Przejdź do głównej zawartości

Konfigurowanie cykli płacowych

Dowiedz się, jak utworzyć cykl płac i skonfigurować jego harmonogram, reguły płatności, waluty oraz ustawienia przetwarzania

Cykl płacowy to cykliczna konfiguracja payrollu, która określa, w jaki sposób i kiedy wybrana grupa osób otrzymuje wynagrodzenie. Łączy reguły potrzebne PeopleForce do organizacji przetwarzania payrollu dla tej grupy, w tym określa, kto należy do cyklu, jak często naliczane jest wynagrodzenie, kiedy rozpoczyna się każdy okres payrollu, do kiedy należy wprowadzić zmiany oraz kiedy pracownicy otrzymują płatność.

Cykle płacowe określają również sposób wykonywania niektórych obliczeń payrollowych. W zależności od konfiguracji możesz ustawić proporcjonalne naliczanie wynagrodzenia za niepełne okresy payrollu, reguły wynagrodzenia za nieobecność roczną, bazową walutę payrollu i kursy wymiany oraz tryb przetwarzania. Pozwala to utrzymywać różne harmonogramy płatności dla różnych grup osób.

Na przykład jeden cykl płacowy może być używany dla pracowników otrzymujących wynagrodzenie co miesiąc, a inny dla osób rozliczanych co tydzień, co dwa tygodnie lub dwa razy w miesiącu.

Po utworzeniu cyklu płacowego PeopleForce wykorzystuje jego ustawienia do generowania list płac dla poszczególnych okresów. Cykl płacowy stanowi więc powtarzalne ramy przetwarzania payrollu, a każda lista płac odpowiada konkretnemu okresowi przetwarzanemu zgodnie z tymi ustawieniami.

Otwieranie konfiguracji cyklu płacowego

  1. Przejdź do Płace > Cykle płacowe.
    ​

  2. Kliknij + Cykl regularny.
    ​

  3. Konfiguracja cyklu składa się z sześciu kroków: Szczegóły → Częstotliwość → Reguły płatności → FX → Tryb → Podsumowanie. Uzupełnij każdy krok i kliknij Dalej, aby kontynuować.
    ​

Konfigurowanie kroku Szczegóły

W kroku Szczegóły określ nazwę cyklu płacowego oraz osoby, które mają zostać nim objęte:

  1. Wprowadź nazwę w polu Nazwa cyklu.

  2. W sekcji Osoby wybierz, kto powinien zostać uwzględniony w cyklu:

    1. Określone osoby — obejmuje tylko osoby spełniające zdefiniowane warunki.

    2. Wszyscy — obejmuje wszystkie osoby.

  3. Jeśli wybierzesz Określone osoby, dodaj warunki określające, kto ma należeć do cyklu. Możesz wykorzystać kryteria dotyczące pracowników, aby utworzyć wymaganą grupę. PeopleForce pokazuje liczbę osób aktualnie spełniających wybrane kryteria, dzięki czemu możesz sprawdzić zakres cyklu przed przejściem dalej.
    ​

  4. Kliknij Dalej.

Konfigurowanie kroku Częstotliwość

W kroku Częstotliwość określ datę rozpoczęcia cyklu, częstotliwość wypłat oraz daty kontrolujące każdy okres payrollu:

  1. Wybierz Datę rozpoczęcia cyklu, czyli datę kalendarzową, w której rozpoczyna się pierwszy okres payrollu. Data rozpoczęcia cyklu jest ustawiana podczas jego tworzenia i nie można jej później zmienić.

  2. Wybierz, jak często pracownicy mają otrzymywać wynagrodzenie:

    1. Co tydzień — 52 razy w roku.

    2. Co dwa tygodnie — 26 razy w roku.

    3. Dwa razy w miesiącu — 24 razy w roku.

    4. Co miesiąc — 12 razy w roku.
      ​

  3. Skonfiguruj harmonogram payrollu. Dostępne pola zależą od wybranej częstotliwości.
    Dla cyklów Co tydzień i Co dwa tygodnie skonfiguruj następujące pola:

    1. Data rozpoczęcia okresu — wybierz powtarzający się dzień tygodnia, w którym rozpoczyna się każdy okres wynagrodzenia. Od tego dnia naliczane są dane dotyczące Rejestracji, godzin pracy i wynagrodzenia. Na przykład w cyklu dwutygodniowym jest to dzień rozpoczęcia każdego nowego dwutygodniowego okresu wynagrodzenia.

    2. Dzień odcięcia — określ termin, do którego muszą zostać wprowadzone zmiany, zatwierdzenia lub dane, aby zostały uwzględnione w odpowiedniej liście płac.

