Типи відсутностей

Цей розділ в модулі PeopleHR існує для контролю відсутності співробітників. Перевагою системи є можливість налаштовувати будь-який тип відсутності, що є у вашій організації. Так як відсутність співробітника прямо пов'язана з фінансами організації, наша система покриває це питання, і вам більше не доведеться повертатися до таблиць, формул і записів.

Кроки з налаштування політик

Видалення тестових даних
Додавання накопичувальної політики
Деталі налаштування
Нарахування та перенесення
Хто стверджує
Повідомлення
Додавання політики без правил накопичення
Призначення співробітників
Зведення балансу

У блоці налаштувань PeopleHR переходимо в категорію "Типи відсутностей".



1. Видалення тестових даних
В системі вже за замовчуванням налаштовані чотири типи відсутності:
Відпустка
Лікарняний
Робота з дому
За свій рахунок

Ці дані можна переглянути для прикладу, але ми наполегливо рекомендуємо їх видалити і створити свої з нуля.



Додавання типу відсутності
Натиснути на Кнопку "Додати тип відсутності"
Ввести назву політики
Обрати, в чому буде відслідковуватися відсутність, у днях чи годинах
Обрати відповідну іконку
Обрати колір



Після створення типу переходьте до створення Політики — тобто, правил, за якими ви будете нараховувати відпустку співробітникам.

Політики можуть бути:
Накопичувальні: мають певний ліміт днів на рік, місяць та ін. Або: містять переноси чи ануляції днів на наступний період.
Без правил накопичення: не мають жодних правил, співробітники в будь-який момент можуть запросити будь-яку кількість днів.

Додавання накопичувальної політики

Щоб додати політику, натисніть плюс в правому куті вікна типу відпустки, який ви щойно створили. Оберіть тип "Накопичувальна". Готово!

При виборі Накопичувальної політики ви бачите перед собою 4 блоки налаштувань:
Деталі
Нарахування і перенесення
Хто затверджує
Повідомлення



Деталі налаштування накопичувальної політики
Насамперед потрібно дати назву політиці. Наприклад, "Загальна" або "Стандартна". Назва політики буде відображатися на особистій сторінці співробітника.



Базові опції
Дозволити негативний баланс.Відсутність галочки означає, що співробітники не зможуть залишати запит на вихідний, якщо це створить у них негативний баланс.
Обов'язковий коментар.Якщо ця опція включена, для запитів буде потрібно залишити коментар при відправці.
Дозволити вкладення. Якщо ця опція включена, співробітник зможе додавати файли до своїх запитів.
Рахувати як робочі дні. Якщо ця опція включена, запити будуть вважатися робочими днями в звітах.

Рахувати як робочі або календарні дні
Робочі — днями відпустки вважаються тільки робочі дні. Вихідні та святкові дні не вважаються використаною відпусткою.
Календарні — кожен день від від'їзду до повернення зараховується за відсутність.

Ліміти
Вкажіть, можна вашим співробітникам брати дану відпустку в період випробувального терміну чи ні.
Проставте щоденні ліміти (рекомендується поставити в перших двох опціях значення "1"). Таким чином ви убезпечите себе, якщо співробітник захоче взяти 0,5 або 0,25 дня та ін.

Нарахування і перенесення
За допомогою цієї функції ви налаштуєте правила нарахувань відпусток у себе в компанії за певним типом відсутності.

Рівні нарахування

Завдяки рівням нарахування ви можете відкоригувати кількість нарахованих днів за необхідний період згідно з політикою вашої організації.

Починається через. Ця опція дозволяє обрати, з якого дня (тижня, місяця, року) починається нарахування відпустки. Наприклад, якщо співробітник тільки вийшов на роботу, і в вашій компанії відпустка нараховується з 1-го дня, необхідно поставити "0".
Початковий баланс ставиться, якщо з першого ж дня ви даєте співробітникові якусь кількість днів (якщо у вашій компанії такого немає, пропустіть цю опцію).
Чи нараховується . Скільки днів відпустки ви нараховуєте співробітникам і з якою періодичністю. Наприклад, 2 дня щомісяця по даті прийому на роботу / на початку місяця.



Максимальний баланс ставиться в разі, якщо існує певна кількість днів, яка може бути у співробітника на балансі максимум. Якщо ви постійно накопичуєте дні, пропустіть цю опцію.

