Перейти до основного контенту

Налаштуйте цикли платіжних відомостей

Дізнайтеся, як створити цикл пейролів і налаштувати його графік, правила оплати, валюти та параметри обробки

Цикл платіжної відомості (пейролу) - це повторюване налаштування, яке визначає, як і коли вибраній групі людей здійснюються виплати. Він об’єднує правила, необхідні PeopleForce для організації обробки пейролу для цієї групи: хто входить до циклу, як часто обробляється пейрол, коли починається кожен період, до якого моменту потрібно подати зміни та коли працівники отримують виплати.

Цикли пейролів також визначають, як мають виконуватися окремі розрахунки. Залежно від ваших налаштувань можна визначити пропорційний розрахунок для неповних періодів, правила компенсації щорічної відсутності, базову валюту платіжної відомості та курси валют, а також режим обробки. Це дає змогу використовувати різні графіки пейролу для різних груп людей.

Наприклад, один цикл пейролів можна використовувати для працівників, яким виплати здійснюються щомісяця, а інший - для працівників зі щотижневими виплатами, виплатами раз на два тижні або двічі на місяць.

Після створення циклу пейролів PeopleForce використовує його налаштування для створення запусків пейролу для окремих періодів. Отже, цикл пейролів є повторюваною основою для обробки пейролу, а кожен запуск пейролу відповідає конкретному періоду, який обробляється відповідно до налаштувань цього циклу.

Як відкрити налаштування циклу пейролів

  1. Перейдіть до "Платіжна відомість" > "Цикли пейролів".
    ​

  2. Натисніть "+ Звичайний цикл".
    ​

  3. Налаштування циклу складається із шести кроків: "Деталі" → "Періодичність" → "Правила оплати" → "FX" → "Режим" → "Перегляд". Заповніть кожен крок і натискайте "Далі", щоб перейти до наступного.
    ​

Налаштуйте крок "Деталі"

У кроці "Деталі" укажіть назву циклу пейролів і визначте, хто має бути до нього включений:

  1. Введіть назву циклу в полі "Назва циклу".

  2. У розділі "Люди" виберіть, кого потрібно включити до циклу пейролів:

    1. "Конкретні люди" — включити лише людей, які відповідають заданим умовам;

    2. "Усі" — включити всіх людей.

  3. Якщо вибрано "Конкретні люди", додайте умови, які визначатимуть, хто має входити до циклу. Наприклад, лише працівники з повною зайнятістю. PeopleForce відображає кількість людей, які наразі відповідають вибраним умовам, щоб ви могли перевірити склад групи перед продовженням.

  4. Натисніть "Далі", щоб перейти до наступного кроку.
    ​

Налаштуйте крок "Періодичність"

У кроці "Періодичність" визначте, коли починається цикл пейролів, як часто працівники отримують виплати та які дати керують кожним періодом:

  1. Виберіть "Дату початку циклу" - календарну дату, з якої починається перший період пейролу. Дата початку циклу встановлюється під час його створення і не може бути змінена після цього.

  2. Виберіть, як часто працівники мають отримувати виплати:

    1. "Щотижня" — 52 рази на рік;

    2. "Раз на два тижні" — 26 разів на рік;

    3. "Двічі на місяць" — 24 рази на рік;

    4. "Щомісяця" — 12 разів на рік.
      ​

  3. Налаштуйте графік пейролу. Доступні поля залежать від обраної періодичності.
    Для циклів "Щотижня" та "Раз на два тижні":

    1. "Дата початку періоду" — виберіть день тижня, з якого регулярно починатиметься кожен період заробітку. Від цього дня враховуються відвідуваність, робочі години та компенсація. Наприклад, для циклу раз на два тижні це день, з якого починається кожен новий двотижневий період заробітку.

    2. "День відсічення" — визначте кінцевий термін для змін, погоджень або подань, які мають бути включені до відповідного запуску пейролу.

    3. "День оплати" — визначте, коли працівники отримуватимуть виплату відносно початку циклу.

