Пользовательские отчёты позволяют создавать полностью настраиваемые отчёты, чтобы просматривать нужные вам данные и сохранять их для повторного использования, шаринга или экспорта. В конструкторе отчётов ключевое решение - с каким источником данных вы хотите работать:
Поля сотрудника / Таблицы сотрудника - лучше всего подходит для “среза” текущего состояния (как данные выглядят сейчас).
Исторические данные - лучше всего, когда нужен отчёт, показывающий изменения во времени (что изменилось, когда вступило в силу и какое новое значение).
❗Примечание: Мы внедряем эту функцию постепенно. Если вы хотите протестировать её, напишите нам на support@peopleforce.io
📊 Отслеживать изменения можно только для полей, которые отмечены как Поле с историческими и запланированными изменениями в разделе Данные о людях. Если поле не помечено как историческое, оно не будет доступно для отчётов Исторические данные.
Пользовательские отчёты с полями и таблицами сотрудника
Используйте этот вариант, когда вам нужен чистый “снимок” данных сотрудников для повседневной работы и отчётности. Он отлично подходит для построения списков и экспортов, например:
списки команд для менеджеров (департамент, локация, менеджер, контакты)
отчёты на основе пользовательских полей сотрудников (например, офис, грейд, оборудование, payroll-информация и т. д.)
отчёты на основе таблиц (когда данные хранятся в таблицах сотрудника и вы хотите экспортировать их или поделиться ими)
Как создать
Перейдите в Отчеты > Кастомный.
Нажмите кнопку + Новый, чтобы создать новый пользовательский отчёт.
Во вкладке Подробности задайте название отчёта и при необходимости добавьте описание.
Во вкладке Источник данных выберите источник данных для отчёта. Доступно два варианта:
сформировать отчёт только на основе полей сотрудника;
сформировать отчёт из таблиц сотрудника, при этом поля сотрудника останутся доступными для выбора. Просто выберите таблицу, которую вы хотите включить в отчёт.
Во вкладке Настроить выберите столбцы, которые нужно включить в отчёт. По умолчанию отчёт включает поля сотрудника: Идентификатор сотрудника, Имя и Фамилия. Вы можете менять порядок, перетаскивая поля, и добавлять любые дополнительные поля с помощью соответствующих стрелок:
Если отчёт включает только поля сотрудника, просто переместите поля из левого столбца в правый, чтобы добавить их.
Если вы выбрали таблицу сотрудника в качестве источника данных, столбцы из этой таблицы автоматически появятся в правом столбце. Также можно добавить дополнительные поля сотрудника, чтобы объединить данные из полей и таблиц в одном отчёте.
Во вкладке Фильтры и доступ вы можете применить фильтры, чтобы пользовательский отчёт относился к конкретным сотрудникам, департаментам, дивизионам, должностям или другим критериям. Если фильтры не применены, отчёт будет сформирован по всем сотрудникам компании.
Дополнительно вы можете включить уволенных сотрудников в отчёт. Для этого отметьте соответствующий чекбокс.
В разделе Поделиться этим отчетом вы можете управлять тем, какие сотрудники получат доступ к созданному отчёту. Используйте фильтр назначения сотрудников, чтобы указать категории и атрибуты сотрудников, которым будет предоставлен доступ. После этого выбранные сотрудники смогут просматривать отчёт в разделе Отчеты.
Сохраните отчёт.
Пользовательские отчёты для проверки исторических изменений
Вы можете использовать отчёт с историческими данными, когда нужен отчёт, показывающий только изменения, а не текущий “срез”.
Он работает как стандартные отчёты истории, но гораздо более гибкий, потому что вы можете объединять изменения из разных областей в одном отчёте и при этом добавлять обычные поля сотрудника для контекста.
Его можно использовать, чтобы отслеживать изменения по всему, что отображается как Историческое в конструкторе отчётов, например:
изменения департамента и команды
изменения локации (офис/удалёнка/регион)
изменения должности и другие обновления с даты действия
изменения менеджера
обновления каталога должностей
изменения зарплаты и дополнительной компенсации
любые другие поля, отмеченные как Поле с историческими и запланированными изменениями в разделе Данные о людях
Как создать
Перейдите в Отчеты > Кастомный.
Нажмите кнопку + Новый, чтобы создать новый пользовательский отчёт.
Во вкладке Подробности задайте название отчёта и при необходимости добавьте описание.
Во вкладке Источник данных выберите тип Исторические данные.
