Zanim rozpoczniesz pracę z modułem Recruit, najpierw musisz przygotować swoje konto.

W ustawieniach ogólnych trzeba wejść w zakładkę "Integracje" i połączyć swoje konto z wybranymi serwisami pracy. Musisz wybrać partnera, z którym chcesz się zintegrować i wprowadzić dane swojego konta. Z jednej strony można powiązać kilka kont.

Możesz dostosować "Strona Kariera" za pomocą takich ustawień jak:

Ta funkcja daje Ci możliwość wysyłania spersonalizowanych automatycznych odpowiedzi do wszystkich kandydatów, którzy aplikują z "Strona Kariera".

Dodaj filtrowanie, swoje logo, obrazy firmowe, niestandardowy CSS i niestandardowy nagłówek.

Tutaj możesz dodać pola niestandardowe, jeśli nie masz tych pól w systemie.

Kiedy tworzysz pole, wybierasz jego typ i możesz określić, czy to pole jest wymagane czy nie.

Te same ustawienia dotyczą pól kandydatów. Możesz dodać nowe, edytować je lub usunąć. Ponadto możesz włączyć/wyłączyć pola domyślne.

Podobnie podczas tworzenia nowego pola, musisz określić jego typ, nazwę oraz dodać pole "Pomoc", jeśli jest potrzebne.

Podczas tworzenia ścieżki możesz również wybrać opcję "Ustawienia domyślne", co oznacza, że ten lejek wakatu będzie automatycznie stosowany do nowego wakatu (możesz zmienić ścieżkę przed zapisaniem wakatu).

Kiedy tworzysz nową ścieżkę, dodajesz tam etapy. Możesz je usuwać, edytować i przenosić.

Również przy tworzeniu etapów ważne jest wskazanie typów.

Mamy 4 typy, które są dostępne w systemie:

Dlaczego warto stosować typy?

Typy "Rozmowy kwalifikacyjne" i "Oferta" będą automatycznie dodawane do raportów z działań Twoich rekruterów, jeśli będą oni przenosić kandydatów do etapów z tymi typami. Typ "Zatrudniony" będzie miał wpływ na Twój plan zatrudnienia i raporty.

Opcji "Limit czasowy (dni)" możesz użyć, jeśli chcesz aktywnie promować kandydatów według etapów.

Po określonej liczbie dni, osoba odpowiedzialna za zatrudnianie otrzyma e-mail z listą kandydatów, którzy nadal pozostają na tych samych etapach wakatu bez żadnych działań.

Kolejna zakładka w ustawieniach to "Powody odrzucenia". Kiedy musisz odrzucić kandydata, możesz wybrać, z jakiego powodu zostanie on zdyskwalifikowany z wakatu.

Bez tych ustawień nie będziesz mógł odrzucić kandydata na wolne stanowisko.

Następnie w zakładce "Źródła" możesz dodać dowolne źródła, a pojawią się one we wszystkich filtrach modułu rekrutacyjnego. Mogą to być sieci społecznościowe (Facebook, Twitter itp.), strony z ofertami pracy, rekomendacje itp. Możesz wstawić dowolne źródła, których potrzebujesz.

"Doświadczenie kandydata" to pole niestandardowe. Możesz dodać dowolny typ doświadczenia, który chcesz przypisać do kandydata. Przykładowo: Junior, Middle, Senior.

"Karty wyników" to informacje zwrotne po rozmowach kwalifikacyjnych, które uzyskasz od prowadzących rozmowy.

Podczas tworzenia karty wyników należy nadać jej nazwę i dodać pytania. Pytania mogą być różnego typu, a do każdego z nich automatycznie dodawane są komentarze.

Po zapisaniu pytania w karcie wyników możesz je edytować, usuwać, dodawać nowe, a także zamieniać pola poprzez przeciąganie i upuszczanie.

Stwórz dowolne szablony, dzięki którym nie będzie trzeba pisać kilka razy tego samego maila do kandydatów. Następnie możesz po prostu wybrać szablon, który chcesz i wysłać go do kandydata z jego profilu.

Tworzenie jest dość proste: napisz wewnętrzną nazwę szablonu, następnie nazwę e-maila, temat i wprowadź treść.