    4. "Обробка дня оплати, що припадає на неробочий день" — виберіть, як потрібно змінювати дату виплати, якщо вона припадає на вихідний або святковий день, наприклад, переносити її на перший робочий день перед запланованою датою.

    5. "Випадок оплати компенсації" — виберіть, у який випадок у межах періоду пейролу потрібно виплачувати повторювану та змінну компенсацію.

    6. "Місяць оплати щорічної компенсації" — виберіть місяць, у якому потрібно виплачувати щорічну додаткову повторювану компенсацію. Цей параметр застосовується лише до додаткової повторюваної компенсації з частотою "Щорічно" та визначає, до якого запуску пейролу PeopleForce має включити таку компенсацію. Наприклад, якщо річний бонус за 2026 рік має бути виплачений в лютому 2027 року, виберіть лютий як місяць оплати щорічної компенсації.
      ​


    Для циклу "Двічі на місяць" налаштуйте два періоди заробітку та дві дати виплати в межах кожного місяця:

    1. "Початок 1-го періоду" — визначте, коли починається перший період заробітку. Залежно від налаштувань він може починатися першого дня місяця або одразу після виплати за другий період.

    2. "Кінець 1-го періоду" — визначте, коли завершується перший період заробітку.

    3. "1-й день оплати" — установіть дату виплати для першого періоду.

    4. "2-й день оплати" — установіть дату виплати для другого періоду.

    5. "День відсічення P1" — визначте, за скільки днів до першого дня оплати потрібно завершити зміни, погодження або подання.

    6. "День відсічення P2" — визначте відповідний кінцевий термін для другого дня оплати.

    7. "Обробка дня оплати, що припадає на неробочий день" — виберіть, як потрібно змінювати дати виплат, якщо вони припадають на вихідний або святковий день.

    8. "Місяць оплати щорічної компенсації" — визначте, коли щорічну додаткову повторювану компенсацію потрібно включати до пейролу.
      ​

    Для циклу "Щомісяця":

    1. у полі "День оплати" укажіть день місяця, коли працівники мають отримувати виплату;

    2. у полі "Місяць" виберіть, чи має виплата здійснюватися в поточному або наступному місяці;

    3. установіть "День відсічення" як кількість днів до дня оплати, до якого мають бути завершені всі зміни, погодження або подання;

    4. налаштуйте "Обробку дня оплати, що припадає на неробочий день", щоб визначити, як змінювати дату виплати, якщо вона припадає на вихідний або святковий день;

    5. виберіть "Місяць оплати щорічної компенсації", якщо цикл містить додаткову повторювану компенсацію з частотою "Щорічно".
      ​

  4. Перевірте "Попередній перегляд графіка" праворуч. Календар оновлюється під час налаштування циклу та допомагає перевірити, як вибрані параметри впливають на майбутні дати пейролу. Залежно від налаштувань у попередньому перегляді позначаються:

    1. "Дата оплати";

    2. "Відсічення платіжної відомості";

    3. "Щомісячна комп.";

    4. "Щоквартальна комп.";

    5. "Піврічна комп.";

    6. "Щорічна комп.".

    Використовуйте попередній перегляд, щоб переконатися, що дати виплат, дні відсічення та випадки виплати компенсації припадають на очікувані дати.

  5. Натисніть "Далі", щоб перейти до кроку "Правила оплати".

Налаштуйте крок "Правила оплати"

На кроці "Правила оплати" визначте, як PeopleForce розраховує оплату за неповні періоди пейролу та компенсацію щорічної відсутності.

  1. У розділі "Пропорційний розрахунок" виберіть метод розрахунку виплати, якщо працівник має право на оплату лише за частину періоду.

    💡 Пропорційний розрахунок може застосовуватися, наприклад, якщо працівник:

    • приєднався до компанії протягом періоду пейролу;

    • звільнився протягом періоду пейролу;

    • отримав зміну заробітної плати посеред періоду пейролу.


