Пользовательские отчёты позволяют создавать полностью настраиваемые отчёты, чтобы просматривать нужные вам данные и сохранять их для повторного использования, шаринга или экспорта. В конструкторе отчётов ключевое решение - с каким источником данных вы хотите работать:
Поля сотрудника / Таблицы сотрудника - лучше всего подходит для “среза” текущего состояния (как данные выглядят сейчас).
Исторические данные - лучше всего, когда нужен отчёт, показывающий изменения во времени (что изменилось, когда вступило в силу и какое новое значение).
❗Примечание: Мы внедряем эту функцию постепенно. Если вы хотите протестировать её, напишите нам на support@peopleforce.io
📊 Отслеживать изменения можно только для полей, которые отмечены как Поле с историческими и запланированными изменениями в разделе Данные о людях. Если поле не помечено как историческое, оно не будет доступно для отчётов Исторические данные.
Пользовательские отчёты с полями и таблицами сотрудника
Используйте этот вариант, когда вам нужен чистый “снимок” данных сотрудников для повседневной работы и отчётности. Он отлично подходит для построения списков и экспортов, например:
списки команд для менеджеров (департамент, локация, менеджер, контакты)
отчёты на основе пользовательских полей сотрудников (например, офис, грейд, оборудование, payroll-информация и т. д.)
отчёты на основе таблиц (когда данные хранятся в таблицах сотрудника и вы хотите экспортировать их или поделиться ими)
Как создать
Перейдите в Отчеты > Кастомный.
Нажмите кнопку + Новый, чтобы создать новый пользовательский отчёт.
Во вкладке Подробности задайте название отчёта и при необходимости добавьте описание.
Во вкладке Источник данных выберите источник данных для отчёта. Доступно два варианта:
сформировать отчёт только на основе полей сотрудника;
сформировать отчёт из таблиц сотрудника, при этом поля сотрудника останутся доступными для выбора. Просто выберите таблицу, которую вы хотите включить в отчёт.
Во вкладке Настроить выберите столбцы, которые нужно включить в отчёт. По умолчанию отчёт включает поля сотрудника: Идентификатор сотрудника, Имя и Фамилия. Вы можете менять порядок, перетаскивая поля, и добавлять любые дополнительные поля с помощью соответствующих стрелок:
Если отчёт включает только поля сотрудника, просто переместите поля из левого столбца в правый, чтобы добавить их.
Если вы выбрали таблицу сотрудника в качестве источника данных, столбцы из этой таблицы автоматически появятся в правом столбце. Также можно добавить дополнительные поля сотрудника, чтобы объединить данные из полей и таблиц в одном отчёте.
Во вкладке Фильтры и доступ вы можете применить фильтры, чтобы пользовательский отчёт относился к конкретным сотрудникам, департаментам, дивизионам, должностям или другим критериям. Если фильтры не применены, отчёт будет сформирован по всем сотрудникам компании.
Дополнительно вы можете включить уволенных сотрудников в отчёт. Для этого отметьте соответствующий чекбокс.
В разделе Поделиться этим отчетом вы можете управлять тем, какие сотрудники получат доступ к созданному отчёту. Используйте фильтр назначения сотрудников, чтобы указать категории и атрибуты сотрудников, которым будет предоставлен доступ. После этого выбранные сотрудники смогут просматривать отчёт в разделе Отчеты.
Сохраните отчёт.
Пользовательские отчёты для проверки исторических изменений
Вы можете использовать отчёт с историческими данными, когда нужен отчёт, показывающий только изменения, а не текущий “срез”.
Он работает как стандартные отчёты истории, но гораздо более гибкий, потому что вы можете объединять изменения из разных областей в одном отчёте и при этом добавлять обычные поля сотрудника для контекста.
Его можно использовать, чтобы отслеживать изменения по всему, что отображается как Историческое в конструкторе отчётов, например:
изменения департамента и команды
изменения локации (офис/удалёнка/регион)
изменения должности и другие обновления с даты действия
изменения менеджера
обновления каталога должностей
изменения зарплаты и дополнительной компенсации
любые другие поля, отмеченные как Поле с историческими и запланированными изменениями в разделе Данные о людях
Как создать
Перейдите в Отчеты > Кастомный.
Нажмите кнопку + Новый, чтобы создать новый пользовательский отчёт.
Во вкладке Подробности задайте название отчёта и при необходимости добавьте описание.
Во вкладке Источник данных выберите тип Исторические данные.
Во вкладке Настроить выберите столбцы, которые нужно включить в отчёт. По умолчанию отчёт включает поля сотрудника: ID сотрудника, Имя, Фамилия и Дейстивтельно с (чтобы видеть дату, когда изменение вступает в силу). Вы можете менять порядок, перетаскивая их, и добавлять любые поля, отмеченные как Исторические, а также любые обычные поля сотрудника для контекста (например, департамент, менеджер, локация, идентификаторы сотрудника) с помощью соответствующих стрелок.
Во вкладке Фильтры и доступ вы можете применить фильтры, чтобы пользовательский отчёт относился к конкретным сотрудникам, департаментам, дивизионам, должностям или другим критериям. Если фильтры не применены, отчёт будет сформирован по всем сотрудникам компании.
Дополнительно вы можете включить уволенных сотрудников в отчёт. Для этого отметьте соответствующий чекбокс.
В разделе Поделиться этим отчетом вы можете управлять тем, какие сотрудники получат доступ к созданному отчёту. Используйте фильтр назначения сотрудников, чтобы указать категории и атрибуты сотрудников, которым будет предоставлен доступ. После этого выбранные сотрудники смогут просматривать отчёт в разделе Отчеты.
Сохраните отчёт.
Когда вы используете исторические данные, отчёт показывает записи только по тем сотрудникам, у которых были изменения в течение выбранного периода.
Фильтруйте данные отчёта
Отчёт включает различные фильтры. Используя эти фильтры, вы можете настроить поиск и получить конкретную информацию, которая вас интересует.
Управляйте отчётом
Вы можете управлять созданными отчётами разными способами, например: редактировать их, экспортировать в форматы Excel или CSV, или удалять их из системы. Чтобы выполнить любое из этих действий, просто откройте пользовательский отчёт и нажмите на иконку трёх точек, затем выберите нужный вариант.
Когда экспорт будет готов, в панели уведомлений появится уведомление - нажмите на него, чтобы скачать отчёт на свой компьютер.