Пребординг: Створення персоналізованого пребордингу для кожного співробітника

Дізнайтеся, як налаштувати процес пребордингу за допомогою покрокової інструкції.

Оновлено протягом останнього тижня

Пребординг - це етап перед онбордінгом, коли нові працівники знайомляться з організацією та приймають участь у вирішенні деяких адміністративних питаннь до свого першого робочого дня. Пребординг - це період часу між прийняттям працівником пропозиції про роботу та його першим робочим днем.

Під час пребордингу майбутній співробітник самостійно заповнює поля зі своїми особистими даними. На цьому етапі співробітник ще не має доступу до системи компанії. Замість цього йому надсилається поштове повідомлення з посиланням, за яким він може заповнити необхідні дані у браузері. Отже, ось як це виглядає для співробітника:

До осіб, які беруть участь у використанні форм пребордингу, належать працівники відділу кадрів, відповідальні за створення форми та управління працівниками, а також самі працівники, які заповнюють пребордингову форму.

Переваги використання пребордингових форм:

  • Форми пребордингу автоматично переносять всю зібрану інформацію до профілю працівника.

  • Форми пребордингу автоматизують такі процеси, як запуск робочих процесів (воркфлоу) і призначення завдань, що призводить до економії часу і ресурсів HR-команд, які можуть зосередитися на інших важливих завданнях під час адаптації.

  • Пребордингові форми допомагають організаціям впоратися з важливими бюрократичними деталями до першого дня роботи нового співробітника, роблячи процес адаптації більш організованим та ефективним.

  • Пребординг дає змогу створювати різні кастомізовані процеси для різних відділів і локацій, пропонуючи підвищену гнучкість і персоналізацію.

Доступ до налаштування форм Пребордингу

Для початку перейдіть до розділу "Налаштування" і виберіть "Форми". Натисніть кнопку "Додати", а потім виберіть "Пребординг", щоб почати налаштовувати форму.

Вивчення форми Пребордингу

Форма Пребордингу складається з чотирьох блоків, які можна налаштувати відповідно до унікальних потреб вашої компанії:

1. Блок "Деталі": У цьому розділі ви можете налаштувати форму, надавши описову назву, додатковий опис, тему листа, вміст листа та додатково обрати кілька процесів, які будуть запущені після заповнення форми пребордингу.

2. Блок ''Вітання'': У цьому розділі Ви можете висловіть подяку за те, що новий працівник приєднався до компанії, за допомогою теплого заголовка.

3. Блок "Розділи": Тут ви можете створити кілька секцій з різними полями для співробітників або документів. Ви можете зробити певні поля обов'язковими для заповнення, щоб гарантувати, що важлива інформація буде точно зафіксована.

4. Блок ''Заключення'': Останній розділ, який працівник побачить після заповнення всіх полів. У цьому розділі ви можете висловити подяку за співпрацю та надати додатковий контент у полі "Опис", наприклад, текст, зображення, GIF-файли або відео. Додайте відповідні посилання або інформацію, яку ви хочете, щоб співробітник переглянув.

Налаштування блоку ''Деталі''

У блоці "Деталі" ви можете персоналізувати процес пребордінгу відповідно до ваших конкретних вимог. Ось що ви можете налаштувати:

  1. Назва пребордінгу: Вкажіть описову назву для процесу пребордингу, щоб легко ідентифікувати його мету та обсяг.

  2. Опис (необов'язково): Додайте додатковий опис, щоб надати додатковий контекст про те, кого стосуватиметься пребординг або будь-яку додаткову інформацію.

  3. Розділ "Шаблон листа": Заповніть тему та текст листа. Це буде перше, що побачить співробітник у електронному листі, який він отримає. Налаштуйте вміст, додавши посилання, зображення або завантаживши файли.

  4. Вибір робочого процесу (за бажанням): Опційно, виберіть робочий процес (воркфлоу) зі списку, який буде запущений після заповнення форми пребордингу. Ви можете обрати кілька робочих потоків для автоматизації різних процесів. Налаштування блоку "Деталі" пребордингу:

Після налаштування блоку "Деталі", натисніть кнопку "Далі", щоб перейти до блоку "Вітання", де ви можете створити привітальне повідомлення .

