База знань - єдине сховище всіх знань, документів, регламентів і рекомендацій у компанії, де співробітники можуть знайти всю інформацію для роботи. Бази знань будуть особливо корисні компаніям з віддаленими співробітниками, а також компаніям, що швидко розвиваються. Для більшої зручності зберігання інформації в системі PeopleForce надано розділ "База знань", завдяки якому кожен співробітник компанії швидко отримує всі відповіді в одному місці і не витрачає час на їх пошуки.
Як активувати Базу знань у загальних налаштуваннях
Якщо в бічному меню немає поля "База знань", насамперед потрібно її активувати в розділі налаштувань "Загальні".
Як додати категорію
Для створення категорії потрібно перейти на сторінку "База знань" і натиснути кнопку "Додати категорію" в правому верхньому кутку. Під час створення категорії введіть назву і заповніть опис. Так само можливо вибрати іконку і колір відображення категорії на сторінці бази знань.
⚠️ Без категорій додавання статей неможливе.
Призначення категорії
Ви можете призначити створену категорію на конкретну групу співробітників або одного вибравши умову зі списку:
виду зайнятості
посаду
департамент
підрозділ
локація
Важливо! Звертайте увагу на кінцеву кількість співробітників при виборі декількох умов. Наприклад, давайте виберемо 2 умови:
посада бухгалтера;
вид зайнятості "повний рабочий день".
Якщо вибрати фільтр "і", то система вибере тільки всіх бухгалтерів з повною зайнятістю.
А якщо вибрати фільтр "або", то система вибере всіх бухгалтерів плюс усіх співробітників із видом зайнятості "повний робочий день".
⚠️ Якщо залишити поля незаповненими, то категорія буде доступна для перегляду всієї організації.
Додавання статей
Додавання статей можливе двома способами:
на сторінці "База знань" виберіть потрібну категорію і натисніть кнопку "Додати статтю".
на сторінці "База знань" натисніть кнопку в правому верхньому кутку "Додати статтю". Використовуючи цей спосіб додавання статті, вам необхідно буде вибрати категорію власноруч.
2. У відкритому вікні заповніть поле Назва, виберіть категорію зі списку, що випадає, і введіть текст статті. У нашій базі знань передбачена можливість додавати відео, проте слід враховувати обмеження на розмір файлу до 200 МБ.
3. Виберіть для кого стаття відображатиметься шляхом додавання умови в розділі "Кому призначено". У випадаючому списку ви зможете вибрати умову з безлічі вам запропонованих, так само як і в розділі категорій:
співробітник
департамент
підрозділи
локації
посади
види зайнятості
Наприклад, якщо ви хочете, щоб вашу статтю було видно тільки департаменту HR, ми обираємо таку умову "Департамент включає HR."
⚠️ Якщо поля залишити незаповненими, то стаття автоматично призначається на всіх співробітників організації.
4. Якщо необхідно, ви можете обрати повідомлення електронною поштою, позначивши відповідний чек-бокс.
На пошту призначеним співробітникам надійдуть повідомлення про публікацію статті.
Перестановка статей в Базі знань
База знань тепер включає в себе зручну функцію зміни порядку статей в межах створених категорій. За допомогою простого перетягування користувачі можуть встановити бажану послідовність для покращення організації.
Права на редагування
🔐 Адміністратор володіє всіма правами на додавання і редагування статей. У разі якщо у вас цього права немає, будь ласка, зверніться до адміністратора вашего аккаута.