтобы произвести импорт сотрудников в систему, изначально стоит заполнить файл, который вы можете скачать по этой ссылке. В нем представлены все доступные поля для загрузки в систему.
,
Для корректного импорта сотрудников в базу, стоит учесть несколько моментов:
Заполнение формата дат - их стоит указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ,
Заполнение формата телефона - их стоит указать с кодом страны и плюсом вначале ( +380971122333 )
Поля, которые были добавлены вами самостоятельно не будут автоматически перенесены с импортом, их можно заполнить отдельно вручную или отписать нам в чат, для помощи в этом вопросе.

Дополнительно, информацию о загрузке сотрудников, вы можете изучить тут - Импорт сотрудников


Третий и самый глобальный шаг - настройки

Мы переходим к самому масштабному блоку системных настроек. Его стоит внимательно просмотреть, чтобы не упустить ничего важного!

Раздел делится на: Общие, Основные, PeopleHR и Безопасность.

Перейдя в настройки ( шестеренка в правом верхнем углу ), открыв раздел "Общие" вы можете:

Изменить название компании
Загрузить логотип
Выбрать владельца аккаунта
Указать язык, часовой пояс и валюту
Выбрать корпоративные цвета компании
Загрузить стандартную обложку, которая будет отображена во всех карточках сотрудников

В этом же разделе, можно подключить/отключить:

Окно предложений - место, куда ваши сотрудники смогут отправлять свои идеи или запросы
Управление имуществом компании - раздел для отслеживания и назначения активов сотрудников
База знаний - библиотека, куда можно добавлять различные статьи, полезную информацию, документы, а также добавлять фото или видео
Еженедельное отслеживание настроения - небольшой опрос, который сотрудники будут проходить каждую неделю, отвечая на вопрос «Как они чувствовали себя на работе на этой неделе?»

Все эти пункты из блока "Общие", можете найти по этой ссылке.

Теперь, мы переходим в блок "Основные", раздел "Праздники".

Тут стоит создать политику праздников, например "Украина 2021", таких может быть несколько.

Вы можете создать политики праздников для определенных групп сотрудников или же в соответствии с локациями.

Провалившись в саму политику, проверьте, все ли нужные праздники были добавлены, если нет их можно создать через кнопку "Новый праздник". Его можно указать рабочим или нерабочим днем.



Обратите внимание, что переносы государственных праздников автоматически не будут добавлены в список, поэтому их нужно занести самостоятельно.

Стоит упомянуть, что заполнение праздников, в будущем понадобится для запросов и для отображение их в календаре. При запросе на отсутствие, если дни перепадают на торжество, этот день автоматически не будет учитываться в запросе, в случае, когда он указан как нерабочий день.

Возвращаемся к общим настройкам и переходим в раздел "Локации".

Если вы успешно закончили с импортом сотрудников и прописали местоположение в файле, они будут автоматически отображены в списке. Пол дела по сделано!

Теперь нужно связать имеющиеся локации с только что созданными политиками праздников. Это нужно для того, чтобы праздники отображались в календаре и снова же учитывались или не учитывались при запросе на отпуск.



Нажмите справа на иконку редактирования и выберите из списка политику праздников. Готово!

Последний пункт в блоке "Основные" - календарь

В системе доступно сразу два календаря - календарь общий по компании и календарь личный для каждого сотрудника.

Стоит уделить внимание настройке общего календаря - какие события будут доступны сотрудникам, а какие скрыты.

В календаре компании вы можете:

Показывать отсутствия сотрудников
Отображать дни рождения
Показывать дату выхода новых сотрудников
Отображать годовщины работы
Показывать окончания испытательного срока
Отображать последний день работы сотрудника

Эти пункты опциональны, укажите какие из них будут доступны для просмотра в общем календаре.



