Перейти до основного контенту

Налаштуйте цикли платіжних відомостей

Дізнайтеся, як створити цикл пейролу та налаштувати його графік, правила оплати, валюти та параметри обробки.

Цикл пейролу — це повторюване налаштування розрахунку зарплати, яке визначає, як і коли отримує оплату певна група людей. Він обʼєднує правила, потрібні PeopleForce для обробки зарплати цієї групи: хто входить до циклу, як часто обробляється зарплата, коли починається кожен період, до якого терміну потрібно подати зміни та коли працівники отримують оплату.

У циклі пейролу також задається, як виконувати певні розрахунки. Залежно від ваших потреб можна налаштувати пропорційний розрахунок за неповні періоди, правила оплати щорічної відпустки, базову валюту та обмінні курси, а також режим обробки. Так можна вести різні графіки виплат для різних груп людей. Наприклад, один цикл може бути для працівників зі щомісячною оплатою, а інший — для тих, хто отримує оплату щотижня, раз на два тижні або двічі на місяць.

Після створення циклу PeopleForce за його налаштуваннями формує розрахунки за окремі періоди. Тобто цикл — це повторювана основа для обробки зарплати, а кожен розрахунок — конкретний період, оброблений за цими правилами.

Перш ніж почати

Щоб налаштовувати цикли пейролу та керувати ними, потрібно бути адміністратором або мати роль із правом Керувати розрахунком заробітної плати. Це ж право дає доступ і до розрахунків.

📌 Докладніше див. у статті Створення ролі для фахівця із заробітної плати.

Як відкрити налаштування циклу пейролів

  1. Перейдіть до "Платіжна відомість" > "Цикли пейролів".
    ​

  2. Натисніть "+ Звичайний цикл".
    ​

  3. Налаштування циклу складається із шести кроків: "Деталі" → "Періодичність" → "Правила оплати" → "FX" → "Режим" → "Перегляд". Заповніть кожен крок і натискайте "Далі", щоб перейти до наступного.
    ​

    ​

Налаштуйте крок "Деталі"

У кроці "Деталі" укажіть назву циклу пейролів і визначте, хто має бути до нього включений:

  1. Введіть назву циклу в полі "Назва циклу".

  2. У розділі "Люди" виберіть, кого потрібно включити до циклу пейролів:

    1. "Конкретні люди" — включити лише людей, які відповідають заданим умовам;

    2. "Усі" — включити всіх людей.

  3. Якщо вибрано "Конкретні люди", додайте умови, які визначатимуть, хто має входити до циклу. Наприклад, лише працівники з повною зайнятістю. PeopleForce відображає кількість людей, які наразі відповідають вибраним умовам, щоб ви могли перевірити склад групи перед продовженням.

  4. Натисніть "Далі", щоб перейти до наступного кроку.
    ​

    ​

Налаштуйте крок "Періодичність"

У кроці "Періодичність" визначте, коли починається цикл пейролів, як часто працівники отримують виплати та які дати керують кожним періодом:

  1. Виберіть "Дату початку циклу" - календарну дату, з якої починається перший період пейролу. Дата початку циклу встановлюється під час його створення і не може бути змінена після цього.

  2. Виберіть, як часто працівники мають отримувати виплати:

    1. "Щотижня" — 52 рази на рік;

    2. "Раз на два тижні" — 26 разів на рік;

    3. "Двічі на місяць" — 24 рази на рік;

    4. "Щомісяця" — 12 разів на рік.
      ​

      ​

  3. Налаштуйте графік пейролу. Доступні поля залежать від обраної періодичності.
    Для циклів "Щотижня" та "Раз на два тижні":

    1. Дата початку періоду — день тижня, у який відкривається кожен період нарахування. Відвідуваність, робочі години та компенсація рахуються з цього дня. Для циклу «Раз на два тижні» це день, з якого починається кожен новий двотижневий період.

    2. День відсічення — крайній термін для змін, схвалень чи подань, які мають потрапити до відповідного розрахунку.

    3. День оплати — коли працівники отримують оплату відносно початку циклу.

