Przejdź do głównej zawartości

Konfigurowanie cykli płacowych

Dowiedz się, jak utworzyć cykl płacowy i skonfigurować jego harmonogram, reguły płatności, waluty oraz ustawienia przetwarzania

Cykl płacowy to powtarzalna konfiguracja płac, która określa, jak i kiedy wybrana grupa osób otrzymuje wynagrodzenie. Łączy reguły potrzebne PeopleForce do obsługi płac tej grupy: kto należy do cyklu, jak często przetwarzane są płace, kiedy zaczyna się każdy okres, do kiedy trzeba zgłosić zmiany i kiedy pracownicy otrzymują wynagrodzenie.

Cykl płacowy określa też, jak wykonywać niektóre obliczenia. W zależności od potrzeb możesz skonfigurować proporcjonalne naliczanie za niepełne okresy, zasady wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, walutę bazową i kursy wymiany oraz tryb przetwarzania. Dzięki temu możesz prowadzić różne harmonogramy wypłat dla różnych grup osób. Na przykład jeden cykl może obejmować pracowników opłacanych co miesiąc, a inny — osób opłacanych co tydzień, co dwa tygodnie lub dwa razy w miesiącu.

Po utworzeniu cyklu PeopleForce na podstawie jego ustawień generuje listy płac za poszczególne okresy. Cykl jest więc powtarzalną podstawą przetwarzania płac, a każda lista płac to konkretny okres rozliczony według tych zasad.

Zanim zaczniesz

Aby konfigurować cykle płacowe i zarządzać nimi, musisz być administratorem lub mieć rolę z uprawnieniem Zarządzanie listą płac. To samo uprawnienie daje dostęp do list płac.

📌 Szczegóły znajdziesz w artykule Utwórz rolę dla specjalisty ds. płac.

Otwieranie konfiguracji cyklu

  1. Przejdź do Płace > Cykle płacowe.
    ​

  2. Kliknij + Cykl regularny.
    ​

  3. Konfiguracja cyklu składa się z sześciu kroków: Szczegóły → Częstotliwość → Reguły płatności → Kurs walutowy → Tryb → Podsumowanie. Uzupełnij każdy krok i kliknij Dalej, aby kontynuować. ​

Konfigurowanie kroku Szczegóły

W kroku Szczegóły określ nazwę cyklu płacowego oraz osoby, które mają zostać nim objęte:

  1. Wprowadź nazwę w polu Nazwa cyklu.

  2. W sekcji Osoby wybierz, kto powinien zostać uwzględniony w cyklu:

    1. Określone osoby — obejmuje tylko osoby spełniające zdefiniowane warunki.

    2. Wszyscy — obejmuje wszystkie osoby.

  3. Jeśli wybierzesz Określone osoby, dodaj warunki określające, kto ma należeć do cyklu. Możesz wykorzystać kryteria dotyczące pracowników, aby utworzyć wymaganą grupę. PeopleForce pokazuje liczbę osób aktualnie spełniających wybrane kryteria, dzięki czemu możesz sprawdzić zakres cyklu przed przejściem dalej.
    ​

  4. Kliknij Dalej.

Konfigurowanie kroku Częstotliwość

W tym kroku określ, kiedy zaczyna się cykl, jak często pracownicy otrzymują wynagrodzenie i jakie daty wyznaczają każdy okres:

  1. Wybierz Datę rozpoczęcia cyklu, czyli datę kalendarzową, w której rozpoczyna się pierwszy okres payrollu. Data rozpoczęcia cyklu jest ustawiana podczas jego tworzenia i nie można jej później zmienić.

  2. Wybierz, jak często pracownicy mają otrzymywać wynagrodzenie:

    1. Co tydzień — 52 razy w roku.

    2. Co dwa tygodnie — 26 razy w roku.

    3. Dwa razy w miesiącu — 24 razy w roku.

    4. Co miesiąc — 12 razy w roku.
      ​

  3. Skonfiguruj harmonogram payrollu. Dostępne pola zależą od wybranej częstotliwości.
    ​Dla cykli „Co tydzień” i „Co dwa tygodnie”:

    • Data rozpoczęcia okresu — dzień tygodnia, w którym zaczyna się każdy okres rozliczeniowy. Obecność, godziny pracy i wynagrodzenie są liczone od tego dnia. W cyklu „Co dwa tygodnie” to dzień, od którego zaczyna się każdy nowy dwutygodniowy okres.

    • Dzień odcięcia — termin na zmiany, zatwierdzenia lub zgłoszenia, które mają trafić na odpowiednią listę płac.

    • Dzień płatności — kiedy pracownicy otrzymują wynagrodzenie względem początku cyklu.

