📍Ta wersja modułu PeopleTime do zarządzania projektami nie jest już dostępna dla nowych użytkowników. Pozostaje dostępna tylko dla naszych obecnych użytkowników, którzy nadal korzystają z tego produktu.
Aby rozpocząć korzystanie z modułu PeopleTime, należy najpierw stworzyć swoje projekty. Aby to zrobić, musisz otworzyć zakładkę "Projekty" na pasku bocznym.
W tym miejscu pojawią się kontrahenci, których można stworzyć, a później podpiąć do projektu. W tym celu mamy dwie zakładki u góry – "Projekty" i "Klienci".
Teraz stwórzmy projekt:
wybierz typ projektu – "Ogólne", jeśli nie ma dodatkowych integracji,
wybierz klienta, nazwę projektu,
kod,
krótki opis,
typ projektu ("Czas i materiały", jeśli koszt jest płacony za faktycznie spędzone godziny), "Stała cena" lub "Nieodpłatny projekt",
typ budżetu: np. "Całkowity koszt", jeśli powyżej określiłeś stałą cenę.
Następnie wskaż budżet i zapisz go.
Otwórz stworzony przez siebie projekt.
Dodaj grupy zadań, zadania (rozliczalne/nierozliczalne) oraz członkowie zespołu.
Domyślnie zostanie utworzony kierownik projektu, którego można później edytować. Po lewej stronie widzimy "Stawka kosztów", oznaczają one koszt pracy osoby, która pracuje nad tym projektem – kwotę, którą firma zapłaci pracownikowi.
W zakładce "Do zapłaty" wskazujemy, ile klient płaci za ten projekt, a ile my mamy zysku.
Te informacje można wypełnić w karcie pracownika w zakładce "Czas". Tutaj wpisujemy ile godzin tygodniowo pracuje dana osoba, jej stawkę godzinową oraz wynagrodzenie godzinowe.
W samym projekcie, w zależności od kwoty płaconej przez klienta, można wpisać własną stawkę oraz to, ile wyniesie nasz zysk. Stawka "Koszt" zostanie wyliczona ze stawki "Zapłacono". Następnie można wybrać dodatkowych uczestników projektu, po czym płatność i koszty pojawiają się automatycznie dla pracowników. Te informacje również można zmienić.
Po utworzeniu projektu przechodzimy do wypełniania harmonogramu pracy. Arkusz czasu wypełnia się na stronie głównej pracownika. W zakładce "Czas" w panelu możesz zobaczyć arkusze, które Twoi pracownicy wypełnili, arkusze w trybie oczekującym lub roboczym (te, które Ty wypełniłeś i te, które Twoi pracownicy wypełnili, ale nie zdążyli wysłać ich do potwierdzenia). Tutaj będziesz mógł zobaczyć ile czasu zostało poświęcone na jaki projekt itp.
Aby dodać harmonogram, kliknij "Dodaj wiersz", wybierz projekt i wybierz zadanie. Następnie możesz wpisać ile czasu zostało poświęcone na to zadanie. W tej formie możesz nie wysyłać harmonogramu do potwierdzenia, ale pozostawić go jako projekt do czasu zakończenia tygodnia. Harmonogram będzie miał ten status przez cały ten czas, a Ty będziesz mógł go zobaczyć w raporcie. Przez cały tydzień, można zobaczyć w czasie rzeczywistym, jak pracownik wypełnia harmonogram, które zadania wykonuje i ile czasu wykazuje.
Możesz dodać wiersz, określić kolejne zadanie i ustawić na nim czas. Następnie możesz wysłać harmonogram do swojego menedżera do zatwierdzenia. Otrzyma on wiadomość e-mail o wypełnieniu harmonogramu; może on kliknąć łącze w wiadomości e-mail z systemu PeopleForce, zobaczyć zadania, które wykonuje pracownik, zobaczyć czas poświęcony na nie i zatwierdzić harmonogram. Można również pisać komentarze do harmonogramów, a przełożony może je czytać.
Spójrz na przykładzie jednego z projektów, jak wyglądają one po wypełnieniu harmonogramów. Na wykresie widzimy kolumny: niebieska – godziny płatne, czarna – niepłatne. Na samej górze jest suma godzin spędzonych na zadaniach w projekcie, następnie suma kosztów, czyli ile zostało wydanych kosztów, które zostały opłacone przez firmę, a na końcu – saldo tego budżetu. Na dole widać, ile czasu zostało poświęcone na poszczególne zadania. Możesz również zobaczyć koszty, które były na tych projektach i działania zespołu (osoby i ich zadania, ile czasu zostało spędzone, jaki był koszt dla każdego zadania, itp.).
Możesz śledzić zadania poprzez raporty. Są dwa główne: godzinowy (według zadań) i dzienny. Weźmy przykład pierwszego z nich (raport godzinowy według zadań), co możemy zobaczyć na projekcie. Tutaj wybieramy nasz projekt, wybieramy okres czasu – na przykład miesiąc, oraz określamy użytkownika (jeśli do tego samego projektu przypisanych jest kilku pracowników). W raporcie na dole pojawi się nazwisko pracownika, dla którego były wyświetlane wyniki, w górnym wierszu pojawi się czas całkowity, a poniżej godziny dla każdego zadania. Możesz pobrać te dane w formacie XSLX, CSV i zobaczyć, ile godzin zostało poświęconych na każde zadanie.