    4. Обробка дня оплати, що припадає на неробочий день — як переносити дату оплати, якщо вона припадає на вихідний або свято, наприклад на Перший робочий день до запланованої дати.

    5. Випадок оплати компенсації — у який розрахунок періоду виплачувати регулярну та змінну компенсацію.

    6. Місяць оплати щорічної компенсації — місяць, у якому виплачується додаткова регулярна компенсація з періодичністю «Щорічно». Він визначає, до якого розрахунку потрапить ця компенсація. Наприклад, якщо річний бонус за 2026 рік треба виплатити в лютому 2027 року, оберіть Лютий.
      ​

    Для циклу "Двічі на місяць" налаштуйте два періоди заробітку та дві дати виплати в межах кожного місяця:

    1. Початок 1-го періоду — коли починається перший період: 1-ше число місяця або Після 2-ї оплати.

    2. Завершення 1-го періоду — коли закінчується перший період.

    3. 1-й день оплати — дата оплати за перший період.

    4. 2-й день оплати — дата оплати за другий період.

    5. День відсічення P1 — за скільки днів до 1-го дня оплати мають бути завершені зміни, схвалення чи подання.

    6. День відсічення P2 — такий самий термін для 2-го дня оплати.

    7. Обробка дня оплати, що припадає на неробочий день — як переносити дати оплати, що припадають на вихідні або свята.

    8. Місяць оплати щорічної компенсації — коли додавати щорічну додаткову регулярну компенсацію до розрахунку.
      ​

      ​

    Для циклу "Щомісяця":

    1. Вкажіть День оплати — число місяця, коли працівники отримують оплату.

    2. У полі Місяць оберіть, коли виплачувати: Поточний місяць або Наступний місяць.

    3. Вкажіть День відсічення — за скільки днів до дня оплати мають бути завершені зміни, схвалення чи подання.

    4. Налаштуйте Обробку дня оплати, що припадає на неробочий день.

    5. Якщо цикл містить додаткову регулярну компенсацію з періодичністю «Щорічно», оберіть Місяць оплати щорічної компенсації.
      ​

  4. Перевірте "Попередній перегляд графіка" праворуч. Календар оновлюється під час налаштування циклу та допомагає перевірити, як вибрані параметри впливають на майбутні дати пейролу. Залежно від налаштувань у попередньому перегляді позначаються:

    1. "Дата оплати";

    2. "Відсічення платіжної відомості";

    3. "Щомісячна комп.";

    4. "Щоквартальна комп.";

    5. "Піврічна комп.";

    6. "Щорічна комп.".

    Використовуйте попередній перегляд, щоб переконатися, що дати виплат, дні відсічення та випадки виплати компенсації припадають на очікувані дати.

  5. Натисніть "Далі", щоб перейти до кроку "Правила оплати".

Налаштуйте крок "Правила оплати"

На кроці "Правила оплати" визначте, як PeopleForce розраховує оплату за неповні періоди пейролу та компенсацію щорічної відсутності.

  1. У розділі Пропорційний розрахунок оберіть метод розрахунку оплати, коли працівник має право лише на частину періоду.

    💡 Пропорційний розрахунок може застосовуватися, наприклад, якщо працівник:

    • приєднався до компанії протягом періоду пейролу;

    • звільнився протягом періоду пейролу;

    • отримав зміну заробітної плати посеред періоду пейролу.

    Оберіть один із методів:

    • Календарні дні — частка до оплати рахується за всіма календарними днями періоду. Наприклад, якщо в квітні 30 днів, а працівник має право на 20 з них, він отримає 20 ÷ 30 = 66,7% відповідної оплати.

    • Робочі дні — частка до оплати рахується за робочими днями. Наприклад, якщо в місяці 22 робочі дні, а працівник має право на 15 з них, він отримає 15 ÷ 22 = 68,2% відповідної оплати.

    💡 Якщо обрано Робочі дні, PeopleForce враховує фактичний графік працівника. Спочатку система визначає робочі дні в місяці. Святкові дні можуть зменшити їхню кількість, якщо до локації працівника привʼязана політика свят.