Больше информации о настройке календаря, вы можете найти в этой_ статье

Обратите внимание, что последующие разделы доступны в модуле PeopleHR

Следующий шаг - политики выходных

Довольно важный раздел для настройки системы, поэтому желательно его изучить более детально. Он отвечает, за создание типов отсутствия, таких как: Отпуск, Больничный, Выходной за свой счет, Командировка и другие, а также добавления к ним соответствующих политик.

Типы отсутствия система считает по одному из форматов - в часах или в днях. Эту настройку можно указать только при создании нового типа.

Виды политик выходных - накопительная и без начислений. Накопительная политика используется в тех случаях, когда у сотрудника есть определенное количество накоплений за период и правила аннуляции или переноса баланса.

Политика без накоплений нужна тогда, когда вам не нужно устанавливать конкретную сумму накоплений за период или сгорание доступных дней. При назначении такой политики, сотрудник не видит текущий баланс доступного баланса, счет будет идти только по использованным дням.



Более подробно о настройке политик выходных узнайте_ тут.

Переходим в раздел графики работы

Если вам нужно установить нестандартный график работы для команды или для отдела, его можно создать в одноименном разделе.

Перейдя в эту категорию, вы увидите уже созданный стандартный график, который указан по умолчанию - 40 часов в неделю, с разбивкой по 8 часов на будние дни. Его можно отредактировать и указать другое количество часов на определенные дни.

Установленный сотруднику график работы, будет влиять на его запрос на отсутствие, например, сотрудник берет отпуск с понедельника по четверг - по его графику работы понедельник и среда выходные дни, которые не будут учтены в запрос. Этот вариант применим, в случае, если политика выходных считает в рабочих днях.

Если в политике отпуска указан счет в календарных днях, график работы не повлияет на запрос.



Хотите узнать как добавить новый график работы и назначить его на сотрудников? Перейдите по этой ссылке для большей информации!

Следующий пункт - Онбординг

Онбординг — это комплекс мероприятий для адаптации новых сотрудников: вводное обучение, инструктажи, welcome-встречи и т. п. Цель онбординга — влить новых людей в компанию, в работу и в коллектив.

Он нужен для того, чтобы:

Новый сотрудник быстрее входит в работу и не просаживает надолго производительность отдела. Руководители и коллеги тратят меньше времени на подстраховку и опеку.
Придя в компанию, человек получает полный набор информации, который помогает почувствовать себя частью компании.
Сотрудник впитывает корпоративные ценности и стратегию компании сразу, а не проработав приличное время. В итоге команда движется в одном направлении, новые люди не вносят хаос

Что нужно, чтобы установить правильный систематический процесс нужно:

Собственно работа. Что делать, что где находится, как все нужное настроить под себя и работать.
Бизнес-процессы. Знакомство с компанией, ее продуктом, партнерами и врагами, клиентами и аудиторией. Оргвопросы: правила компании, ее структура, как происходит взаимодействие, а почему так, к кому по какому вопросу обращаться.
Стратегия. Как, куда и зачем идет компания. Как и куда в ней буду идти я.
Корп-культура. Что у нас принято и нет, какой стиль общения, традиции и неформальные правила, что поможет влиться в команду.

В этой статье описан процесс создания онбординга, примеры задач, а также назначение его на сотрудника.



В системе доступно создание задач по онбордингу на самого сотрудника, который проходит адаптацию, на его менеджера, а также на конкретного человека. В задачи можно добавлять ссылки на статью из базы знаний, в которую могут входить изображения, видео, документы, которые эффективно работают при онбординге.

Раздел офбординг

Офбординг - это обратный процесс от онбординга, О том, как находить и привлекать нужные кадры и работать над их развитием, написаны сотни статей. Однако нужно уметь не только удерживать сотрудников, но и правильно расставаться с ними.

Настоящий офбординг — не только процесс увольнения сотрудника с момента принятия им решения и до последнего рабочего дня, но и любая работа над вашим взаимодействием после этих событий. Конечно, исправить можно далеко не весь негатив. Например, если компания 5 месяцев не выплачивала сотруднику зарплату, никакой офбординг не поможет. Но в любых других случаях это принесет существенную пользу.