    Виберіть один із таких методів:

    1. "Календарні дні" — частка виплати розраховується на основі всіх календарних днів у періоді. Наприклад, якщо у квітні 30 календарних днів, а працівник має право на оплату за 20 днів, він отримає 20 ÷ 30 = 66,7% відповідної виплати.

    2. "Робочі дні" — частка виплати розраховується на основі робочих, а не всіх календарних днів. Наприклад, якщо в місяці 22 робочі дні, а працівник має право на оплату за 15 із них, він отримає 15 ÷ 22 = 68,2% відповідної виплати.

      💡 Якщо вибрано "Робочі дні", PeopleForce також враховує фактичні налаштування робочих днів працівника. Спочатку система визначає робочі дні у відповідному місяці. Кількість робочих днів може зменшуватися через святкові дні, якщо для локації працівника призначено політику свят.

      Після цього PeopleForce враховує графік роботи працівника, зокрема дні тижня, у які він працює, і кількість робочих годин, призначених на ці дні.

      Наприклад, якщо графік роботи працівника містить лише понеділки по 8 робочих годин, PeopleForce визначає, скільки понеділків припадає на відповідний місяць, і враховує ці заплановані години під час визначення очікуваного робочого часу працівника.

  2. У розділі "Щорічна відсутність" виберіть метод, який використовуватиметься для визначення денної ставки компенсації щорічної відсутності:

    1. "Ставка за робочий день" — використовується поточна ставка працівника за день без усереднення попередніх заробітків;

    2. "Середнє за період заробітку" — денна ставка розраховується на основі прийнятих заробітків і робочих днів за вибраний історичний період.
      ​

  3. Якщо вибрано "Середнє за період заробітку", налаштуйте додаткові параметри розрахунку:

    1. "Період ретроспективного перегляду" — виберіть період, який використовуватиметься для розрахунку середнього, наприклад 3, 6 або 12 місяців.

    2. У розділі "Базова компенсація" виберіть, як потрібно враховувати базову компенсацію працівника:

      1. "Поточна ставка" — використовується поточна ставка працівника, навіть якщо протягом періоду ретроспективного перегляду вона була іншою;

      2. "Середня ставка" — використовується ставка, яка діяла кожного дня періоду ретроспективного перегляду, тому враховуються зміни ставки протягом цього періоду.

    3. У розділі "Додаткова компенсація" виберіть, чи потрібно враховувати додаткову компенсацію під час розрахунку середнього:

      1. "Виключено" — враховується лише базова компенсація. Додаткова компенсація ігнорується;

      2. "Включено" — вибрані компоненти додаткової компенсації додаються до середнього.

  4. Якщо вибрано "Включено", у полі "Додаткова компенсація включена" виберіть потрібні компоненти. Саме вибрані компоненти визначають, які додаткові заробітки братимуть участь у розрахунку середнього.
    ​

  5. Натисніть "Далі", щоб перейти до кроку "FX".

Налаштуйте крок "FX"

У кроці "FX" визначте основну валюту циклу пейролів і спосіб зазначення обмінних курсів, якщо компенсація використовується в інших валютах.

  1. У полі "Базова валюта платіжної відомості" виберіть основну валюту циклу пейролів.

  2. У розділі "Джерело курсу FX" виберіть спосіб отримання обмінних курсів. Наразі доступний лише варіант "Вручну".

  3. У розділі "Додаткові валюти" натисніть "+", щоб додати валюти, необхідні для циклу.

  4. Для кожної додаткової валюти введіть її курс відносно вибраної базової валюти платіжної відомості. Уведені вручну курси FX продовжують застосовуватися до майбутніх запусків пейролу, доки їх не буде змінено вручну.
    ​

  5. Натисніть "Далі", щоб перейти до наступного кроку.

Налаштуйте крок "Режим"

У кроці "Режим" виберіть, як мають оброблятися виплати в межах циклу пейролів.

  1. Виберіть один із доступних режимів:

    1. "Платіжна відомість" — стандартна обробка платіжної відомості з воркфлоу схвалення;

    2. "Виставлення рахунків-фактур" — обробка пейролу на основі рахунків-фактур для підрядників і агентств.

