Імпорт співробітників у систему PeopleForce
Короткий посібник про те, як правильно імпортувати співробітників у систему

Файл (шаблон) можна завантажити за посиланням

Імпорт у системі PeopleForce підтримує два типи файлів - .csv та .xlsx. Перед завантаженням таблиці потрібно правильно заповнити всі поля, щоб дані були прийняті системою. З прикладом заповнення полів ви можете ознайомитись нижче:



Обов'язкові поля вказані жирним шрифтом:

employee_id - ID співробітника
first_name - Ім'я співробітника
middle_name - По батькові співробітника
last_name - Прізвище співробітника
email - Робоча пошта
personal_email - Особиста пошта
date_of_birth - Дата народження
gender - Стать
hired_on - Дата найму
phone_number - Робочий номер телефону
mobile_number - Особистий номер телефону
employment_type - Тип зайнятості
position - Посада
department - Департамент
division - Підрозділ
location - Локація
facebook_url - Посилання на Facebook
linkedin_url - Посилання на Linkedin
twitter_username - Ім'я користувача Twitter
skype_username - Ім'я користувача Skype
slack_username - Ім'я користувача Slack
skills - Навички співробітника
reporting_to_employee_id - ID керівника
salary_amount - Сума зарплати
salary_currency_code - Валюта
salary_effective_on - Дата, з якої діє виплата
salary_frequency - Частота виплат (година, день, тиждень, місяць, рік)
access - Доступ до системи (0 - відключений, 1 - включений)
ldap_username - Ім'я користувача LDAP, використовується лише в тому випадку, якщо LDAP увімкнено. Більше інформації про альтернативний вхід до системи можна дізнатися тут.

Зверніть увагу! Щоб уникнути помилок при імпорті, переконайтеся, що дотримано правильний формат заповнення наступних полів: формати дат (01.01.2021), телефону (+380), наявність імені/прізвища, пошти. Усі поля проходять внутрішню валідацію.

Формат дати, налаштований у компанії, можна знайти, перейшовши в Налаштування -> Загальні. Якщо ви імпортуєте, переконайтеся, що формат дати в обліковому записі збігається з форматом імпортованих дат.



Якщо виникла потреба оновити декілька профілів співробітників, можна також скористатися функціоналом імпорту. Всі профілі співробітників прив'язані до системи до їх ID, або за поштою.

Імпортуючи таблицю, важливо стежити за тим, щоб ID відповідали співробітникам, яких ви хочете оновити. Дані, завантажені з таблиці, будуть просто перенесені в систему відповідно до вказаного ID. Якщо ID співробітника відрізнятиметься від того, що імпортується з таблиці, то буде створено дублікат співробітника.

Важливо знати, що при імпорті департаментів дочірні департаменти не будуть збудовані автоматично. Після завантаження даних дерево департаментів можна буде побудувати самостійно в налаштуваннях.

Також у системі доступний імпорт кастомних полів. Це спеціальні поля у картках співробітників, які не закладені у стандартні, але за потребою ви можете додати свої.

Щоб створити нове поле, зайдіть у Налаштування -> Поля співробітників.

Щоб інформація з шаблону по них була перенесена до картки співробітників, потрібно просто додати назву спеціальних полів до таблиці та система автоматично визначить ці нові поля.



При збереженні таблиці важливо вибрати формат роздільників - кома (при форматі csv).

Відкрийте Налаштування та перейдіть до розділу Імпорт.



Не бачите розділ "Налаштування" або "Імпорт"? Можливо, у вас немає доступу до нього. 🔒 Зверніться до менеджера вашої системи, щоб дізнатися більше.

З випадаючого списку виберіть тип імпортованих даних Співробітники, знайдіть потрібний файл у системі і натисніть Далі>.



Після завантаження таблиці, ви зможете переглянути, чи правильно були імпортовані всі поля. Якщо якесь з полів не було автоматично визначено системою, переконайтеся в тому, що назва поля є вірною, або виставте поле вручну.



Система підтримує автоматичну валідацію правильності імпортованих даних. Та інформація, яка має неправильний формат, буде позначена червоним кольором у меню.

У разі помилки заповнення даних

Вам потрібно буде відредагувати файл і замінити неправильні значення на коректні, і після цього виконати імпортування ще раз. Дублікати залишаться з колишніми даними, а рядки, які містили помилки, просто оновляться.

У меню Імпорт можна побачити історію завантаження кожного файлу. Скільки співробітників було успішно перенесено в систему, були помилки при завантаженні або, можливо, якісь співробітники були пропущені через дублювання.



Відкривши журнал, переглядаємо, чому деякі записи не було перенесено.

Чи була ця стаття корисною?
Скасувати
Дякуємо!