    3. Dzień płatności — określ, kiedy pracownicy otrzymują wynagrodzenie względem początku cyklu.

    4. Obsługa dnia płatności przypadającego w dzień wolny — określ, w jaki sposób należy dostosować datę płatności, jeśli wypada ona w weekend lub święto, na przykład przesuwając ją na pierwszy dzień roboczy przed zaplanowaną datą.

    5. Wystąpienie płatności wynagrodzenia — wybierz moment w okresie payrollu, w którym mają być wypłacane wynagrodzenia cykliczne i zmienne.

    6. Miesiąc płatności wynagrodzenia rocznego — wybierz miesiąc wypłaty rocznego dodatkowego wynagrodzenia cyklicznego. To ustawienie dotyczy wyłącznie dodatkowego wynagrodzenia cyklicznego z częstotliwością roczną i określa, która lista płac ma uwzględnić tę płatność. Na przykład jeśli roczna premia za 2026 rok ma zostać wypłacona w lutym 2027 roku, wybierz luty.
      ​


    Dla cyklu Dwa razy w miesiącu s konfiguruj dwa okresy wynagrodzenia i dwie daty płatności w każdym miesiącu:

    1. Początek 1. okresu — określ początek pierwszego okresu wynagrodzenia. Może on rozpoczynać się pierwszego dnia miesiąca lub bezpośrednio po płatności za drugi okres, zależnie od wybranej konfiguracji.

    2. Koniec 1. okresu — określ, kiedy kończy się pierwszy okres wynagrodzenia.

    3. 1. dzień płatności — ustaw datę płatności za pierwszy okres.

    4. 2. dzień płatności — ustaw datę płatności za drugi okres.

    5. Dzień graniczny P1 — określ, ile dni przed pierwszym dniem płatności muszą zostać zakończone zmiany, zatwierdzenia lub przesyłanie danych.

    6. Dzień graniczny P2 — określ analogiczny termin dla drugiego dnia płatności.

    7. Obsługa dnia płatności przypadającego w dzień wolny — określ sposób dostosowywania dat płatności przypadających w weekend lub święto.

    8. Miesiąc płatności wynagrodzenia rocznego — określ, kiedy roczne dodatkowe wynagrodzenie cykliczne ma zostać uwzględnione w payrollu.
      ​

    Dla cyklu Co miesiąc:

    1. W polu Dzień płatności ustaw dzień miesiąca, w którym pracownicy mają otrzymywać wynagrodzenie.

    2. W polu Miesiąc wybierz, czy płatność ma zostać zrealizowana w Bieżącym miesiącu, czy w następnym miesiącu.

    3. Ustaw Dzień odcięcia jako liczbę dni przed dniem płatności, do którego muszą zostać zakończone zmiany, zatwierdzenia lub przesyłanie danych.

    4. Skonfiguruj Obsługę dnia płatności przypadającego w dzień wolny, aby określić sposób dostosowania daty płatności, jeśli przypada ona w weekend lub święto.

    5. Wybierz Miesiąc płatności wynagrodzenia rocznego, jeśli cykl obejmuje dodatkowe wynagrodzenie cykliczne z częstotliwością roczną.
      ​

  4. Sprawdź Podgląd harmonogramu po prawej stronie. Kalendarz aktualizuje się podczas konfigurowania cyklu i pokazuje, jak wybrane ustawienia wpływają na nadchodzące daty payrollu. W zależności od konfiguracji podgląd oznacza:

    1. Datę płatności;

    2. Dzień odcięcia;

    3. Wynagr. miesięczne;

    4. Wynagr. kwartalne;

    5. Wynagr. półroczne;

    6. Wynagr. roczne.

    Użyj podglądu, aby sprawdzić, czy daty płatności, dni odcięcia i terminy wypłaty wynagrodzenia przypadają w oczekiwanych dniach.

  5. Kliknij Dalej, aby przejść do kroku Reguły płatności.

Konfigurowanie kroku Reguły płatności

W kroku Reguły płatności określ sposób naliczania wynagrodzenia za niepełne okresy payrollu oraz sposób obliczania wynagrodzenia za nieobecność roczną.

  1. W sekcji Proporcjonalna część naliczenia wybierz metodę obliczania wynagrodzenia, gdy pracownik jest uprawniony do wynagrodzenia tylko za część okresu payrollu.

    💡 Proporcjonalna część naliczenia może mieć zastosowanie na przykład wtedy, gdy pracownik:

    • rozpoczyna współpracę w trakcie okresu payrollu;

    • kończy współpracę w trakcie okresu payrollu;

    • ma zmianę wynagrodzenia w połowie okresu payrollu.