    • Obsługa dnia płatności przypadającego w dzień wolny — jak przesunąć datę płatności, gdy przypada w weekend lub święto, np. na Pierwszy dzień roboczy przed zaplanowaną datą.

    • Wystąpienie płatności wynagrodzenia — w której liście płac w danym okresie wypłacać wynagrodzenie cykliczne i zmienne.

    • Miesiąc płatności wynagrodzenia rocznego — miesiąc, w którym wypłacane jest dodatkowe wynagrodzenie cykliczne z częstotliwością „Rocznie”. Określa, na którą listę płac trafi to wynagrodzenie. Na przykład jeśli premia roczna za 2026 r. ma być wypłacona w lutym 2027 r., wybierz Luty.
      ​


    ​Dla cyklu „Dwa razy w miesiącu” skonfiguruj dwa okresy rozliczeniowe i dwie daty płatności w miesiącu:

    • Początek 1. okresu — kiedy zaczyna się pierwszy okres: 1. dzień miesiąca lub Po 2. płatności.

    • Koniec 1. okresu — kiedy kończy się pierwszy okres.

    • 1. dzień płatności — data płatności za pierwszy okres.

    • 2. dzień płatności — data płatności za drugi okres.

    • Dzień graniczny P1 — ile dni przed 1. dniem płatności trzeba zakończyć zmiany, zatwierdzenia lub zgłoszenia.

    • Dzień graniczny P2 — analogiczny termin dla 2. dnia płatności.

    • Obsługa dnia płatności przypadającego w dzień wolny — jak przesuwać daty płatności przypadające w weekendy lub święta.

    • Miesiąc płatności wynagrodzenia rocznego — kiedy uwzględnić roczne dodatkowe wynagrodzenie cykliczne na liście płac.
      ​

      ​

    Dla cyklu „Co miesiąc”:

    1. Ustaw Dzień płatności — dzień miesiąca, w którym pracownicy otrzymują wynagrodzenie.

    2. W polu Miesiąc wybierz, kiedy wypłacać: Bieżący miesiąc lub Następny miesiąc.

    3. Ustaw Dzień odcięcia — ile dni przed dniem płatności trzeba zakończyć zmiany, zatwierdzenia lub zgłoszenia.

    4. Skonfiguruj Obsługę dnia płatności przypadającego w dzień wolny.

    5. Jeśli cykl obejmuje dodatkowe wynagrodzenie cykliczne z częstotliwością „Rocznie”, wybierz Miesiąc płatności wynagrodzenia rocznego.
      ​

    ​

  4. Sprawdź Podgląd harmonogramu po prawej stronie. Kalendarz aktualizuje się podczas konfiguracji i pokazuje, jak ustawienia wpływają na najbliższe daty. W zależności od konfiguracji oznaczone są:

    • Data płatności

    • Odcięcie listy płac

    • Wynagr. miesięczne

    • Wynagr. kwartalne

    • Wynagr. półroczne

    • Wynagr. roczne

  5. Użyj podglądu, aby upewnić się, że daty płatności, odcięcia i wypłaty wynagrodzeń przypadają we właściwe dni. Kliknij Dalej, aby przejść do kroku „Reguły płatności”.

Konfigurowanie kroku Reguły płatności

W tym kroku określ, jak PeopleForce oblicza wynagrodzenie za niepełne okresy oraz wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.

  1. W sekcji Proporcjonalna część naliczenia wybierz metodę obliczania wynagrodzenia, gdy pracownikowi przysługuje tylko część okresu.

    💡 Naliczanie proporcjonalne stosuje się np. wtedy, gdy pracownik:

    • dołącza do firmy w trakcie okresu;

    • odchodzi w trakcie okresu;

    • ma zmianę wynagrodzenia w połowie okresu.

    Wybierz jedną z metod:

    • Dni kalendarzowe — część do wypłaty liczona jest według wszystkich dni kalendarzowych okresu. Na przykład jeśli kwiecień ma 30 dni, a pracownikowi przysługuje 20 z nich, otrzyma 20 ÷ 30 = 66,7% odpowiedniego wynagrodzenia.

    • Dni robocze — część do wypłaty liczona jest według dni roboczych. Na przykład jeśli miesiąc ma 22 dni robocze, a pracownikowi przysługuje 15 z nich, otrzyma 15 ÷ 22 = 68,2% odpowiedniego wynagrodzenia.

    💡 Gdy wybrane są Dni robocze, PeopleForce uwzględnia też faktyczny harmonogram pracownika. Najpierw system ustala dni robocze w danym miesiącu. Święta mogą zmniejszyć ich liczbę, jeśli do lokalizacji pracownika przypisana jest polityka świąt.

