Для того чтобы осуществить импорт сотрудников в систему вам необходимо заполнить шаблон с информацией о сотрудниках вашей компании. Заполнение шаблона для импорта сотрудников поможет вам экономить время и избежать ошибок при вводе данных вручную.
Мы рекомендуем включить в шаблон как можно больше информации о ваших сотрудниках, включая их руководителей, чтобы правильно отобразить организационную структуру компании.
Для того чтобы скачать файл (шаблон), пройдите по ссылке.
Системные поля и правила их заполнения
Импорт в системе PeopleForce поддерживает два типа файлов - .csv и .xlsx. Перед загрузкой таблицы в систему нужно правильно заполнить все поля. С примером заполнения полей вы можете ознакомиться ниже:
Важно! Для того чтобы система корректно распознала поля после импорта, не изменяйте язык полей. В таблице поля должны иметь вид и порядок слов как в приведенном списке ниже.
Обязательные для заполнения поля указаны жирным шрифтом:
employee_id - ID сотрудника. ( ID сотрудника может быть его табельный номер на предприятии или порядковый номер в данном документе.)
first_name - Имя сотрудника
middle_name - Отчество сотрудника
last_name - Фамилия сотрудника
email - Рабочая почта
personal_email - Личная почта
date_of_birth - Дата рождения
gender - Пол
hired_on - Дата найма
phone_number - Рабочий номер телефона
mobile_number - Личный номер телефона
employment_type - Тип занятости
position - Должность
department - Департамент
division - Подразделение
location - Локация
facebook_url - Ссылка на Facebook
linkedin_url - Ссылка на Linkedin
twitter_username - Имя пользователя в Twitter
skype_username - Имя пользователя в Skype
slack_username - Имя пользователя в Slack
skills - Навыки сотрудника
reporting_to_employee_id - ID руководителя ( Укажите ID руководтеля данного сотрудника, для того чтобы руководитель отобразился в организационной структуре компании)
salary_amount - сумма зарплаты
salary_currency_code - валюта
salary_effective_on - дата, с которой действует выплата
salary_frequency - частота выплат ( час, день, неделя, месяц, год )
access - доступ к системе ( Для администраторов системы указываем значение 1 для получения доступа к системе. Всем остальным пользователям указываем значение 0, что означает, что доступ для них в данный момент отключен. Позже им можно будет выдать доступ, отправив приглашение на их электронную почту).
ldap_username - Имя пользователя LDAP, используется только в том случае, если LDAP включен. Больше информации о альтернативном входе в систему можно узнать тут.
Обратите внимание! Чтобы избежать ошибок при импорте, убедитесь, что вы правильно заполнили поля с информацией о дате (01.01.2021), телефоне (+380), имени/фамилии и почте. Для проверки формата даты перейдите в Настройки -> Общие. Убедитесь, что используемый в аккаунте формат даты соответствует формату импортируемых данных.
Кастомные поля
Кастомные поля (пользовательские поля) - это дополнительные поля в карточках сотрудников, которые вы можете создать в системе для того чтобы хранить определенную информацию о сотруднике. Примеры пользовательских полей в профиле сотрудника могут включать:
Образование
Опыт работы
Место проживания
Индекс
Номер социального страхования
Семейный статус
Хобби
Для того, чтобы создать новые поля сотрудника необходмые именно вашей компании, пройдите в Настройки -> Поля сотрудников. Вы можете создавать пользовательские поля на любом удобном для вас языке.
После добавления кастомных полей в настройках, перенесите их названия в шаблон по импорту. Система автоматически подтянет данные из этих полей в шаблоне в кастомные поля в системе.
Важно! При сохранении таблицы важно выбрать формат разделителей — запятая.
Импорт данных в систему
Для того чтобы начать процес импорта сотрудников в систему, перейдите в Настройки -> раздел Общие -> Импорт.
Не видите раздел "Настройки" или "Импорт"? Возможно, у вас нет к нему доступа. 🔒 Обратитесь к администратору вашего аккаунта, чтобы узнать больше.
Из выпадающего списка, выберите тип импортируемых данных Сотрудники, найдите нужный файл, загрузите его в систему и нажмите Дальше.
После загрузки таблицы, проверьте, правильно ли были импортированы все поля. Если некоторые поля не были автоматически распознаны системой, убедитесь, что их название правильное, или укажите нужное поле вручную.
Система автоматически проверяет правильность импортированных данных. Вся информация, имеющая неверный формат, будет выделена красным цветом в меню.
Если вы допустили ошибку при вводе данных, вам необходимо исправить неправильные значения в файле и повторно импортировать данные. Дубликаты останутся с прежними данными, а некорректные строки будут обновлены.
В меню Импорта можно просмотреть историю загрузки каждого файла. Сколько сотрудников было успешно перемещено в систему, были ли какие-то ошибки при загрузке или были ли какие-то сотрудники пропущены из-за дублирования.
Открыв журнал, вы можете увидеть список ошибок, по которым некоторые записи не были перенесены.
Обновление профилей сотрудников
Если возникла потребность обновить один или несколько профилей сотрудников, то можно также воспользоваться функционалом импорта. Все профили сотрудников привязаны в системе к их ID.
Импортируя таблицу, важно следить за тем, чтобы ID соответствовали тем сотрудникам, которых вы хотите обновить. Данные загруженные из таблицы будут просто перенесены в систему в соответствии с указанным ID. Если ID сотрудника будет отличаться от того, который импортируется из таблицы, то будет создан дубликат сотрудника.
Важно знать, что при импорте департаментов дочерние департаменты не будут выстроены автоматически. После загрузки данных, дерево департаментов можно будет выстроить самостоятельно в настройках.