    Wybierz jedną z metod:

    1. Dni kalendarzowe — należna część wynagrodzenia jest obliczana na podstawie wszystkich dni kalendarzowych w okresie payrollu. Na przykład, jeśli kwiecień ma 30 dni kalendarzowych, a pracownik jest uprawniony do wynagrodzenia za 20 dni, otrzyma 20 ÷ 30 = 66,7% odpowiedniego wynagrodzenia.

    2. Dni robocze — należna część wynagrodzenia jest obliczana na podstawie dni roboczych zamiast wszystkich dni kalendarzowych. Na przykład, jeśli miesiąc ma 22 dni robocze, a pracownik jest uprawniony do wynagrodzenia za 15 z nich, otrzyma 15 ÷ 22 = 68,2% odpowiedniego wynagrodzenia.

      💡 Po wybraniu Dni robocze PeopleForce uwzględnia również rzeczywistą konfigurację dni pracy pracownika. System najpierw określa liczbę dni roboczych w danym miesiącu. Święta mogą zmniejszyć tę liczbę, jeśli do lokalizacji pracownika przypisano odpowiednią politykę świąt.

      Następnie PeopleForce uwzględnia wzorzec pracy pracownika, w tym dni tygodnia, w które pracuje, oraz liczbę godzin przypisanych do tych dni.

      Na przykład jeśli wzorzec pracy pracownika obejmuje tylko poniedziałki po 8 godzin, PeopleForce sprawdza, ile poniedziałków przypada w danym miesiącu, i uwzględnia zaplanowane godziny podczas określania oczekiwanego czasu pracy.

  2. W sekcji dotyczącej wynagrodzenia za nieobecność roczną wybierz metodę określania stawki dziennej:

    1. Stawka za dzień roboczy — wykorzystuje bieżącą stawkę dzienną pracownika bez uśredniania wcześniejszych zarobków.

    2. Średnia z okresu zarobków — oblicza stawkę dzienną na podstawie kwalifikujących się zarobków i dni roboczych z wybranego okresu historycznego.
      ​

  3. Jeśli wybierzesz Średnia z okresu zarobków, skonfiguruj dodatkowe ustawienia obliczeń:

    1. Okres wsteczny — wybierz okres używany do obliczania średniej, na przykład 3, 6 lub 12 miesięcy.

    2. W sekcji Wynagrodzenie podstawowe wybierz sposób uwzględnienia podstawowego wynagrodzenia pracownika:

      1. Bieżąca stawka — używa aktualnej stawki pracownika, nawet jeśli w okresie wstecznym obowiązywała inna.

      2. Średnia stawka — używa stawki obowiązującej każdego dnia okresu wstecznego, dzięki czemu odzwierciedla wszystkie zmiany z tego okresu.

    3. W sekcji Wynagrodzenie dodatkowe określ, czy dodatkowe wynagrodzenie ma zostać uwzględnione w średniej:

      1. Wykluczone — uwzględniane jest tylko wynagrodzenie podstawowe. Wynagrodzenie dodatkowe jest pomijane.

      2. Uwzględnione — wybrane pozycje wynagrodzenia dodatkowego są dodawane do średniej.

  4. Jeśli wybierzesz Uwzględnione, w polu Uwzględnione wynagrodzenie dodatkowe wybierz wymagane składniki wynagrodzenia. Wybrane składniki określają, które dodatkowe zarobki będą uwzględniane przy obliczaniu średniej.
    ​

  5. Kliknij Dalej, aby przejść do kroku FX.

Konfigurowanie kroku FX

W kroku FX określ główną walutę cyklu płacowego oraz sposób wprowadzania kursów wymiany, jeśli wynagrodzenie jest wypłacane w innych walutach.

  1. W polu Bazowa waluta payrollu wybierz główną walutę cyklu.

  2. W sekcji Źródło kursu FX wybierz sposób dostarczania kursów wymiany. Obecnie dostępna jest tylko opcja Ręczne.

  3. Dodaj waluty wymagane w cyklu za pomocą przycisku + w sekcji Dodatkowe waluty.

  4. Dla każdej dodatkowej waluty wprowadź kurs wymiany względem wybranej bazowej waluty payrollu. Ręcznie wprowadzone kursy FX będą stosowane do przyszłych list płac, dopóki nie zostaną ręcznie zmienione.
    ​

  5. Kliknij Dalej.

Konfigurowanie kroku Tryb

W kroku Tryb wybierz sposób przetwarzania płatności w ramach cyklu płacowego.

