⚠️ Доступно с любой из следующих подписок: Standard или Professional
После того, как вы настроили событие-триггер, следующим шагом будет добавление к нему задач. Чтобы начать, нажмите на иконку "+" в поле триггера и выберите то, что вы хотите добавить. Вот некоторые из доступных вариантов:
Создать задачу: задайте конкретные задачи, которые необходимо выполнить в рамках воркфлоу.
Запросить форму: предложите сотрудникам заполнить форму, например для сбора личных данных, обновления информации в профиле или отправки запроса на изменение.
Запросить цикличный опрос: автоматизируйте сбор обратной связи на ключевых этапах работы сотрудника с помощью цикличных опросов.
Запросить цикличную оценку: автоматически запускайте цикличную оценку для сотрудника на соответствующем этапе его работы в компании.
Отправить письмо: автоматизируйте отправку электронных писем определённым людям или группе сотрудников.
Отправить приглашение в систему: автоматически отправляйте приглашение в систему.
Создать документ: настройте автоматическое создание определённых документов, например предложений о работе, договоров или отчётов.
Загрузить документ: загрузите документы, одинаковые для всех сотрудников, например соглашения о неразглашении или политики, и автоматизируйте их подписание в рамках воркфлоу.
Отправить вебхук: настройте взаимодействие с внешними приложениями или сервисами с помощью вебхуков.
Запустить воркфлоу: автоматически запускайте другой воркфлоу в рамках текущего.
Создать событие в календаре: автоматически планируйте событие в календаре для сотрудника и выбранных гостей на определённом этапе воркфлоу.
⏰ Автоматические воркфлоу запускаются один раз в день в 10:00 в соответствии с часовым поясом профиля пользователя.
Как создать задачу
Как создать задачу
Перейдите в раздел "Воркфлоу" и нажмите "+ Новый воркфлоу", чтобы начать его создание или выберите уже созданный для редактирования.
Если вы создаете новый воркфлоу, введите его название, описание и установите триггер.
Чтобы добавить действие к воркфлоу, нажмите на иконку "+" в поле триггера и выберите опцию "Создать задачу".
Во вкладке Общая информация введите название, которое четко описывает, что должен сделать ответственный за задачу.
В поле Срок укажите время на выполнение задачи. Например, руководителю нужно запланировать встречу 1 на 1 с новым сотрудником в течение двух дней.
Добавьте описание с инструкциями для ответственного. Вы можете использовать переменные, чтобы включить информацию о сотруднике, для которого запускается воркфлоу, например его имя, должность или руководителя. Прикрепите файлы или добавьте ссылки, необходимые для выполнения задачи.
В разделе Кто должен выполнить задачу? выберите, как будет создана задача для выбранных сотрудников:
Общая: Создайте одну общую задачу для нескольких сотрудников. Любой из назначенных ответственных может взять ее в работу и выполнить.
Личные копии: Создайте отдельную копию задачи для каждого ответственного, чтобы каждый выполнил ее самостоятельно. Так вы сможете назначить одинаковую задачу нескольким сотрудникам без необходимости создавать каждую копию вручную.
В разделе Выберите ответственных укажите способ выбора сотрудников, которые получат задачу. Режим Простой позволяет выбрать одного или нескольких сотрудников по имени либо на основе их связи с сотрудником, для которого запускается воркфлоу. Он доступен как для варианта Общая, так и для Личные копии.
Нажмите Добавить переменную, чтобы выбрать ответственного на основе его связи с сотрудником:
Выбранный сотрудник: Сотрудник, для которого запускается воркфлоу.
Руководитель, Менеджер руководителя или Менеджер 3-го уровня: Руководитель на соответствующем уровне иерархии сотрудника.
Менеджер команды: Руководитель или руководители команд, в которые входит сотрудник.
Менеджер департамента: Руководитель департамента сотрудника.
Пользовательское поле, в котором указан другой сотрудник, например ответственный HR-менеджер или наставник. Поддерживаемые поля со ссылками на сотрудников из профилей сотрудников и настроек департаментов отображаются в одном списке. Подробнее читайте в нашем руководстве по пользовательским полям сотрудников.
Чтобы выбрать сотрудника по имени, нажмите Конкретный человек. В одном действии можно сочетать конкретных сотрудников и переменные.
Например, выберите Руководитель и Менеджер команды, а также вариант Личные копии, чтобы руководитель сотрудника и каждый руководитель команды получили собственную задачу — запланировать встречу с новым сотрудником.
Режим Расширенный позволяет выбирать ответственных по условиям, например по департаменту, должности или локации. Он доступен для задач с вариантом Общая.
Нажмите Добавить условие, выберите поле и задайте критерии. При объединении нескольких условий выберите вариант в разделе Оператор:
И: Сотрудники должны соответствовать всем условиям.
Или: Сотрудники должны соответствовать хотя бы одному условию.
Например, выберите Общая и добавьте условие для HR-департамента, чтобы создать задачу, которую сможет выполнить любой сотрудник этого департамента.
⚠️ Общую задачу можно назначить максимум 30 ответственным. Если выбранным критериям соответствуют более 30 человек, задачу получат только первые 30 в алфавитном порядке. Остальные сотрудники не будут включены.
При необходимости включите Разрешить переназначение задачи, если ответственный за задачу в нерабочем отпуске и выберите сотрудника в поле Заместитель. Если ответственный отсутствует на момент создания задачи, она будет назначена выбранному заместителю.
Откройте вкладку Условия и триггер. В разделе К кому это относится выберите, для каких сотрудников должно запускаться действие:
Все: Действие применяется ко всем сотрудникам, включенным в воркфлоу.
Конкретные люди: Нажмите Добавить условие и определите, к каким сотрудникам должно применяться действие. Система покажет, сколько человек соответствует выбранным критериям.
Эти условия определяют, для кого запускается действие. Настройки ответственных на вкладке Общая информация определяют, кто выполняет задачу. Например, вы можете применять действие только к новым сотрудникам в определенной локации, а созданные задачи назначать их руководителям.
В разделе Когда следует запускать эту задачу укажите, когда задача должна начаться относительно запуска воркфлоу. Например, настройте ее начало через один день после запуска воркфлоу.
Нажмите Сохранить, чтобы добавить действие по созданию задачи в воркфлоу.
Использование заполнителей в описаниях заданий
Использование заполнителей в описаниях заданий
При написании описаний задач используйте заполнители - сгенерированные платформой подсказки с полезной информацией, например, ФИО сотрудника, должность, имя руководителя, отдел и т.д.
Это сэкономит ваше время, поскольку вам не придется искать эту информацию отдельно при написании текста.
Улучшение заданий с помощью мультимедиа и ссылок
Улучшение заданий с помощью мультимедиа и ссылок
Создавая задания, вы можете гибко наполнять их различными типами контента. Вы можете добавлять ссылки на важную информацию, вставлять изображения, загружать файлы и даже делиться видеозаписями учебных семинаров.
