Integracja z Google Workspace oferuje znaczące korzyści dla działów HR i administratorów systemów poprzez usprawnienie ręcznych zadań związanych ze zmianami w zatrudnieniu w firmie. Integracja z Google Workspace pomoże zautomatyzować proces tworzenia nowych pracowników, aktualizowania podstawowych danych i usuwania zwolnionych pracowników z Google Workspace. Dzięki przepływom pracy można zautomatyzować proces tworzenia lub usuwania użytkowników w Google Workspace. Opcjonalnie można ręcznie dodać istniejących pracowników do katalogu Workspace.
Dodatkowo masz możliwość wyboru elementów danych do synchronizacji, w tym pełnych imion i nazwisk, zdjęć, menedżerów, identyfikatorów pracowników, stanowisk i innych.
Jeśli wybierzesz synchronizację zdjęcia, zostanie ono dopasowane do zdjęcia w profilu PeopleForce na koncie Google. Wszelkie aktualizacje zdjęcia w usłudze PeopleForce zostaną automatycznie odzwierciedlone na koncie Google. Ta synchronizacja dotyczy wszystkich danych wybranych do synchronizacji, zapewniając płynną integrację między PeopleForce i Google Workspace.
⚠️ Aby zainstalować integrację Google Workspace, musisz mieć uprawnienia superadministratora konta Google Workspace. Superadministratorzy mają dostęp do wszystkich ustawień w Konsoli administracyjnej Google. Aby włączyć synchronizację jednokierunkową, użytkownik musi być administratorem PeopleForce.
Jak włączyć integrację
Aby włączyć integrację, wykonaj następujące kroki:
1. Przejdź do Ustawienia > Integracje > Integracja Google Workspace.
2. Kliknij "Zainstaluj".
3. Jeśli integracja Google Workspace jest już zainstalowana, zaznacz pole, aby włączyć synchronizację 1-kierunkową.
4. Włączenie synchronizacji pracowników zainicjuje jednokierunkową synchronizację z PeopleForce do Google Workspace, umożliwiając PeopleForce aktualizację informacji o pracownikach w Google Workspace.
Po włączeniu integracji masz swobodę wyboru elementów danych do synchronizacji. Obejmuje to takie opcje, jak imiona i nazwiska, zdjęcia, menedżerowie, identyfikatory pracowników, stanowiska i inne. Firmy korzystające z tej integracji mogą wybrać pola, które chcą zsynchronizować, zapewniając, że tylko istotne informacje są udostępniane na różnych platformach.
Automatyzacja dodawania i usuwania pracowników w Google Workspace za pomocą przepływów pracy
Aby zautomatyzować proces dodawania lub usuwania pracowników za pomocą przepływów pracy, wykonaj następujące kroki:
1. Przejdź do sekcji przepływów pracy, wybierz konkretny przepływ pracy, z którym chcesz pracować, niezależnie od tego, czy jest to przepływ pracy Onboarding czy Offboarding.
2. Poszukaj nowej akcji przepływu pracy o nazwie "Akcja Google Workspace".
3. Wybierz tę akcję, a pojawi się nowe wyskakujące okienko.
4. Wybierz "Utwórz użytkownika Google Workspace", jeśli chcesz dodać pracownika do Google Workspace.
5. Alternatywnie, wybierz "Usuń użytkownika Google Workspace", jeśli chcesz usunąć pracownika z Google Workspace.
6. Skonfiguruj przepływ pracy zgodnie z konkretnymi potrzebami i wymaganiami.
⚠️ Należy założyć, że adres e-mail został już przypisany do pracownika, dla którego ma zostać utworzony użytkownik Google Workspace.
Ręczne dodawanie istniejących pracowników do katalogu Workspace
Opcjonalnie można ręcznie dodać istniejących pracowników do katalogu Workspace. Przejdź do profilu pracownika i w menu Akcja kliknij "Utwórz użytkownika Google Workspace".
⚠️ Po zakończeniu pracy przez pracownika, użytkownik Google Workspace zostanie automatycznie usunięty.