  1. Wybierz jeden z dostępnych trybów:

    1. Payroll — standardowe przetwarzanie payrollu z procesem zatwierdzania.

    2. Fakturowanie — payroll oparty na fakturach dla kontraktorów i agencji.
      ​

  2. Jeśli wybierzesz Payroll, przejdź do następnego kroku.

  3. Jeśli wybierzesz Fakturowanie, skonfiguruj Ustawienia ukończenia cyklu, aby określić, czy wszystkie faktury muszą zostać otrzymane i zatwierdzone przed zakończeniem cyklu:

    1. Wymagaj wszystkich faktur przed ukończeniem — cyklu nie można oznaczyć jako ukończonego, dopóki wszystkie faktury kontraktorów nie zostaną otrzymane i zatwierdzone.

    2. Zezwól na ukończenie bez wszystkich faktur — cykl można oznaczyć jako ukończony, nawet jeśli niektóre faktury nadal oczekują lub ich brakuje. Zaległe faktury zostaną oznaczone, ale nie zablokują zakończenia cyklu.
      ​

  4. Wybierz Metodę zarządzania fakturami:

    1. Przesyłanie samoobsługowe — użytkownicy lub liderzy przesyłają faktury bezpośrednio przez PeopleForce. Dla tej metody skonfiguruj:

      1. Szablon e-maila z podsumowaniem płatności;

      2. Termin przesłania faktury;

      3. Przypomnienie o przesłaniu;

      4. Kontrola AI.

    2. Faktura generowana automatycznie — PeopleForce automatycznie generuje faktury na podstawie warunków umowy. Dla tej metody skonfiguruj:

      1. Szablon e-maila z potwierdzeniem faktury;

      2. Termin potwierdzenia faktury;

      3. Przypomnienie o potwierdzeniu;

      4. Opcje zatwierdzania;

      5. Kontrola AI.

    3. W sekcji Opcje zatwierdzania wybierz wymaganą metodę potwierdzenia:

      1. Prosty podpis;

      2. Zaawansowany podpis elektroniczny;

      3. podpis nie jest wymagany.

      4. Ręczne przesyłanie — zespół finansowy ręcznie przesyła pliki faktur w imieniu kontraktorów w każdym cyklu płacowym.

  5. Kliknij Dalej, aby przejść do kroku Podsumowanie.

Sprawdzanie utworzonego cyklu

Krok Podsumowanie przedstawia wszystkie ustawienia skonfigurowane w poprzednich krokach, dzięki czemu możesz sprawdzić pełną konfigurację payrollu przed utworzeniem cyklu.

  1. W sekcji Przegląd współpracy sprawdź skonfigurowane:

    1. szczegóły cyklu i przypisane osoby;

    2. Częstotliwość i harmonogram payrollu;

    3. Reguły płatności;

    4. ustawienia FX;

    5. Tryb przetwarzania.

  2. Jeśli coś wymaga zmiany, wróć do odpowiedniego kroku konfiguracji i zaktualizuj ustawienia.

  3. Gdy wszystkie dane są poprawne, kliknij Zapisz.
    ​

Po utworzeniu cyklu płacowego PeopleForce automatycznie tworzy listy płac zgodnie z jego harmonogramem:

  • jedna lista płac jest tworzona ze statusem W toku;

  • od jednej do czterech kolejnych list płac jest tworzonych z wyprzedzeniem ze statusem Wersja robocza.

Liczba list płac w statusie Wersja robocza tworzonych z wyprzedzeniem zależy od wybranej częstotliwości payrollu.

Wyświetlanie cykli płacowych i zarządzanie nimi

Wszystkie cykle płacowe możesz sprawdzić w sekcji Płace > Cykle płacowe. U góry strony znajdują się następujące informacje:

  • Aktywne cykle — liczba aktywnych cykli płacowych.

  • Zarchiwizowane cykle — liczba zarchiwizowanych cykli płacowych.

  • Nieprzypisane osoby — liczba osób, które obecnie nie są uwzględnione w żadnym cyklu płacowym.

Aby zarządzać istniejącym cyklem, kliknij menu ••• obok niego i wybierz jedną z dostępnych czynności:

  • Edytuj — otwórz cykl płacowy i zaktualizuj jego konfigurację.

  • Utwórz kopię — utwórz kopię istniejącego cyklu, której możesz użyć jako podstawy dla kolejnego cyklu płacowego.

  • Archiwizuj — przenieś cykl z listy aktywnych cykli do archiwum.

Użyj zakładek Aktywne i Zarchiwizowane, aby przełączać się między odpowiednimi cyklami.

Możesz również korzystać z wyszukiwania i filtrów, konfigurować wyświetlane kolumny za pomocą Ustawienia widoku oraz eksportować dane za pomocą opcji Eksportuj do.

Artykuły powiązane
Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?