Сума перенесення є обов'язковим налаштуванням. Вона дозволяє обирати політики накопичення / ануляції відпускних днів.



якщо у вашій компанії анулюються дні відпустки з дати найму або з нового року, поставте опцію "Ні"
якщо у вас є перенесення певної кількості днів на наступний період, поставте опцію "До" і виберіть кількість днів, які переносяться
якщо у вас безперервно накопичуються дні відпустки, поставте опцію "Необмежений".

Тепер перейдемо до Налаштувань



Перше нарахування:
пропорційне, якщо ви хочете дати зароблену кількість днів до початку місяця або року (наприклад, співробітник прийшов 15 березня і до 1 квітня у нього має бути не 2 дні, а 15 днів, які залишилися до 1 квітня)
повне, якщо перше нарахування накопичується в повному обсязі.
Нарахування трапляються:
якщо ви даєте співробітникам дні за відпрацьований період, обирайте опцію "Кінець періоду нарахування"
якщо ж ви хочете, щоб дні накопичувалися наперед, виберіть "Початок періоду нарахування".

Хто затверджує
Якщо у вашій компанії відпустки необхідно затверджувати, активуйте опцію "Включити схвалення".



Опція Пропустити непризначені затвердження має на увазі виключення затверджень, які в кінцевому підсумку призначаються конкретним співробітникам.

Які опції затвердження можуть бути:
Керівник: людина, яка вказана в ролі лінійного менеджера (дивитися в профілі співробітника, вкладка "Робота").
Менеджер керівника: людина, яка вказана керівником вашого лінійного менеджера.
Менеджер 3-го рівня: людина, яка зазначена керівником менеджера керівника.
Менеджер команди: можете вибрати цю опцію, якщо у вас створені команди у вкладці "Співробітники", або існують проектні групи.
Конкретна людина: можете вибрати певну людину, яка буде відповідальна за затвердження відпусток.

Можна вибрати одну опцію або кілька одразу.

Важливо! Запити будуть приходити на підтвердження по черзі, залежно від того, в якій черговості ви поставите ролі затвердження.

Сповіщення
Дозволяють повідомляти співробітникам про підтвердження їх запиту. Ви можете створити свій шаблон сповіщення. Якщо це необов'язково, можете пропустити цю опцію, і співробітникам будуть приходити стандартні повідомлення про те, що їм підтвердили відпустку.



Політика без правил накопичування
Дана політика не містить в собі складних налаштувань. Тут необхідно активувати лише панелі "Деталі" та "Хто стверджує" (за прикладом, описаним вище).



Призначення політики
Будь-якій політиці можна привласнити статус "За замовчуванням". Це дасть можливість обирати не зі списку всіх політик, а тільки конкретних при призначенні політики вихідних на картці співробітника (наприклад, нового). У разі помилки або потреби зняти призначення, ви аналогічно можете зняти статус "За замовчуванням".



Призначення на співробітників
На панелі з усіма створеними типами відсутності є кнопка "Призначення".

Крок 1. Оберіть співробітників, на яких хочете призначити відпустку. Для цього використовуйте подвійну стрілку (якщо хочете вибрати всіх) або одинарну (якщо хочете вибрати кількох, попередньо натиснувши на тих, кого обираєте).
Крок 2. Виберіть Тип відпустки і Політику, яку ви попередньо створили. Далі ви побачите весь список співробітників. Гортайте вниз і підтвердіть свій вибір. Аналогічно виконайте призначення для інших типів відсутностей.



За таким принципом ви можете перерахувати політику відсутностей або прибрати політику відсутностей.

Зведення балансів
У випадку, якщо Ви раніше не користувалися PeopleForce, і у вас в системі немає історії взятих відпусток, вам необхідно звести баланс по них у картках співробітників.



Для цього перейдіть до картки співробітника на вкладці "Вихідні". Ви побачите кнопку "Регулювати", що дасть вам можливість забрати необхідну кількість днів для зведення коректного балансу.

Наприклад: у співробітника на балансі 11 днів, а за вашими даними необхідно, щоб у нього було 8 днів.

Натисніть кнопку "Регулювати" і відніміть потрібну кількість днів.
Після даної регулювання баланс буде зведений, і далі нарахування будуть проводитися за правилами, які ви налаштували раніше. Проведіть аналогічну дію щодо всіх необіхдних співробітників, щоб проставити коректні баланси.
Чи була ця стаття корисною?
Скасувати
Дякуємо!