Lista płac to rozliczenie wynagrodzeń za konkretny okres. Jest generowana z cyklu płacowego i korzysta z jego reguł: uczestników, częstotliwości, reguł płatności, waluty bazowej i trybu przetwarzania.
Cykl określa powtarzalną konfigurację, a lista płac zbiera rzeczywiste dane pracowników i wynagrodzeń za jeden okres. Na liście płac sprawdzisz, kto jest uwzględniony, zrozumiesz, jak wynagrodzenie podstawowe, godziny z dodatkiem i wynagrodzenie dodatkowe składają się na wynik, dodasz jednorazowe płatności lub korekty, sprawdzisz przeliczenia walut i końcowe kwoty brutto przed zatwierdzeniem.
Po utworzeniu cyklu PeopleForce automatycznie tworzy:
jedną listę płac ze statusem W toku;
od jednej do czterech kolejnych list płac ze statusem Wersja robocza — w zależności od częstotliwości cyklu.
Dzięki temu pracujesz nad bieżącym okresem, a kolejne są przygotowywane z wyprzedzeniem.
Zanim zaczniesz
Aby przeglądać i przetwarzać listy płac, musisz być administratorem lub mieć rolę z uprawnieniem Zarządzanie listą płac. Obejmuje ono synchronizację, zatwierdzanie i kończenie list płac.
Aby dodawać jednorazowe wpisy, Twoja rola musi też mieć prawo do edycji wynagrodzeń innych osób.
📌 Szczegóły znajdziesz w artykule Utwórz rolę dla specjalisty ds. płac.
Przeglądanie list płac
Przejdź do Płace > Listy płac. Strona pokazuje listy płac z wybranego zakresu dat. Aby przejść do innego okresu, użyj selektora okresu u góry.
Dla każdej listy płac tabela pokazuje:
Nazwa cyklu — cykl, z którego wygenerowano listę płac. Pod nazwą cyklu wyświetla się ID listy płac.
Typ — typ listy płac: Regularny lub Poza cyklem (wkrótce).
Tryb — tryb przetwarzania przejęty z cyklu: Payroll lub Fakturowanie.
Częstotliwość — jak często przetwarzane są płace w cyklu.
Waluta — waluta bazowa payrollu.
Początek i Koniec — okres objęty listą płac.
Status — bieżący etap przetwarzania.
Osoby — liczba osób na liście płac.
Łącznie — łączna kwota brutto w walucie bazowej. Pojawia się po obliczeniu wartości, np. na liście W toku; przy przyszłych listach w Wersji roboczej widać tu kreskę.
Możesz też:
zawęzić listę za pomocą filtrów;
znaleźć konkretną listę płac za pomocą wyszukiwarki;
dostosować kolumny w Ustawieniach widoku;
wyeksportować listę za pomocą Eksportuj do.
Statusy list płac
Status | Co oznacza |
Wersja robocza | Przyszła lista płac przygotowana z wyprzedzeniem według harmonogramu cyklu. |
W toku | Bieżąca lista płac, nad którą pracujesz. Możesz ją synchronizować i dodawać wpisy. |
Zatwierdzone | Wartości są zablokowane, ale nadal można dodawać wpisy, a lista płac zostanie przeliczona. W trybie fakturowania można teraz wystawić faktury. |
Ukończone | Lista płac jest trwale zablokowana i nie można jej ponownie otworzyć. |
Sprawdzanie listy płac
Kliknij listę płac, aby ją otworzyć. Aby przejść do poprzedniej lub następnej listy bez wracania do zestawienia, użyj strzałek obok licznika list w nagłówku.
Lista płac ma pięć kart:
Osoby
Wynagrodzenie podstawowe
Godziny z dodatkiem
Wynagrodzenie dodatkowe
Korekty
Razem pozwalają przejść od ogólnego wyniku do poszczególnych składników, z których się składa. Każda karta kończy się wierszem podsumowania.
Karta Osoby zawiera ogólne podsumowanie dla wszystkich osób na liście płac. Zacznij od niej: widać tu, których pracowników i kwoty warto sprawdzić dokładniej przed zatwierdzeniem.
Dla każdej osoby widać:
Wynagrodzenie podstawowe — wynagrodzenie podstawowe za okres.
Wynagrodzenie dodatkowe — wynagrodzenie dodatkowe na liście płac.
Korekty — korekty zastosowane do wyniku pracownika.
Łącznie brutto — końcowa kwota brutto za okres.
Względem poprzedniego — porównanie z poprzednim wynikiem, jeśli są dane do porównania.
Aby zrozumieć, jak powstała konkretna kwota, przejdź do odpowiedniej karty.
Sprawdzanie wynagrodzenia podstawowego
Otwórz kartę Wynagrodzenie podstawowe, aby zobaczyć, jak obliczono wynagrodzenie podstawowe każdego pracownika. Karta łączy stawkę pracownika z danymi o czasie pracy.