    Następnie PeopleForce uwzględnia wzorzec pracy: dni tygodnia, w które pracownik pracuje, i liczbę godzin w te dni. Na przykład jeśli harmonogram pracownika obejmuje tylko poniedziałki po 8 godzin, PeopleForce sprawdza, ile poniedziałków przypada w miesiącu, i uwzględnia te godziny przy wyznaczaniu oczekiwanego czasu pracy.

  2. W sekcji Nieobecność roczna wybierz, jak ustalać stawkę dzienną do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy:

    • Stawka za dzień roboczy — bieżąca stawka dzienna pracownika, bez uśredniania wcześniejszych zarobków.

    • Średnia z okresu zarobków — stawka dzienna obliczana przez podzielenie uwzględnianych zarobków przez dni robocze w wybranym okresie wstecz.
      ​

    💡 Dni robocze to tu dni faktycznie przepracowane przez pracownika. Płatne nieobecności niepracujące i święta nie są liczone.

  3. Jeśli wybierzesz Średnia z okresu zarobków, skonfiguruj dodatkowe ustawienia:

    • Okres referencyjny — okres używany do obliczenia średniej, np. 3, 6 lub 12 miesięcy.

    • Wynagrodzenie podstawowe — jak uwzględniać wynagrodzenie podstawowe:

      • Bieżąca stawka — obecna stawka pracownika, nawet jeśli w okresie referencyjnym była inna;

      • Średnia stawka — stawka obowiązująca w każdym dniu okresu referencyjnego, więc uwzględnia wszystkie zmiany w tym czasie.

    • Wynagrodzenie dodatkowe — czy uwzględniać wynagrodzenie dodatkowe w średniej:

      • Wykluczone — liczy się tylko wynagrodzenie podstawowe;

      • Uwzględnione — wybrane pozycje wynagrodzenia dodatkowego są dodawane do średniej.
        ​

  4. Jeśli wybierzesz Uwzględnione, wskaż składniki w polu Uwzględnione wynagrodzenie dodatkowe. To one decydują, które dodatkowe zarobki trafiają do średniej.

    ⚠️ Dokładność średniej zależy od danych dostępnych w PeopleForce. Jeśli okres referencyjny wynosi 6 miesięcy, a dane są tylko za 3, użyte zostaną tylko te 3 miesiące.

    ​

  5. Kliknij Dalej, aby przejść do kroku Kurs walutowy.

Krok Kurs walutowy

W tym kroku ustaw główną walutę cyklu oraz sposób pozyskiwania kursów wymiany, gdy wynagrodzenia są w innych walutach.

  1. W polu Bazowa waluta payrollu wybierz główną walutę cyklu.

  2. W polu Źródło kursu FX wybierz sposób pozyskiwania kursów:

    • Ręczne — kurs dla każdej waluty wpisujesz samodzielnie;

    • Kanał bankowy — kursy są pobierane automatycznie z banku centralnego.

  3. Jeśli wybierzesz Ręczne, dodaj potrzebne waluty przyciskiem + Dodaj walute i wpisz kurs każdej z nich względem waluty bazowej. Kursy wpisane ręcznie obowiązują na kolejnych listach płac, dopóki ich nie zmienisz.
    ​

  4. Jeśli wybierzesz Kanał bankowy, wybierz Dostawcę kursów wymiany. Dostawca zależy od waluty bazowej — dla każdej waluty jest jeden bank centralny, który publikuje jej kursy.

💡 Jeśli żaden bank nie publikuje kursów w Twojej walucie bazowej, opcja Kanał bankowy jest niedostępna i trzeba użyć opcji Ręczne.

💡 Banki publikują kursy raz dziennie, w dni robocze. Przy Kanale bankowym kursy aktualizują się automatycznie i są blokowane po zatwierdzeniu listy płac. W każdej chwili możesz wrócić do opcji Ręczne.

5. Kliknij Dalej.

Konfigurowanie kroku Tryb

W tym kroku wybierz, jak będą przetwarzane płatności w cyklu.

  1. Wybierz jeden z trybów:

    • Payroll — standardowe przetwarzanie płac z procesem zatwierdzania;

    • Fakturowanie — płatności na podstawie faktur dla kontraktorów i agencji.
      ​

      ​

  2. Jeśli wybierzesz Payroll, przejdź do następnego kroku.

  3. Jeśli wybierzesz Fakturowanie, w Ustawieniach zakończenia cyklu określ, czy wszystkie faktury muszą zostać otrzymane i zatwierdzone przed zakończeniem cyklu:

    • Wymagaj wszystkich faktur przed ukończeniem — cyklu nie można oznaczyć jako Ukończone, dopóki wszystkie faktury kontraktorów nie zostaną otrzymane i zatwierdzone;

