Korzystasz z PeopleForce HRM lub planujesz rozpocząć współpracę z nami? I jednocześnie prowadzisz kadry i płace wsystemie enova365? Jeżeli odpowiedź na oba powyższe pytania brzmi TAK, ta informacja jest dla Ciebie.
PeopleForce HRM przygotowało integrację z systemem enova365. Integracja polega na połączeniu obu systemów w celu automatyzacji przepływu danych kadrowych między nimi.
Co zyskujesz dzięki integracji?
✅ Oszczędność czasu – koniec z comiesięcznym eksportem danych do Excela i ręcznym wgrywaniem ich do enova365
✅ Zsynchronizowane dane – raz wprowadzone dane kadrowe są automatycznie przesyłane między systemami
✅ Mniejsze ryzyko błędów – brak potrzeby powielania danych i wykonywania ręcznych operacji to mniej okazji do pomyłek
Założenia integracji:
✅ PeopleForce staje się źródłem prawdy w zakresie:
aktualnej listy pracowników,
wykorzystanych urlopów,
dokumentów podpisanych elektronicznie (umowy, aneksy).
✅ enova365 pozostaje źródłem prawdy dla:
limitów urlopów,
wynagrodzeń, pasków płacowych,
deklaracji PIT oraz zwolnień lekarskich.
Integracja zadziała w połączeniu z planem złotym lub platynowym w enova365.
1 Instalacja
Na początku pracy, aby możliwe było korzystanie z dodatku, należy wgrać licencję wybierając z menu Pomoc > Licencje dodatków. Następnie należy zainstalować dodatek. W tym celu:
1. Należy zapisać i rozpakować pliki: ENOKO PeopleForce Integrator.7z
2. Przed uruchomieniem programu należy wszystkie pliki dll (ENOKO.Core.dll,
ENOKO.PeopleForce.dll, ENOKO.PeopleForce.UI.dll) umieścić w bazie lub w odpowiednim folderze (w instalacji standardowej: C:\Program Files\Common Files\Soneta\Assemblies).
Uwaga: Wszystkie wymagane pliki DLL zostaną przekazane przez Customer Success Managera przed rozpoczęciem instalacji.
2 Konfiguracja
2.1 W części konfiguracyjnej (Narzędzia | Opcje) dostępne są: ENOKO -> Dodatki ENOKO. Folder zawiera informacje o załadowanych rozszerzeniach systemu enova365.
2.2 ENOKO > PeopleForce
2.2.1 API
W tej zakładce znajdują się podstawowe parametry uruchomieniowe integracji.
Aby poprawnie skonfigurować połączenie z systemem PeopleForce, należy uzupełnić dane dostępowe do API:
Adres API – adres endpointu dostarczany przez PeopleForce
Token – zaszyfrowane pole, w które należy wkleić klucz API
Jak wygenerować klucz API w PeopleForce?
Zaloguj się do swojego konta PeopleForce.
Przejdź do: Ustawienia > Bezpieczeństwo > Klucze API.
Kliknij przycisk Generuj.
Wprowadź nazwę klucza, ustaw wymagane uprawnienia i kliknij Zapisz.
Skopiuj wygenerowany klucz API i wklej go w pole Token w konfiguracji enova365.
Inne:
Pole do rachunku bankowego – należy wskazać nazwę pola z PeopleForce, z którego ma być pobierany numer rachunku bankowego pracownika do enova365,
Eksport wydruków – ustawienia parametrów dla opcji przekazywania do PeopleForce wydruków wygenerowanych w enova365:
-> Wypłata | Wzorzec wydruku – należy wskazać ścieżkę wraz z nazwą wzorca dla paska wypłaty wysyłanego z enova365 do PeopleForce,
-> Wypłata | Folder PeopleForce – należy podać nazwę folderu w systemie.
PeopleForce, w którym mają być zapisywane wydruki paska wypłaty wygenerowanego w enova365.
3. Mapowania dodatków
3.1 Po pierwszym uruchomieniu dodatku należy wykonać zmapowanie obiektów systemu enova365 i PeopleForce. W tym celu należy skorzystać z opcji „Pobierz z PeopleForce”.
Opcja pobiera słownik dodatków używanych w PeopleForce. Następnie należy poprzez dwuklik otworzyć kolejne dodatki i powiązać je z odpowiednią definicją dodatku z systemu enova365:
Operację należy wykonać także w przypadku wprowadzenia nowych lub modyfikacji istniejących obiektów w PeopleForce.
W przypadku, gdy dodatek o danej definicji ma nie podlegać integracji, wówczas należy zaznaczyć parametr „Pomijaj”.