W zależności od dostępnych danych i widoku tabeli znajdziesz tu następujące pola:
Okres — daty, w których pracownik faktycznie pracował w ramach listy płac. Może się różnić od okresu listy płac: nowy pracownik lub osoba odchodząca w trakcie okresu nie obejmuje całego okresu. Wtedy pozostałe wartości, np. godziny oczekiwane czy cykliczne stałe wynagrodzenie dodatkowe, są naliczane proporcjonalnie według metody ustawionej w cyklu.
Stawka — kwota i waluta wynagrodzenia podstawowego pracownika. Wynagrodzenie dodatkowe nie jest tu uwzględniane.
Częstotliwość — jak określono stawkę: miesięcznie, rocznie, tygodniowo, godzinowo lub dziennie.
Równoważnik godzinowy — stawka przeliczona na godzinę:
przy stawce godzinowej równa się stawce;
przy stawce dziennej to stawka podzielona przez oczekiwane godziny w ciągu dnia;
przy stawce miesięcznej to stawka podzielona przez oczekiwane godziny w miesiącu itd.
Godziny oczekiwane — godziny pracy oczekiwane w okresie na podstawie harmonogramu pracownika. Na przykład jeśli osoba pracuje tylko w poniedziałki, PeopleForce liczy poniedziałki w miesiącu i mnoży je przez godziny oczekiwane w poniedziałek.
Godziny zarejestrowane — przepracowane godziny pracownika:
jeśli firma korzysta z PeopleForce Time, są to zarejestrowane i zatwierdzone godziny. Godziny oczekujące na zatwierdzenie są pokazywane jako 0;
jeśli firma nie korzysta z Time, przepracowane godziny to godziny oczekiwane minus nieobecności bezpłatne i święta.
Nieobecność płatna — płatne nieobecności w okresie.
Nieobecność bezpłatna — bezpłatne nieobecności w okresie.
Święta — godziny świąt przysługujące pracownikowi zgodnie z polityką świąt przypisaną do jego lokalizacji.
Łączne wynagrodzenie podstawowe — końcowe wynagrodzenie podstawowe na liście płac.
💡 Pokazywane są tylko zatwierdzone nieobecności. Wnioski oczekujące lub odrzucone nie są brane pod uwagę.
❗ Jak przepracowane godziny wpływają na kwotę brutto:
Wynagrodzenie według stawki (np. godzinowe): wynagrodzenie podstawowe to stawka pomnożona przez przepracowane godziny, godziny płatnej nieobecności i płatne godziny świąt.
Wynagrodzenie stałe (np. miesięczne): godziny nie zmieniają kwoty brutto, chyba że pracownik pracował w nadgodzinach lub miał bezpłatną nieobecność.
Ta karta jest szczególnie przydatna, gdy wynagrodzenie podstawowe różni się od zwykłej stawki lub gdy na kwotę wpływają czas pracy, nieobecności, święta, naliczanie proporcjonalne albo reguły cyklu.
Na przykład pracownik może mieć stawkę miesięczną lub roczną, ale lista płac oblicza też równoważnik godzinowy i łączy go z oczekiwanym i przepracowanym czasem. Dzięki temu widać nie tylko końcową kwotę, ale też dane, z których powstała.
Wszystkie kwoty na liście płac są pokazywane w walucie bazowej ustawionej w cyklu. Jeśli wynagrodzenie osoby lub jego część jest wpisane w profilu w innej walucie (Osoby → profil → Wynagrodzenie), zostaje przeliczone, a obok kwoty pojawia się ikona informacji. Najedź na nią, aby zobaczyć kwotę pierwotną i użyty kurs.
Sprawdzanie godzin z dodatkiem
Karta Godziny z dodatkiem pokazuje nadgodziny i godziny specjalne z modułu obecności.
ℹ️ Ma znaczenie tylko wtedy, gdy firma rejestruje czas pracy w PeopleForce Time.
Godziny z dodatkiem konfiguruje się w politykach obecności: każdy typ nadgodzin lub godzin specjalnych (np. nocne zmiany) ma mnożnik i jest powiązany ze składnikiem wynagrodzenia. Na liście płac:
każdy typ godzin z dodatkiem ma własną kolumnę z liczbą przepracowanych godzin każdej osoby;
najedź na nagłówek kolumny, aby zobaczyć jej kod i mnożnik, np. OT · 1,5×;
Łączna liczba godzin z dodatkiem pokazuje sumę dla każdej osoby.
💡 Godziny specjalne zawsze trafiają na listę płac. Nadgodziny — tylko wtedy, gdy polityka obecności rekompensuje je wynagrodzeniem; nadgodziny rekompensowane czasem wolnym nie są przekazywane na listę płac.