Możesz też użyć opcji "Szablony", która jeszcze bardziej zautomatyzuje ten proces. Do dyspozycji mamy następujące "Szablony":

Działają tak samo jak szablony e-mail, więc wybierz i wyślij je, gdy będziesz przeprowadzać rozmowę kwalifikacyjną z kandydatami.

Tutaj również możesz używać gotowych wzorów.

Możesz użyć szablonów ofert, aby wysłać je bezpośrednio do kandydatów z systemu.

Możesz dodać nazwę szablonu oferty, treść, a także wykorzystać gotowe wzory.

Możesz również dodać szablon listu motywacyjnego, który dołączany jest do oferty.

Możesz stworzyć CV kandydatów w takiej formie, jakiej potrzebujesz (jeśli chcesz przekazać dane kandydata dalej lub potrzebujesz zapisać je w swojej osobistej bazie danych).

Za pomocą dostępnych szablonów, pola z karty kandydata zostaną automatycznie wciągnięte do dokumentu, który jest generowany w profilu kandydata.

To rozwiązanie zazwyczaj jest wykorzystywane przez firmy zajmujące się outstaffingiem, jeżeli chcą one wysyłać CV z użyciem własnych szablonów.

Następnie znajdują się dwie zakładki "Tagi wakatów" i "Tagi kandydatów". Do wakatów można dodać wiele tagów. Następnie możesz również filtrować i grupować wakaty według tych tagów. To samo dotyczy kandydatów, z dokładnie taką samą logiką, możesz dodać całą bazę tagów i przypisać je do kandydatów.

Znajdziesz tu niestandardowe filtry i wygodny sposób na znalezienie kandydatów według własnych kryteriów.

W tym module znajdują się cztery zakładki:

Zacznijmy od zakładki "Wakaty".

Pierwszą rzeczą, którą możesz tu zobaczyć, są filtry według statusu wakatu, nazwy, działu, lokalizacji, pracownika, tagów itp.

Wakaty zawierają informacje o nazwie, statusie, lokalizacji, dziale, liczbie aktywnych kandydatów, liczbie odrzuconych kandydatów, a także o tagach, które przypisałeś do wakatu, osobie odpowiedzialnej za zatrudnienie oraz o tym, jak długo wakat jest otwarty.

Ponadto, niektóre wakaty mogą wyświetlać ikonę zegara, która wskazuje, że upłynął termin wakatu.

Aby dodać nowy wakat, musisz kliknąć "Dodaj wakat" na górze i wypełnić kilka kolejnych pól, by go uzupełnić.

Krok 1. "Szczegóły": tutaj możesz ustawić status i priorytet wakatu, wybrać wszystkie kryteria, które chcesz dla tego wakatu, minimalne i maksymalne wynagrodzenie, tagi, które chcesz przypisać do tego wakatu, a także umiejętności i pola niestandardowe, jeśli je masz.

Krok 2. Następnie musisz dodać opis ("Opis") wakatu, który będzie składał się ze wszystkich szczegółów.

Krok 3. "Ścieżka" to ścieżka rekrutacyjna, którą stworzyłeś wcześniej, masz ją na liście rozwijanej, która ma być zastosowana do tego wakatu.

Krok 4. W zakładce "Zespół" bardzo ważne jest ustawienie i poprawne wybranie osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie rekrutacji na dany wakat. Wybierz uczestników z tych osób, które będą miały możliwość przeglądania wakatu, komentowania go i zobaczenia wszystkich kandydatów. Wybierz domyślnie rekrutera, będzie to osoba, która będzie prowadziła rozmowę kwalifikacyjną. Uczestnikiem i ankieterem może być ta sama osoba.

Następnie wakat może zostać zintegrowany z portalami pracy, jeśli masz takie integracje aktywne (jeśli nie, możesz je dodać w ustawieniach).

Po otwarciu wakatu zobaczysz przypisanych do niego kandydatów (aktywnych, a także odrzuconych) oraz szczegóły wakatu, poprzez zakładki na górze.

Na tablicy kanbanowej możesz przesuwać kandydatów przez kolejne etapy rekrutacji. Ten sam lejek widzisz na zakładce osób odrzuconych ("Odrzucony"). Tutaj możesz zobaczyć wszystkich kandydatów, których odrzuciłeś z określonych powodów.

Kandydaci są również wyświetlani w karcie "Filtr", gdzie można sortować kandydatów według statusu, imienia, nazwiska, e-maila, powodów odrzucenia, wynagrodzenia i tagów. Odrzuceni kandydaci są również wyświetlani tutaj, więc nie musisz ponownie otwierać karty.