Он нужен для того, чтобы:

Сохранить лояльность сотрудника. Когда с человеком нормально прощаются и дают возможность не просто быстро уволиться, но и, возможно, получить рекомендацию для будущего работодателя, на прощание устроить вечеринку с коллегами, то у него не возникает чувства ненависти, даже если инициатор ухода — компания.
В системе онбординг построен по таком же принципу, что и офбординг, поэтому ничего сложного в настройке флоу не найдете!
Это важно для HR-бренда и репутации. Сотрудник, которому помогли организовать процесс ухода, прислушались к его просьбам (например, сказать коллегам об увольнении в последний рабочий день, а не сразу после принятия решения) и в целом проявляли нормальное отношение, вряд ли напишет гневный отзыв о компании как о плохом работодателе, а скорее наоборот.
Эффективные организации ценят всех своих работников. Если он не смог справиться с трудовыми обязанностями, то проблема не только в нем, но и в неверном выборе со стороны компании. А свой выбор нужно уважать, и тогда будут уважать и вас.

Что нужно, чтобы установить правильный систематический процесс нужно:

Проведите Exit Interview

Ваша цель, как HRа, — обсудить причины увольнения и узнать, с какими впечатлениями, ощущениями сотрудник уходит из компании — негативными или положительными. Это важно, так как к коллеге наверняка обратятся потенциальные кандидаты, чтобы узнать всю «кухню» организации (а именно ее недостатки и подводные камни).

Универсальных ответов на этом этапе нет, так как их контекст зависит от того, сотрудник увольняется сам или это решение компании. В целом, их можно взять из опросов вовлеченности, если вы их проводите. Если у вас такой заготовки нет, воспользуйтесь нашей:

- нравились ли вам ваши задачи и обязанности?

- насколько вы были довольны рабочим местом, техническим оснащением и т. д.?

- насколько вы довольны взаимодействием с руководством?

- насколько вам было комфортно работать в команде? какая атмосфера в команде?

- какие у вас карьерные цели? удалось ли приблизиться к ним?

- что вам нравилось / не понравилось в работе в компании?

- насколько работа соответствовала ожиданиям, которые были на момент прихода в компанию?

- отношение к работодателю: порекомендовали ли бы вы компанию друзьям?

- как можно было бы более эффективно организовать вашу и нашу работу?

- что бы вы посоветовали сотруднику, который придет на ваше место?

- куда вы переходите? как вы нашли новую работу?

Обработайте результаты встречи
После exit interview может появиться одно из 3 типов решений: назначение отпуска, перевод коллеги в другой отдел и запуск процесса увольнения. Давайте рассмотрим все 3.

1) Организуйте отпуск - бывает, что сотрудник просто сильно устал, давно не был в отпуске (в который не мог уйти из-за большого потока задач и ответственности). Если есть такая возможность (небольшая загрузка коллеги, хотя бы 7 неиспользованных отпускных дней), то отправьте его на отдых и разрешите не вовлекаться на это время в рабочие процессы.

После обязательно повторно проведите встречу 1:1, чтобы прийти к окончательному решению — увольнению быть или нет.

2) Обсудите с ТОП менеджментом перевод коллеги в другой отдел - еще бывает, что человек просто эмоционально выгорел на своей должности, устал от нее и хочет чего-то нового. Скорее всего, он обладает навыками в другой области, которые хочет развивать. Тогда уместно организовать что-то вроде экзамена, тестового задания. Если сотрудник справиться — спланируйте испытательный срок или сразу примите в команду другого отдела. Если нет — смотрите следующие пункты.

3) Сообщите о результатах разговора ТОП менеджменту, руководителю отдела - прежде чем принимать окончательное решение касательно увольнения сотрудника, поговорите с его руководителем (или директором компании, если этот работник — ТОП менеджер). Объясните ситуацию, предложите варианты решения.