Во вкладке Настроить выберите столбцы, которые нужно включить в отчёт. По умолчанию отчёт включает поля сотрудника: ID сотрудника, Имя, Фамилия и Дейстивтельно с (чтобы видеть дату, когда изменение вступает в силу). Вы можете менять порядок, перетаскивая их, и добавлять любые поля, отмеченные как Исторические, а также любые обычные поля сотрудника для контекста (например, департамент, менеджер, локация, идентификаторы сотрудника) с помощью соответствующих стрелок.
Во вкладке Фильтры и доступ вы можете применить фильтры, чтобы пользовательский отчёт относился к конкретным сотрудникам, департаментам, дивизионам, должностям или другим критериям. Если фильтры не применены, отчёт будет сформирован по всем сотрудникам компании.
Дополнительно вы можете включить уволенных сотрудников в отчёт. Для этого отметьте соответствующий чекбокс.
В разделе Поделиться этим отчетом вы можете управлять тем, какие сотрудники получат доступ к созданному отчёту. Используйте фильтр назначения сотрудников, чтобы указать категории и атрибуты сотрудников, которым будет предоставлен доступ. После этого выбранные сотрудники смогут просматривать отчёт в разделе Отчеты.
Сохраните отчёт.
Когда вы используете исторические данные, отчёт показывает записи только по тем сотрудникам, у которых были изменения в течение выбранного периода.
Фильтруйте данные отчёта
Отчёт включает различные фильтры. Используя эти фильтры, вы можете настроить поиск и получить конкретную информацию, которая вас интересует.
Управляйте отчётом
После создания пользовательского отчёта вы можете настроить его, повторно использовать для новых сценариев или экспортировать результаты. Откройте отчёт (во вкладке Отчёты > Кастомный) и нажмите меню ⋯ в правом верхнем углу, чтобы выбрать нужное действие:
Редактировать - обновите настройки отчёта (например, измените столбцы).
Сделать копию - создайте дубликат отчёта, чтобы повторно использовать ту же структуру (источник данных, поля и фильтры), не собирая всё заново. Это удобно, когда нужен похожий отчёт для другой команды, локации или сценария использования, при этом исходный отчёт остаётся без изменений.
График - настройте автоматическую отправку этого отчёта по электронной почте.
Экспорт в Excel / Экспорт в CSV - скачайте отчёт на компьютер. Когда экспорт будет готов, в панели уведомлений появится уведомление - нажмите его, чтобы скачать отчёт на компьютер.
Удалить - окончательно удалите отчёт.
Запланированная доставка пользовательских отчётов
Вы можете настроить автоматическую доставку пользовательских отчётов в нужный почтовый ящик - ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Это позволяет автоматически отправлять пользовательский отчёт на регулярной основе. Это полезно, когда одним и тем же заинтересованным сторонам нужны регулярные обновления (например, ежемесячный список увольнений для HR/Финансов или еженедельная проверка численности персонала для руководства), и вы не хотите каждый раз вручную экспортировать и отправлять файл.
Выполните следующие шаги, чтобы создать график для отправки отчёта:
Перейдите в Отчёты > Кастомный и нажмите на отчёт, который хотите запланировать.
В правом верхнем углу нажмите три точки (⋯) и выберите График.
В окне Новое расписание введите понятное название расписания (например, “Увольнения - ежемесячно”).
В разделе Кто получит отчёт? выберите получателей, которые должны получать отчёт по электронной почте. Получатели этого отчёта увидят те же данные, что и вы; их права доступа применяться не будут. Убедитесь, что добавляете только тех, кому разрешено видеть эту информацию.
В поле Частота выберите, как часто нужно отправлять отчёт:
Ежедневно - отчёт отправляется каждый день.
Еженедельно - отчёт отправляется один раз в неделю. После выбора Еженедельно выберите день недели, когда он должен выполняться.
Ежемесячно - отчёт отправляется один раз в месяц. После выбора Ежемесячно выберите день месяца, когда он должен выполняться.
Установите время отправки отчёта и часовой пояс.
Нажмите Сохранить. После этого в отчёте появится сообщение о том, что расписание настроено.
Управление запланированными отправками
Чтобы просмотреть и управлять всеми запланированными отчётами, перейдите в Отчёты > Кастомный и нажмите Запланированные отчёты.
Далее вы сможете:
Просматривать все расписания в одном списке (название расписания, отчёт, создатель, время последней отправки и активность).
Включать или выключать расписание с помощью переключателя Активный.
Нажмите на расписание, чтобы открыть его детали и:
Проверить получателей и время отправки.
Нажать Запустить сейчас, чтобы отправить отчёт немедленно.
Использовать меню трёх точек (⋯) для Редактировать или Удалить расписание и получателей.