W zakładce "Oferty" możesz zobaczyć, jak utworzyłeś ofertę, aktualny status oferty oraz którzy kandydaci potwierdzili wysłaną przez Ciebie ofertę pracy.

W zakładce plików ("Pliki") dołącz dokumenty, które dotyczą danego wakatu, jeśli takowe istnieją.

W tym miejscu dostępna jest również zakładka "Integracje", gdzie można zintegrować wakaty z odpowiednimi stronami internetowymi. W tym miejscu pojawi się link do wakatu i jego informacja na stronie internetowej.

W zakładce "Szczegóły" system wyświetli statystyki i pełne informacje o wakacie, uczestnikach i osobie, która go stworzyła. Pojawią się statystyki dotyczące lejka rekrutacyjnego, źródeł, informacji mailowych oraz lejka zatrudniania dla danego wakatu.

W zakładce "Historia" możesz zobaczyć, jak radzą sobie Twoi współpracownicy i jakie są ich aktualne działania.

Jeśli przejdziesz do którejś z kart kandydata, na karcie "Przegląd" możesz zobaczyć następujące informacje: daty, imię i nazwisko, e-mail, telefon, różne linki powiązane z jego CV, Twoje pola własne, dodane przez Ciebie tagi. Mogą to być umiejętności, źródło, pożądane stanowisko, doświadczenie i wynagrodzenie. System pokaże również CV, które załadowałeś i pokaże kto, kiedy i z jakiego źródła dodał tego kandydata.

Możesz też sprawdzić po danym kandydacie, w jakich wakatach obecnie uczestniczy i na jakich etapach rekrutacji się znajduje. Możesz również zostawić notatki o kandydatach, które zostaną zapisane, jeśli kandydat zostanie ponownie zatrudniony na wakat.

Oprócz własnych notatek, możesz również oznaczyć w notatkach swoich współpracowników. Jeśli oznaczysz współpracownika, zostanie on powiadomiony e-mailem, że jego opinia o kandydacie jest wymagana i powinien kliknąć w link.

Możesz odrzucić kandydata, klikając czerwony przycisk obok "Procesuj" na karcie i wybierając powód odrzucenia.

Następnie widoczna jest zakładka "Oferty". Tutaj możesz wysłać oferty pracy do kandydata i sprawdzić status ofert.

Po wysłaniu aktywowane są tylko dwa pierwsze kroki. Gdy kandydat otworzy maila, zobaczysz, że oferta została rozpatrzona. Po podpisaniu oferty wszystkie cztery przyciski zostaną podświetlone na zielono.

Na karcie "Rozmowy kwalifikacyjne" można zaplanować rozmowę z kandydatem. Należy wybrać wakat, w który jest on aktualnie zaangażowany (np. jeśli kandydat jest zaangażowany w dwa wakaty, można wybrać oba). Następnie należy określić, czy będzie to rozmowa w biurze czy przez telefon. Zaplanuj datę, godzinę i czas trwania rozmowy. Możesz również zaznaczyć osobę, która będzie prowadziła rozmowę kwalifikacyjną i podać szczegóły w opisie. Ponieważ konta zostały zintegrowane z pocztą elektroniczną, to oferta rozmowy kwalifikacyjnej trafi również na maila kandydata i pojawi się w kalendarzu.

Zakładka zadań ("Zadania") jest przydatna, jeśli chcesz ustawić przypomnienie dla tego kandydata – na przykład, że musisz oddzwonić do takiego kandydata lub wysłać jakieś pliki. Możesz również wybrać osobę odpowiedzialną za to zadanie i określić czas, w którym powinno być wykonane.

Zakładka "Wiadomości e-mail" jest potrzebna do komunikowania się z kandydatem poprzez e-mail, używając szablonów, które zostały wcześniej skonfigurowane. Możesz wybrać szablon, klikając "Wyślij e-mail do kandydata" i wysłać go. Gdy kandydat Ci odpowie, wiadomość e-mail dotrze do PeopleForce i zostanie zduplikowana w Twojej skrzynce pocztowej.

Zakładkę "Karty wyników" można wypełniać na każdym etapie rekrutacji. Każdy pracownik biorący udział w rekrutacji może zostawić swoją ocenę kandydata.

