Пользовательские отчёты позволяют создавать полностью настраиваемые отчёты, чтобы просматривать нужные вам данные и сохранять их для повторного использования, шаринга или экспорта. В конструкторе отчётов ключевое решение - с каким источником данных вы хотите работать:
Поля сотрудника / Таблицы сотрудника - лучше всего подходит для “среза” текущего состояния (как данные выглядят сейчас).
Исторические данные - лучше всего, когда нужен отчёт, показывающий изменения во времени (что изменилось, когда вступило в силу и какое новое значение).
❗Примечание: Мы внедряем эту функцию постепенно. Если вы хотите протестировать её, напишите нам на support@peopleforce.io
📊 Отслеживать изменения можно только для полей, которые отмечены как Поле с историческими и запланированными изменениями в разделе Данные о людях. Если поле не помечено как историческое, оно не будет доступно для отчётов Исторические данные.
Цели и ключевые результаты - лучший вариант для анализа целей и ключевых результатов вместе с информацией о сотрудниках, включая все остальные типы полей.
Пользовательские отчёты с полями и таблицами сотрудника
Используйте этот вариант, когда вам нужен чистый “снимок” данных сотрудников для повседневной работы и отчётности. Он отлично подходит для построения списков и экспортов, например:
списки команд для менеджеров (департамент, локация, менеджер, контакты)
отчёты на основе пользовательских полей сотрудников (например, офис, грейд, оборудование, payroll-информация и т. д.)
отчёты на основе таблиц (когда данные хранятся в таблицах сотрудника и вы хотите экспортировать их или поделиться ими)
Как создать
Перейдите в Отчеты > Кастомный.
Нажмите кнопку + Новый, чтобы создать новый пользовательский отчёт.
Во вкладке Подробности задайте название отчёта и при необходимости добавьте описание.
Во вкладке Источник данных выберите источник данных для отчёта. Доступно два варианта:
сформировать отчёт только на основе полей сотрудника;
сформировать отчёт из таблиц сотрудника, при этом поля сотрудника останутся доступными для выбора. Просто выберите таблицу, которую вы хотите включить в отчёт.
Во вкладке Настроить выберите столбцы, которые нужно включить в отчёт. По умолчанию отчёт включает поля сотрудника: Идентификатор сотрудника, Имя и Фамилия. Вы можете менять порядок, перетаскивая поля, и добавлять любые дополнительные поля с помощью соответствующих стрелок:
Если отчёт включает только поля сотрудника, просто переместите поля из левого столбца в правый, чтобы добавить их.
Если вы выбрали таблицу сотрудника в качестве источника данных, столбцы из этой таблицы автоматически появятся в правом столбце. Также можно добавить дополнительные поля сотрудника, чтобы объединить данные из полей и таблиц в одном отчёте.
Во вкладке Фильтры и доступ вы можете применить фильтры, чтобы пользовательский отчёт относился к конкретным сотрудникам, департаментам, дивизионам, должностям или другим критериям. Если фильтры не применены, отчёт будет сформирован по всем сотрудникам компании.
Дополнительно вы можете включить уволенных сотрудников в отчёт. Для этого отметьте соответствующий чекбокс.
В разделе Поделиться этим отчетом вы можете управлять тем, какие сотрудники получат доступ к созданному отчёту. Используйте фильтр назначения сотрудников, чтобы указать категории и атрибуты сотрудников, которым будет предоставлен доступ. После этого выбранные сотрудники смогут просматривать отчёт в разделе Отчеты.
Сохраните отчёт.
Пользовательские отчёты для проверки исторических изменений
Вы можете использовать отчёт с историческими данными, когда нужен отчёт, показывающий только изменения, а не текущий “срез”.
Он работает как стандартные отчёты истории, но гораздо более гибкий, потому что вы можете объединять изменения из разных областей в одном отчёте и при этом добавлять обычные поля сотрудника для контекста.