Ось так це виглядає на електронній пошті співробітника:

Налаштування блоку ''Вітання''

Після налаштування блоку "Деталі" перейдіть до блоку "Вітання". У цьому розділі висловіть подяку за приєднання до нашої компанії у полі заголовку. Надайте співробітнику наступні кроки, які він повинен виконати, що можуть включати заповнення необхідних документів або вивчення культури компанії на веб-сайті. Доповніть блок "Вітання" персоналізованою обкладинкою, наприклад, логотипом компанії або будь-яким іншим зображенням, що представляє вашу організацію.

А ось як це бачить працівник:

Налаштування блоку "Розділи"

На вкладці "Розділи", ви можете створювати кілька розділів з різними полями або документами працівника, що дозволяє здійснювати збір повної інформації та персоналізацію. Зібрана інформація може включати:

1. Особисті дані, такі як контактні дані та стать.

2. Важливі контакти працівника, такі як контакти для надзвичайних ситуацій або близькі родичі.

3. Необхідні додаткові документи, такі як паспорт, сертифікати або ліцензії.

4. Уподобання щодо робочого місця, включаючи уподобання щодо відділу або бажаного робочого часу.

5. Вподобання щодо обладнання для роботи, такі як вимоги до технологій або налаштування офісу.

6. Особливі зауваження щодо інформації, пов'язаної зі здоров'ям, такі як алергії або обмеження в харчуванні.

Зробивши деякі поля обов'язковими, ви можете забезпечити, що працівники нададуть необхідну інформацію під час процесу ппебордингу.

Створення розділів та додавання полів

Для створення нового розділу у формі пребордингу слід дотримуватись таких кроків:

1. У віджеті "Розділи" натисніть кнопку "Додати", щоб створити новий розділ.

2. Виберіть емодзі для представлення розділу та надайте йому назву. За необхідності ви також можете додати додатковий опис.

3. Додайте поля працівника або документи до нового створеного розділу згідно інформації, яку ви хочете зібрати від працівників під час процесу пребордінгу.

4. Для будь-яких обов'язкових полів позначте їх як "Обов'язкові". Це забезпечує, що працівники мають заповнити ці важливі поля, щоб продовжити процес пребордингу.

Після налаштування блоку "Розділи", натисніть кнопку "Далі", щоб зберегти зміни та перейти до останнього блоку - "Заключення".

Ось приклад того, як виглядає блок "Розділи" після відправки новоприйнятому співробітнику:

Налаштування блоку ''Заключення''

Блок ''Заключення'' - це останній розділ, який побачить працівник після заповнення всіх полів у формі пребордингу. У цьому розділі ви можете додати емодзі та заголовок з подякою за співпрацю. Крім того, ви можете надати додатковий контент у полі "Опис", наприклад, текст, зображення, GIF-файли або навіть відео, щоб покращити їхній досвід перед посадкою на борт літака. Крім того, додайте відповідні посилання або інформацію, яку ви хотіли б, щоб співробітник переглянув. Після того, як працівник заповнить форму, вся надана інформація буде автоматично перенесена до його профілю.

Ось так це виглядає на електронній пошті співробітника:

Використовуючи форми пребордингу, організації можуть оптимізувати свої процеси онбордінгу, зробивши його плавним та захоплюючим досвідом для нових співробітників.

Автоматичне надсилання форми Пребордингу працівникові для заповнення: як це налаштувати

Для того щоб форма Пребордингу автоматично надсилалася працівникові для заповнення, оберіть її у полі "Форма пребордингу" під час створення форми найму. Після того як відповідальна особа створить нового працівника у системі, йому автоматично буде надіслано повідомлення на пошту з посиланням на обрану форму Пребордингу. Наприклад, якщо ви створюєте форму найму для працівників з України, ви можете обрати відповідну форму пребордингу, створену для нових працівників у підрозділах в Україні.

Додаткову інформацію щодо створення форм найму ви можете знайти за цим посиланням.

Ви отримали відповідь на своє запитання?