    • Zezwól na ukończenie bez wszystkich faktur — cykl można zakończyć, nawet jeśli część faktur jest nadal oczekująca lub brakuje jej. Takie faktury zostaną oznaczone, ale nie zablokują zamknięcia cyklu.
      ​

  4. Wybierz Metodę zarządzania fakturami:

    • Przesyłanie samoobsługowe — pracownicy lub przełożeni przesyłają faktury bezpośrednio w PeopleForce. PeopleForce generuje wersję roboczą faktury, którą osoba może zatwierdzić i podpisać albo zamiast niej przesłać własną. Dla tej metody skonfiguruj:

      • Szablon e-maila z podsumowaniem płatności

      • Termin przesłania faktury

      • Przypomnienie o przesłaniu

      • Kontrola AI

    • Faktura generowana automatycznie — PeopleForce automatycznie tworzy faktury na podstawie warunków umowy. Przy tej metodzie nie można przesyłać własnych faktur. Dla tej metody skonfiguruj:

      • Szablon e-maila z potwierdzeniem faktury

      • Termin potwierdzenia faktury

      • Przypomnienie o potwierdzeniu

      • Opcje zatwierdzania — sposób potwierdzenia: Prosty podpis, Zaawansowany podpis elektroniczny lub Podpis nie jest wymagany

      • Kontrola AI

    • Ręczne przesyłanie — zespół finansowy w każdym cyklu ręcznie przesyła pliki faktur w imieniu kontraktorów.

    💡 Kontrola AI działa, gdy faktura zostanie przesłana. Porównuje sumę częściową i sumę całkowitą faktury z wartościami zatwierdzonej listy płac i oznacza rozbieżności.

  5. Kliknij Dalej, aby przejść do kroku Podsumowanie.

Sprawdzanie utworzonego cyklu

Ten krok zbiera ustawienia z poprzednich kroków, abyś mógł je sprawdzić przed utworzeniem cyklu. Sprawdź:

  • szczegóły cyklu i uwzględnione osoby;

  • częstotliwość i harmonogram;

  • reguły płatności;

  • ustawienia walutowe;

  • tryb przetwarzania.

Jeśli coś trzeba zmienić, wróć do odpowiedniego kroku. Gdy wszystko się zgadza, kliknij Zapisz.

Po utworzeniu cyklu PeopleForce automatycznie tworzy listy płac według jego harmonogramu:

  • jedną listę płac ze statusem W toku;

  • od jednej do czterech kolejnych list płac ze statusem Wersja robocza.

Liczba wersji roboczych tworzonych z wyprzedzeniem zależy od wybranej częstotliwości.

Przeglądanie cykli i zarządzanie nimi

Przejdź do Payroll > Cykle płacowe, aby zobaczyć wszystkie cykle. Każdy cykl jest wyświetlany jako karta z:

  • nazwą cyklu;

  • częstotliwością wypłat, walutą bazową i liczbą osób;

  • trybem przetwarzania: Payroll lub Fakturowanie.

Przełączaj się między kartami Aktywne i Zarchiwizowane, aby zobaczyć bieżące i zarchiwizowane cykle. Liczba obok Aktywne pokazuje, ile masz aktywnych cykli.

Nad listą możesz:

  • zawęzić listę za pomocą filtrów;

  • znaleźć cykl po nazwie za pomocą wyszukiwarki;

  • dostosować wyświetlane informacje w Ustawieniach widoku;

  • wyeksportować listę za pomocą Eksportuj do.

Aby zarządzać cyklem, kliknij menu ••• na jego karcie i wybierz działanie:

  • Edycja — otwórz cykl i zmień jego konfigurację. Jeśli zmienisz dzień płatności, dzień odcięcia lub daty okresu, PeopleForce pokaże, których otwartych list płac to dotyczy: przyszłe listy ze statusem Wersja robocza zostaną utworzone ponownie według nowego harmonogramu, a lista W toku przejdzie na nowy okres. Jej wartości nie zmienią się, dopóki jej nie zsynchronizujesz. Specjalista ds. płac musi zatwierdzić zmiany cyklu. Zmiany nie dotyczą list płac ze statusem Zatwierdzone i Ukończone.

  • Stwórz kopię — utwórz kopię cyklu, którą możesz wykorzystać jako podstawę innego cyklu.

  • Zarchiwizuj — przenieś cykl na kartę Zarchiwizowane. Jego listy płac ze statusem Wersja robocza i W toku zostaną usunięte, a już zatwierdzone lub ukończone — zachowane.

Aby przywrócić zarchiwizowany cykl, otwórz kartę Zarchiwizowane i wybierz Przywróć w menu ••• cyklu. Jego listy płac zostaną wygenerowane ponownie na podstawie konfiguracji cyklu.

Artykuły powiązane
Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?