  2. Якщо вибрано "Платіжна відомість", перейдіть до наступного кроку.

  3. Якщо вибрано "Виставлення рахунків-фактур", налаштуйте "Налаштування завершення циклу", щоб визначити, чи потрібно отримати й схвалити всі рахунки-фактури до завершення циклу:

    1. "Вимагати всі рахунки-фактури перед завершенням" — цикл не можна позначити як завершений, доки всі рахунки-фактури підрядників не буде отримано та схвалено.

    2. "Дозволити завершення без усіх рахунків-фактур" — цикл можна позначити як завершений, навіть якщо деякі рахунки-фактури все ще очікуються або відсутні. Незавершені рахунки-фактури буде позначено, але вони не блокуватимуть завершення циклу.
      ​

  4. Виберіть "Метод керування рахунками-фактурами":

    1. "Самостійне подання" — працівники або менеджери подають рахунки-фактури безпосередньо через PeopleForce. Для цього методу налаштуйте:

      1. шаблон електронного листа зі зведенням виплати;

      2. кінцевий термін подання рахунку-фактури;

      3. нагадування про подання;

      4. перевірку за допомогою AI.

    2. "Автоматично згенерований рахунок-фактура" — PeopleForce автоматично створює рахунки-фактури на основі умов контракту. Для цього методу налаштуйте:

      1. шаблон електронного листа для підтвердження рахунку-фактури;

      2. кінцевий термін підтвердження рахунку-фактури;

      3. нагадування про підтвердження;

      4. параметри схвалення;

      5. перевірку за допомогою AI.
        У параметрах схвалення виберіть потрібний метод підтвердження:

      6. простий підпис;

      7. розширений електронний підпис;

      8. підпис не потрібен.

    3. "Ручне завантаження" — фінансова команда вручну завантажує файли рахунків-фактур від імені підрядників для кожного циклу пейролів.

  5. Натисніть "Далі", щоб перейти до кроку "Перегляд".

Перегляньте створений цикл

У кроці "Перегляд" зібрано налаштування з усіх попередніх кроків, щоб ви могли перевірити повну конфігурацію пейролу перед створенням циклу.

  1. Перевірте налаштовані:

    1. деталі циклу та включених людей;

    2. періодичність і графік пейролу;

    3. правила оплати;

    4. налаштування FX;

    5. режим обробки.

  2. Якщо потрібно щось змінити, поверніться до відповідного кроку та оновіть налаштування.

  3. Коли всі дані правильні, натисніть "Зберегти".
    ​

Після створення циклу пейролів PeopleForce автоматично створює запуски пейролу відповідно до його графіка:

  • один запуск пейролу створюється зі статусом "В процесі";

  • від одного до чотирьох майбутніх запусків створюються заздалегідь зі статусом "Чернетка".

Кількість майбутніх запусків зі статусом "Чернетка" залежить від вибраної періодичності пейролу.
​

Перегляд і керування циклами пейролів

Переглянути всі цикли пейролів можна в розділі "Платіжна відомість" > "Цикли пейролів".

У верхній частині сторінки відображаються:

  • "Активні цикли" — кількість активних циклів пейролів;

  • "Архівовані цикли" — кількість архівованих циклів пейролів;

  • "Непризначені люди" — кількість людей, які наразі не включені до жодного циклу пейролів.

Щоб керувати наявним циклом пейролів, натисніть меню "•••" поруч із ним і виберіть одну з доступних дій:

  • "Редагувати" — відкрити цикл пейролів і оновити його налаштування;

  • "Створити копію" — створити копію наявного циклу, яку можна використати як основу для нового циклу;

  • "Архівувати" — перемістити цикл зі списку активних до архіву.

Використовуйте вкладки "Активна" та "Архівні", щоб перемикатися між відповідними циклами.

Також можна скористатися "Пошуком" і "Додати фільтр", налаштувати відображення стовпців за допомогою "Налаштування вигляду" та експортувати дані через "Експортувати в".
​

Схожі статті
Ви отримали відповідь на своє запитання?