Его можно использовать, чтобы отслеживать изменения по всему, что отображается как Историческое в конструкторе отчётов, например:
изменения департамента и команды
изменения локации (офис/удалёнка/регион)
изменения должности и другие обновления с даты действия
изменения менеджера
обновления каталога должностей
изменения зарплаты и дополнительной компенсации
любые другие поля, отмеченные как Поле с историческими и запланированными изменениями в разделе Данные о людях
Как создать
Перейдите в Отчеты > Кастомный.
Нажмите кнопку + Новый, чтобы создать новый пользовательский отчёт.
Во вкладке Подробности задайте название отчёта и при необходимости добавьте описание.
Во вкладке Источник данных выберите тип Исторические данные.
Во вкладке Настроить выберите столбцы, которые нужно включить в отчёт. По умолчанию отчёт включает поля сотрудника: ID сотрудника, Имя, Фамилия и Дейстивтельно с (чтобы видеть дату, когда изменение вступает в силу). Вы можете менять порядок, перетаскивая их, и добавлять любые поля, отмеченные как Исторические, а также любые обычные поля сотрудника для контекста (например, департамент, менеджер, локация, идентификаторы сотрудника) с помощью соответствующих стрелок.
Во вкладке Фильтры и доступ вы можете применить фильтры, чтобы пользовательский отчёт относился к конкретным сотрудникам, департаментам, дивизионам, должностям или другим критериям. Если фильтры не применены, отчёт будет сформирован по всем сотрудникам компании.
Дополнительно вы можете включить уволенных сотрудников в отчёт. Для этого отметьте соответствующий чекбокс.
В разделе Поделиться этим отчетом вы можете управлять тем, какие сотрудники получат доступ к созданному отчёту. Используйте фильтр назначения сотрудников, чтобы указать категории и атрибуты сотрудников, которым будет предоставлен доступ. После этого выбранные сотрудники смогут просматривать отчёт в разделе Отчеты.
Сохраните отчёт.
Когда вы используете исторические данные, отчёт показывает записи только по тем сотрудникам, у которых были изменения в течение выбранного периода.
Пользовательские отчёты для анализа целей и ключевых результатов
Используйте источник данных Цели и ключевые результаты для создания отчетов, в которых данные о целях и ключевых результатах объединяются с информацией о сотрудниках. Это полезно, когда нужно проанализировать прогресс в достижении целей в разных отделах, командах, локациях, должностных структурах или специальных полях сотрудников без необходимости вручную объединять несколько экспортированных файлов.
🚀 Источник данных доступен для учетных записей, использующих продукт Perform.
Как создать
Перейдите в Отчеты > Кастомный.
Нажмите кнопку + Новый, чтобы создать новый пользовательский отчёт.
Во вкладке Подробности задайте название отчёта и при необходимости добавьте описание.
Во вкладке Источник данных выберите Цели и ключевые результаты.
Во вкладке Настройки выберите поля, которые необходимо включить в отчет. По умолчанию отчет содержит идентификатор сотрудника, имя и фамилию, а также основные поля цели и сведения о ключевых результатах. Вы можете добавлять поля из приведённых ниже групп и изменять их порядок:
Поля сотрудника: стандартная информация о сотруднике, в том числе отдел, местоположение, должность, руководитель и специальные поля сотрудника.
Поля цели: название цели, ответственный, тип, состояние, статус, даты начала и завершения, прогресс, цикл, отдел, местоположение, подразделение, команда, теги, родительская цель, количество ключевых результатов и вес цели.
Поля ключевого результата: название ключевого результата, ответственный, тип показателя, статус, прогресс, начальное значение, целевое значение, даты начала и завершения, а также вес.
Во вкладке Фильтры и доступ примените фильтры, чтобы ограничить отчет соответствующими сотрудниками, отделами, подразделениями, местоположениями, должностями или другими доступными критериями. Например, вы можете отфильтровать цели по специальности сотрудника, отделу, должности или рабочей информации, чтобы просмотреть прогресс в достижении целей определенной группы.
В поле Поделиться этим отчетом определите, какие сотрудники будут иметь доступ к отчету.