    Потім PeopleForce враховує графік роботи працівника: дні тижня, коли він працює, і кількість годин у ці дні. Наприклад, якщо у графіку працівника лише понеділки по 8 годин, PeopleForce перевіряє, скільки понеділків у місяці, і враховує ці години під час визначення очікуваного робочого часу.

  2. У розділі Щорічна відсутність оберіть, як визначати денну ставку для оплати щорічної відпустки:

    • Ставка за робочий день — поточна денна ставка працівника без усереднення попередніх заробітків.

    • Середнє за період заробітку — денна ставка розраховується діленням зарахованих заробітків на робочі дні за обраний період у минулому.

    💡 Робочі дні тут — це дні, які працівник фактично відпрацював. Оплачувані неробочі відсутності та святкові дні не враховуються.

  3. Якщо обрано Середнє за період заробітку, налаштуйте додаткові параметри:

    • Розрахунковий період — період для розрахунку середнього, наприклад 3, 6 або 12 місяців.

    • Базова компенсація — як враховувати базову компенсацію:

      • Поточна ставка — поточна ставка працівника, навіть якщо в розрахунковому періоді вона була іншою;

      • Середня ставка — ставка, що діяла в кожен день розрахункового періоду, тож враховуються всі зміни за цей час.

    • Додаткова компенсація — чи враховувати додаткову компенсацію в середнє:

      • Виключено — враховується лише базова компенсація;

      • Включено — обрані елементи додаткової компенсації додаються до середнього.

  4. Якщо обрано Включено, виберіть потрібні компоненти в полі Додаткова компенсація включена. Саме вони визначають, які додаткові заробітки враховуються в середнє.
    ​

    ⚠️ Точність середнього залежить від даних, які є в PeopleForce. Якщо розрахунковий період — 6 місяців, а дані є лише за 3, будуть використані тільки ці 3 місяці.

  5. Натисніть Далі, щоб перейти до кроку "Валютний курс".​

Налаштуйте крок "FX"

На цьому кроці задайте основну валюту циклу та спосіб отримання обмінних курсів, якщо компенсація вказана в інших валютах.

  1. У полі Базова валюта платіжної відомості оберіть основну валюту циклу.

  2. У полі Джерело курсу FX оберіть, як отримувати курси:

    • Вручну — ви вводите курс для кожної валюти самостійно;

    • Банківський фід — курси автоматично отримуються від центрального банку.

  3. Якщо обрано Вручну, додайте потрібні валюти кнопкою + і вкажіть курс кожної до базової валюти. Введені вручну курси застосовуються до наступних розрахунків, доки ви їх не зміните.
    ​

  4. Якщо обрано Банківський фід, виберіть Постачальника обмінних курсів. Постачальник залежить від базової валюти: для кожної валюти є один центральний банк, який публікує її курси.
    ​

💡 Якщо жоден банк не публікує курси у вашій базовій валюті, варіант Банківський фід недоступний і потрібно використовувати Вручну.


💡 Банки публікують курси раз на день у робочі дні. З Банківським фідом курси оновлюються автоматично та фіксуються після затвердження розрахунку. Повернутися до режиму Вручну можна будь-коли.

5. Натисніть Далі.

Налаштуйте крок "Режим"

На цьому кроці оберіть, як оброблятимуться виплати в циклі.

  1. Оберіть один із режимів:

    • Пейрол — стандартна обробка зарплати зі схваленням;

    • Виставлення рахунків-фактур — виплати на основі рахунків-фактур для підрядників і агентств.
      ​

  2. Якщо обрано Пейрол, переходьте до наступного кроку.