3.2 Mapowania umów
Przed uruchomieniem synchronizacji należy zdefiniować mapy umów. W tym celu należy skorzystać z opcji „Pobierz z PeopleForce”.
Opcja pobiera słownik rodzajów umów zdefiniowanych w PeopleForce. Następnie należy poprzez dwuklik otworzyć kolejne rodzaje umów PeopleForce i:
1. Ustawić Rodzaj obiektu systemu enova365:
2. Wybrać worker „Generuj pola”:
3. Uzupełnić dodatkowe informacje:
W oknie mapowania umów dostępne jest także pole „Informacja | Domyślny wydział”. Podczas pobierania danych umów z PeopleForce do enova365 następuje przypisanie wydziału wg nazwy.
W przypadku, gdy integrator nie znajdzie podczas synchronizacji odpowiedniego wydziału w enova365, wówczas na umowie zostanie przypisany wydział domyślny, wskazany w konfiguracji:
W przypadku, gdy umowa określonego rodzaju ma nie podlegać integracji, wówczas należy zaznaczyć parametr „Pomijaj”.
3.3 Mapowania wniosków
Integracja w zakresie nieobecności oraz pracy zdalnej oparta jest na wnioskach urlopowych oraz wnioskach o pracę zdalną. Do systemu enova365 zostaną przeniesione wyłącznie wnioski, które:
są zaakceptowane w PeopleForce,
nie mają w konfiguracji zaznaczonego parametru „Pomijaj”,
mają w konfiguracji uzupełnione mapowanie – celem wykonania mapowania należy wybrać opcję „Pobierz z PeopleForce”.
Opcja pobiera słownik wniosków (polityk urlopowych) zdefiniowanych w PeopleForce. Następnie należy poprzez dwuklik otworzyć kolejne rodzaje wniosków uzupełnić w pierwszej kolejności rodzaj wniosku:
Wniosek nieobecność:
Wniosek praca zdalna:
a następnie wybrać definicję odpowiednio wniosku o nieobecność lub wniosku o pracę zdalną.
3.4 Mapowania wymiarów zatrudnienia
Podczas importu umów o pracę wymiar etatu jest ustawiany na podstawie przypisanego w PeopleForce Harmonogramu czasu pracy. Zdefiniowane w PeopleForce Harmonogramy czasu pracy można pobrać do enova365 za pomocą opcji „Pobierz z PeopleForce”.
Domyślnie zostanie przypisany pełen wymiar etatu. W przypadku konieczności zmiany wymiaru należy otworzyć dany harmonogram czasu pracy przez dwuklik i ustawić odpowiedni wymiar.
4 Synchronizacja danych
4.1 Inicjalny import ID PeopleForce
Pracownicy z obydwu systemów łączeni są za pomocą identyfikatora pracownika z bazy PeopleForce. Dlatego też w momencie uruchomienia integracji w podmiotach, które korzystały wcześniej z PeopleForce, należy wykonać inicjalne pobranie identyfikatorów PeopleForce do systemu enova365. W tym celu należy w enova365 na dowolnej liście prezentującej pracowników wywołać worker „Pobierz identyfikatory z PeopleForce”.
Opcja łączy pracowników na podstawie numeru PESEL, a następnie pobiera identyfikatory pracowników z PeopleForce i zapisuje je w cesze „PeopleForceEmployeeId” do pracownika. Wynik synchronizacji identyfikatorów zostanie wyświetlony w Logach o kategorii „PeopleForce”.
W pozostałych przypadkach (gdy nie uda się pracowników sparować po numerze PESEL) koniecznebędzie ręczne uzupełnienie wartości cechy w enova365.
4.2 Ręczna synchronizacja danych
Po ustawieniu w filtrze nad listą PeopleForce | Pracownicy odpowiedniej daty aktualizacji zostaną załadowani pracownicy, którzy po tej dacie mieli wprowadzone w PeopleForce zmiany. Następnie należy wybrać akcję „Synchronizuj”:
Do systemu enova365 zostaną pobrane dane zmodyfikowanego pracownika, natomiast do PeopleForce zostaną wysłane dane o aktualnych limitach.
4.3 Udostępnienie wydruku paska wypłaty do PeopleForce
Opcja udostępnienia wydruków pasków wypłat jest dostępna na liście Kadry i Płace | Płace |Wypłaty:
Opcja generuje wydruk paska wypłaty wg wzorca wskazanego w konfiguracji i wysyła go do PeopleForce. Działa wyłącznie na zaznaczonych wypłatach.