Сохраните отчет.
Сохраненный отчет будет доступен в разделе Отчеты > Кастомный, где вы сможете просматривать его, обновлять настройки, создавать копию, планировать отправку или экспортировать результаты. Каждая строка отчета представляет цель и связанный с ней ключевой результат сотрудника, являющегося владельцем этой цели:
Если у цели три ключевых результата, она будет отображаться в трех строках.
Если у цели нет ключевых результатов, она всё равно будет отображаться в одной строке.
Если ключевой результат имеет другого владельца, он всё равно будет включён в отчёт, а его владелец будет указан отдельно.
Фильтруйте данные отчёта
Отчёт включает различные фильтры. Используя эти фильтры, вы можете настроить поиск и получить конкретную информацию, которая вас интересует.
Управляйте отчётом
После создания пользовательского отчёта вы можете настроить его, повторно использовать для новых сценариев или экспортировать результаты. Откройте отчёт (во вкладке Отчёты > Кастомный) и нажмите меню ⋯ в правом верхнем углу, чтобы выбрать нужное действие:
Редактировать - обновите настройки отчёта (например, измените столбцы).
Сделать копию - создайте дубликат отчёта, чтобы повторно использовать ту же структуру (источник данных, поля и фильтры), не собирая всё заново. Это удобно, когда нужен похожий отчёт для другой команды, локации или сценария использования, при этом исходный отчёт остаётся без изменений.
График - настройте автоматическую отправку этого отчёта по электронной почте.
Экспорт в Excel / Экспорт в CSV - скачайте отчёт на компьютер. Когда экспорт будет готов, в панели уведомлений появится уведомление - нажмите его, чтобы скачать отчёт на компьютер.
Удалить - окончательно удалите отчёт.
Запланированная доставка пользовательских отчётов
Вы можете настроить автоматическую доставку пользовательских отчётов в нужный почтовый ящик - ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Это позволяет автоматически отправлять пользовательский отчёт на регулярной основе. Это полезно, когда одним и тем же заинтересованным сторонам нужны регулярные обновления (например, ежемесячный список увольнений для HR/Финансов или еженедельная проверка численности персонала для руководства), и вы не хотите каждый раз вручную экспортировать и отправлять файл.
Выполните следующие шаги, чтобы создать график для отправки отчёта:
Перейдите в Отчёты > Кастомный и нажмите на отчёт, который хотите запланировать.
В правом верхнем углу нажмите три точки (⋯) и выберите График.
В окне Новое расписание введите понятное название расписания (например, “Увольнения - ежемесячно”).
Выберите формат отчета: .xlsx и .csv.
В разделе Кто получит отчёт? выберите получателей, которые должны получать отчёт по электронной почте. Получатели этого отчёта увидят те же данные, что и вы; их права доступа применяться не будут. Убедитесь, что добавляете только тех, кому разрешено видеть эту информацию.
В поле Частота выберите, как часто нужно отправлять отчёт:
Ежедневно - отчёт отправляется каждый день.
Еженедельно - отчёт отправляется один раз в неделю. После выбора Еженедельно выберите день недели, когда он должен выполняться.
Ежемесячно - отчёт отправляется один раз в месяц. После выбора Ежемесячно выберите день месяца, когда он должен выполняться.
Установите время отправки отчёта и часовой пояс.
Нажмите Сохранить. После этого в отчёте появится сообщение о том, что расписание настроено.
Управление запланированными отправками
Чтобы просмотреть и управлять всеми запланированными отчётами, перейдите в Отчёты > Кастомный и нажмите Запланированные отчёты.
Далее вы сможете:
Просматривать все расписания в одном списке (название расписания, отчёт, создатель, время последней отправки и активность).
Включать или выключать расписание с помощью переключателя Активный.
Нажмите на расписание, чтобы открыть его детали и:
Проверить получателей и время отправки.
Нажать Запустить сейчас, чтобы отправить отчёт немедленно.
Использовать меню трёх точек (⋯) для Редактировать или Удалить расписание и получателей.