💡 W PeopleForce Time godziny specjalne są też liczone w Godzinach zarejestrowanych. Aby nie zostały opłacone dwukrotnie, PeopleForce płaci za nie według stawki podstawowej jako za godziny przepracowane, a na karcie Godziny z dodatkiem dodaje tylko część dodatku. Na przykład jeśli osoba zawsze pracuje w weekendy za 1,5-krotność stawki, godziny weekendowe pojawiają się w obu kolumnach: przepracowane godziny są opłacane ×1, a godziny z dodatkiem dodają pozostałe ×0,5.
⚠️ Jeśli osoba nie ma godzinowej stawki wynagrodzenia podstawowego, jej godziny z dodatkiem są oznaczane i nie są wyceniane, dopóki nie zostanie ustawione wynagrodzenie podstawowe.
Sprawdzanie wynagrodzenia dodatkowego i korekt
Na kartach Wynagrodzenie dodatkowe i Korekty sprawdzisz odpowiednie kwoty dla każdego pracownika:
Wynagrodzenie dodatkowe pokazuje Łączne wynagrodzenie dodatkowe na liście płac dla każdego pracownika.
Korekty pokazuje Łączne korekty dla każdego pracownika.
Dodawanie jednorazowych wpisów
Na liście płac możesz dodać jednorazowe wynagrodzenie dodatkowe (np. jednorazową premię) lub korektę (dodanie lub odliczenie). Cyklicznego stałego, cyklicznego zmiennego ani podstawowego wynagrodzenia nie można tu dodać ani zmienić — zarządzaj nimi w profilu pracownika.
Otwórz listę płac i kliknij + Wpis.
💡 Przycisk + Wpis widzą tylko użytkownicy, których rola ma dostęp Edytowanie do wynagrodzeń.
Wybierz, kogo dotyczy wpis:
jednej osoby na tej liście płac;
Wszyscy w tym naliczeniu listy płac;
Określone osoby — osoby z tej listy płac, które spełniają ustawione warunki.
Wybierz Składnik wynagrodzenia. Dostępne są tylko składniki jednorazowego wynagrodzenia dodatkowego i korekt.
Ustaw Datę obowiązywania. W przypadku korekt ustaw też Okres wynagrodzenia.
Wybierz sposób ustawienia kwot:
Ta sama kwota i waluta dla wszystkich wybranych;
Inna kwota lub waluta dla każdej osoby — wpisz kwotę i walutę każdej osoby na liście.
Kliknij Zapisz.
💡 Jeśli ktoś ma już ten składnik w tym okresie, PeopleForce ostrzeże o możliwym duplikacie. Sprawdź, czy wpis nie został dodany dwukrotnie, i jeśli wszystko jest w porządku, kliknij Wymuś zapis.
Dopóki lista płac ma status W toku, możesz edytować lub usunąć wpis ręczny z wiersza osoby. Wpisy trafiają do profili dopiero po zatwierdzeniu listy płac.
Dodawanie wpisów po zatwierdzeniu. Do zatwierdzonej listy płac można dodawać wpisy, dopóki nie wystawiono faktur. W takim przypadku wpis od razu trafia do profilu pracownika i można go usunąć tylko tam.
Synchronizacja danych i kursy wymiany
W menu ••• w prawym górnym rogu są dodatkowe działania:
Synchronizuj — zaktualizuj listę płac najnowszymi danymi przed zatwierdzeniem, np. po zmianach wynagrodzeń w profilach. Po synchronizacji PeopleForce pokaże, ile wpisów dodano, zaktualizowano lub usunięto. Synchronizować można listy płac ze statusem Wersja robocza i W toku.
Wyświetl kursy wymiany — kursy użyte do przeliczeń na liście płac, ich źródło, data i informacja, czy są zablokowane.
Zatwierdzanie listy płac
Gdy sprawdzisz dane i upewnisz się, że kwoty są poprawne, kliknij Zatwierdź.
⚠️ Zatwierdzenie blokuje wartości listy płac i wyłącza zmiany w aplikacji. Nie można potem przywrócić statusu W toku.
Wystawianie faktur w trybie fakturowania
🚧 Wkrótce. Wystawianie faktur nie jest jeszcze dostępne. Poniżej opisano, jak będzie działać po udostępnieniu.
Na listach płac w trybie Fakturowanie obsługa faktur jest kontynuowana po zatwierdzeniu:
Kliknij Wystaw faktury.
Sprawdź liczbę faktur do wystawienia dla zatwierdzonej listy płac.
Kliknij Wystaw faktury, aby potwierdzić.
PeopleForce wystawi faktury dla tej listy płac.
Kończenie listy płac
Gdy całe przetwarzanie jest zakończone, kliknij Zakończ.
⚠️ Po zakończeniu lista płac zostaje trwale zablokowana. Nie można jej ponownie otworzyć ani zmienić.
Po zakończeniu lista płac otrzymuje status Ukończone i tak jest widoczna w zestawieniu list płac.