Jeśli do wakatu dołączyłeś test, możesz od razu kliknąć przycisk "Wyślij test", a zostanie on wysłany na maila kandydata. Po zakończeniu testu wyniki zostaną wysłane bezpośrednio na kartę kandydata w PeopleForce, gdzie zostaną zapisane na czas trwania rekrutacji i pozostaną w bazie danych.

Jeśli kandydat przesłał jakieś dodatkowe pliki, można je również przesłać w zakładce "Pliki".

Wyświetlana jest tam również historia kandydata, wszystkie działania, które zostały wobec niego podjęte, etapy rekrutacji, przez które przeszedł oraz pliki wysłane do takiego kandydata.

Istnieje kilka metod dodawania kandydatów do wakatu. Wyboru opcji dokonujemy klikając przycisk "Dodaj kandydata".

Pierwszą dostępną rzeczą jest wgranie swojego CV z komputera. Po wgraniu CV system wyciągnie potrzebne informacje: referencje, które znajdują się w CV, imię i nazwisko kandydata, dane kontaktowe, umiejętności, płeć, rok urodzenia i pożądane wynagrodzenie.

Możesz również dodać kandydata ręcznie, jeśli kandydat skontaktował się z Tobą.

Jeśli znasz pełne imię i nazwisko kandydata z bazy danych, możesz wprowadzić taką informację właśnie tutaj. Poniżej możesz wyszukać kandydata w bazie danych używając dostępnych filtrów. Korzystając z filtrów, można pobrać jednego lub wszystkie naraz.

Można również zainstalować wtyczkę do Chrome PeopleForce Prospector i wykorzystać ją do dodawania kandydatów z LinkedIn, stron z ofertami pracy i innych źródeł. Wtyczka parsuje informacje o kandydacie, można dodać kandydata do wybranego wakatu, a główne informacje zostaną automatycznie wypełnione.

Aby znaleźć kandydata, którego chcesz, przejdź do drugiej zakładki "Kandydaci". Możesz użyć dowolnych filtrów, które są tu podane: nazwisko, e-mail, umiejętności, doświadczenie, pożądane stanowisko, przez kogo kandydat został dodany, w rekrutacji do jakiego wakatu brał udział, źródła, tagi, wynagrodzenie i datę dodania kandydata.

Wszystkie te filtry mogą być również mieszane, aby wyświetlić odpowiednich kandydatów.

Następnie przejdź do zakładki "Plan zatrudnienia". Lista w tej zakładce jest tworzona według zgłoszeń na wolne stanowiska pracy, które są tworzone przez Twoich współpracowników (przez funkcję "Formularz").

Wyświetlane są tu wszystkie złożone wnioski o pracę wraz z ich statusami. Istnieje kilka statusów podania: "Oczekujący", "Otwarty", "Zatwierdzony", "Odrzucony", "Wycofany", "Wypełniony" (ten status jest ostateczny).

Na tej stronie można stworzyć wakat dla zatwierdzonego wniosku, po czym otworzy się zakładka z tworzeniem wakatu, gdzie można dodać wymagane pola.

Ważne! Aby aplikacja, dla której utworzono wakat, przeszła do statusu "Wypełniony", konieczne jest zatrudnienie wymaganej liczby kandydatów na wakat (ich liczba jest wskazywana podczas wysyłania aplikacji dla pracowników). Innymi słowy – przeniesienie ich do etapu w wakatach oznaczonych jako "Zatrudniony" (typy są wskazane w sekcji "Ścieżka w ustawieniach konta).

Ostatnią zakładką jest zakładka "Testy", w której możesz tworzyć testy dla kandydatów biorących udział w rekrutacji. W prawym górnym rogu kliknij "Stwórz test", nazwij test, opisz jego treść i określ limit czasu, jeśli jest wymagany.

Możesz wybrać typy testów, które chcesz wysłać. Na przykład, wybór jednej odpowiedzi, odpowiedź tak/nie lub pole tekstowe, które kandydat może wykorzystać do pisania kodu/twórczych zadań/treści, itp.

Aby użyć opcji „ jedna odpowiedź” musisz stworzyć wszystkie wybory odpowiedzi, napisać pytanie i wprowadzić ocenę dla niego (po prawej stronie pytania). Kiedy otrzymasz wynik testu, będziesz wiedzieć dokładnie, na jakie pytania udzielono danych odpowiedzi.