Начните офбординг и помогите сотруднику с бюрократическими процессами:

Без вас коллега, который увольняется, не справиться с такими задачами:

- подписание документов об увольнении;
- расчет по заработной плате и другим выплатам;
- передача основных документов (для налоговой и бухгалтерской отчетности, если сотрудник работал не по трудовой книжке);
- передача трудовых обязанностей.

Обсудите конкретные сроки увольнения и когда будет последний рабочий день

Чтобы определиться с датой последнего рабочего дня, вам с руководителем и коллегой нужно собраться и обсудить текущее состояние дел:

- актуальные проекты увольняющегося;
- какие задачи нужно завершить и в какие сроки он это сможет сделать;
- с чем и что еще нужно утвердить;
- какие в целом у него неофициальные правила работы с другими сотрудниками (в команде, с коллегами из других отделов);
- какие есть бизнес-процессы и его зоны ответственности.

Это поможет сразу же подготовиться к адаптации нового сотрудника.

Сообщите о решении сотрудника команде

Главное — не промолчать и не сообщать об увольнении после ухода сотрудника (а до этого). Это может очень плохо отразиться на мотивации и эмоциональном состоянии всей команды (особенно, если бывший коллега проработал минимум полгода), на их опыте сотрудников.

Проверьте ситуацию с технической безопасностью данных компании

Это надо сделать в последний рабочий день сотрудника. Удалите его учетные записи, почту, его из чатов, закройте доступ к важным файлам и базам данных. Проконтролируйте процесс передачи рабочей техники, пропусков на территорию офиса.



Больше информации о офбординге и зачем он нужен прочитайте в этой_ статье

Новый этап - политика испытательного срока

Испытательный срок – это период времени, в течение которого работодатель проверяет сотрудника предприятия на предмет его пригодности к выполнению работы.

Испытательный срок необходим для проверки профессиональных качеств будущего сотрудника.

В системе, вы можете создать несколько таких политик, в зависимости от правил компании, отредактировать и при необходимости удалить их. Необходимо назвать политику и указать её период. После этого, нужно перейти в карточку сотрудника вкладка "Работа" => "Занятость", чтобы указать ему политику испытательного срока.



Подробнее, можете узнать перейдя по этой_ публикации

Двигаемся дальше - причины и типы увольнения

Заполните эти поля в настройках, чтобы при увольнении сотрудника корректно указать причины и типы увольнения, а также чтобы отфильтровать по всем уволенным сотрудникам в организации.





Подробнее о процессе увольнения сотрудника можете узнать_ тут

Следующий шаг - поля в карточке сотрудника

Это информация, которая будет указана на странице каждого сотрудника. Вы можете редактировать или отключать уже созданные поля, добавлять собственные настраиваемые поля и изменять их порядок.

Поля могут быть различных типов, в зависимости от того, какую информацию вы хотите вносить.

Вот несколько примеров использования дополнительных полей, их можно разделить на общие, рабочие или индивидуальные категории:

1) Должностные обязанности
2) Паспортные данные
3) Есть ли аллергии
4) Домашний адрес
5) Хобби
6) Размер футболки



Как создать собственные поля для сотрудников и их типы, узнайте в этой статье.

Переходим к добавлению категорий имущества

Категории имущества - это группы, под которые подпадают активы вашей компании. Вот несколько примеров категорий имущества:

1) Мебель
2) Ноутбук
3) Телефон
4) Планшет
5) Растения
6) Гарнитура
7) Монитор

Заполнить категории, можно перейдя в Настройки => раздел Категории имущества. В правом вернем углу нужно нажать на кнопку "Добавить"



Как создать имущество и назначить его на сотрудников можете узнать_ тут

Это основные пункты при старте работе с модулем HR, если у вас появятся любые вопросы касающиеся настройки системы - будем рады ответить на них в чате!
Была ли эта статья полезна?
Отменить
Спасибо!