⚠️ Доступно с любой из следующих подписок: Standard или Professional
База знаний - это единое хранилище всех знаний, документов, регламентов и рекомендаций компании, где сотрудники могут найти всю необходимую для работы информацию. Базы знаний особенно полезны для компаний с удалёнными сотрудниками, а также для быстроразвивающихся компаний. PeopleForce предоставляет раздел База знаний для организации контента по категориям и подкатегориям, создания и редактирования статей, сохранения черновиков, публикации обновлений и просмотра истории версий при необходимости.
Включение базы знаний для всей компании
Если вы не видите раздел База знаний в боковом меню, сначала нужно включить его в Настройки > Общие > Core HR.
Предоставление доступа для управления Базой знаний
По умолчанию администраторы имеют полный доступ к Базе знаний. Чтобы все сотрудники могли открывать и использовать Базу знаний, убедитесь, что для их роли включено разрешение Доступ к базе знаний в разделе Настройки → Роли и права доступа.
Если вы хотите, чтобы некоторые пользователи могли создавать и управлять категориями и статьями, включите для их роли также опцию «Создавать все статьи и категории в компании и управлять ими». Пользователи без этого разрешения могут только просматривать контент базы знаний, доступный именно им.
Разрешение «Создавать статьи и категории, которыми с ними поделились, и управлять ими» позволяет пользователям создавать, редактировать и упорядочивать содержимое базы знаний, но только в пределах элементов, которыми с ними явно поделились.
Организация структуры Базы знаний
Контент базы знаний организуется с помощью категорий. Вы можете создавать как основные категории, так и подкатегории, чтобы информация оставалась понятной и удобной для навигации. Такая структура полезна, когда в вашей компании много статей и вы хотите сгруппировать их по темам. Например, можно создать основную категорию, такую как Правила офиса, и добавить в неё подкатегории или статьи для более конкретных тем, таких как Учёт отсутствий, Правила удалённой работы или Политика защиты данных.
Чтобы добавить новую категорию или подкатегорию:
Откройте Базу знаний в левом меню.
Откройте вкладку Управление категориями.
Нажмите + Добавить категорию.
В открывшейся форме заполните данные категории:
Введите название категории.
Выберите эмодзи для визуальной идентификации категории.
Выберите родительскую категорию, если хотите создать подкатегорию. Оставьте это поле пустым, если хотите создать категорию верхнего уровня. Используйте категории верхнего уровня для широких тем, а подкатегории - для более узких.
При необходимости добавьте краткое описание.
В разделе Назначено добавьте условия, если необходимо, чтобы эта категория была доступна только определённым группам сотрудников. Доступные варианты:
Все — включает всех сотрудников
Конкретные люди — включает только сотрудников, соответствующих выбранным условиям
👉 По умолчанию статьи в этой категории применяются только к сотрудникам со статусом цикла работы Работающие и тем, кого вы выбрали в условиях назначения.
Нажмите Сохранить.
После создания категории появятся в списке управления категориями. Вы можете менять их порядок с помощью перетаскивания, располагая их в нужной последовательности.
Создание и управление статьями
Выберите категорию, в которой хотите разместить статью.
Создайте статью одним из следующих способов:
нажмите + Добавить статью в правом верхнем углу страницы, или
нажмите значок плюса рядом с названием категории на боковой панели, чтобы создать статью непосредственно в этой категории.
Введите заголовок статьи.
Добавьте содержимое статьи в редакторе. Статьи Базы знаний используют блочный редактор, который позволяет создавать контент более структурированным способом. Чтобы добавить новый блок контента, введите / и выберите нужный элемент из списка.
При необходимости нажмите Добавить обложку, чтобы загрузить изображение обложки. Обложка помогает визуально выделить статью в Базе знаний.
Проверьте статус статьи. Новые статьи создаются в статусе Черновик, поэтому вы можете подготовить контент, и он не будет виден сотрудникам до публикации.
Нажмите Опубликовать, когда статья будет готова, чтобы сделать её доступной в Базе знаний.
Вернитесь к статье позже, если нужно продолжить редактирование. Чтобы обновить содержимое статьи, нажмите Редактировать в правом верхнем углу. Вы также можете открыть меню с тремя точками, чтобы использовать дополнительные действия, такие как Назначено для для управления доступом к статье, Печать статьи или Удалить, если она больше не нужна.
В списке статей вы также можете менять их порядок перетаскиванием, чтобы расположить их в нужной последовательности внутри категории.
Отслеживание активности статьи и просмотр изменений
Статьи Базы знаний включают инструменты, которые помогают отслеживать использование контента и просматривать изменения с течением времени. Для опубликованных статей доступно отслеживание посещений, что помогает понять, открывают ли сотрудники контент и используют ли его. Это может быть полезно при анализе того, какие статьи активно используются, а каким может понадобиться лучшая видимость или более понятные заголовки.
Каждая статья также включает историю версий. Откройте статью и нажмите значок истории в правом верхнем углу. Откроется боковая панель со списком сохранённых версий.
Для каждой версии можно просмотреть:
дату и время сохранения;
автора, внесшего изменения;
какая версия отмечена как Текущая.
Когда вы выбираете версию на панели, её содержимое открывается в режиме предварительного просмотра, чтобы вы могли увидеть, как статья выглядела в тот момент. При необходимости вы можете восстановить более раннюю версию, чтобы вернуться к предыдущему содержимому или вернуть более ранние изменения.