  3. Якщо обрано Виставлення рахунків-фактур, у Налаштуваннях завершення циклу визначте, чи мають бути отримані та схвалені всі рахунки-фактури перед завершенням циклу:

    • Вимагати всі рахунки-фактури перед завершенням — цикл не можна позначити як Завершено, доки всі рахунки-фактури підрядників не буде отримано та схвалено;

    • Дозволити завершення без усіх рахунків-фактур — цикл можна завершити, навіть якщо частина рахунків-фактур ще очікує або відсутня. Такі рахунки-фактури буде позначено, але вони не завадять закриттю циклу.
      ​

  4. Оберіть Спосіб управління рахунками-фактурами:

    1. Самостійне подання — працівники або менеджери подають рахунки-фактури безпосередньо в PeopleForce. PeopleForce формує чернетку рахунку-фактури, яку людина може схвалити й підписати або замість неї завантажити власний. Для цього способу налаштуйте:

      • Шаблон ел. пошти зі зведенням оплати

      • Крайній термін подання рахунка-фактури

      • Нагадування про подання

      • Перевірка ШІ

    2. Автоматично згенерований рахунок-фактура — PeopleForce автоматично формує рахунки-фактури на основі умов контракту. Завантажувати власні рахунки-фактури при цьому не можна. Для цього способу налаштуйте:

      • Шаблон ел. пошти з підтвердженням рахунка-фактури

      • Крайній термін підтвердження рахунка-фактури

      • Нагадування про підтвердження

      • Параметри схвалення — спосіб підтвердження: Простий підпис, Розширений електронний підпис або Підпис не потрібен

      • Перевірка ШІ

    3. Ручне завантаження — фінансова команда вручну завантажує файли рахунків-фактур від імені підрядників у кожному циклі.
      ​

      💡 Перевірка ШІ працює, коли рахунок-фактуру завантажено. Вона порівнює проміжний підсумок і загальну суму рахунку-фактури зі значеннями затвердженого розрахунку та підсвічує розбіжності.

  5. Натисніть Далі, щоб перейти до кроку «Перегляд».

Перегляньте створений цикл

На цьому кроці зібрано всі налаштування з попередніх кроків, щоб ви могли перевірити їх перед створенням циклу. Перевірте:

  • деталі циклу та включених людей;

  • періодичність і графік;

  • правила оплати;

  • валютні налаштування;

  • режим обробки.

Якщо щось потрібно змінити, поверніться до відповідного кроку. Якщо все правильно, натисніть Зберегти.

Після створення циклу PeopleForce автоматично створює розрахунки за його графіком:

  • один розрахунок із статусом У процесі;

  • від одного до чотирьох майбутніх розрахунків із статусом Чернетка.

Кількість чернеток, створених заздалегідь, залежить від обраної періодичності.
​

Перегляд і керування циклами пейролів

Перейдіть до Пейрол > Цикли пейролів, щоб побачити всі цикли. Кожен цикл показано у вигляді картки з:

  • назвою циклу;

  • періодичністю виплат, базовою валютою та кількістю людей;

  • режимом обробки: Пейрол або Виставлення рахунків-фактур.

Перемикайтеся між вкладками Активна та Архівні, щоб побачити поточні та архівні цикли. Число біля Активна показує кількість активних циклів.

Над списком можна:

  • звузити список за допомогою фільтрів;

  • знайти цикл за назвою через пошук;

  • налаштувати відображення через Переглянути налаштування;

  • експортувати список через Експортувати до.

Щоб керувати циклом, натисніть меню ••• на його картці та оберіть дію:

  • Редагувати — відкрити цикл і змінити його налаштування. Якщо ви зміните день оплати, день відсічення або дати періоду, PeopleForce покаже, які відкриті розрахунки це зачепить: майбутні розрахунки зі статусом Чернетка буде перебудовано за новим графіком, а розрахунок У процесі перейде на новий період. Його показники не зміняться, доки ви його не синхронізуєте. Фахівець із заробітної плати має підтвердити зміни циклу. Розрахунки зі статусами Схвалено та Завершено зміни не зачіпають.

  • Зробити копію — створити копію циклу, яку можна використати як основу для іншого циклу.

  • Архівувати — перемістити цикл у вкладку Архівні. Його розрахунки зі статусами Чернетка та У процесі буде видалено, а вже схвалені чи завершені — збережено.

Щоб повернути архівний цикл, відкрийте вкладку Архівні і оберіть Відновити в меню ••• циклу. Його розрахунки буде згенеровано заново за налаштуваннями циклу.

Схожі статті
Ви отримали відповідь на своє запитання?