📍Данная версия модуля PeopleTime для управления проектами больше не доступна для продажи новым пользователям. Она остается доступной только для наших уже существующих пользователей, которые продолжают пользоваться этим продуктом.
Перед вами план первичной настройки по внедрению и оптимизации PeopleTime процессов в системе PeopleForce. Эта статья поможет вам корректно подготовить систему для пользования исходя из ваших потребностей.
Для того чтобы начать использовать модуль PeopleTime, сначала следует создать свои проекты. Для этого на панели меню слева открываем Проекты.
1. Перед вами откроется вкладка Проекты. Перед тем, как начать работу в этой вкладке, перейдите к Управлению клиентами и создайте нужных, чтобы позже присоединить их к соответствующему проекту.
Теперь создадим сам проект. Справа в углу нажмите Добавить проект.
Затем, заполните соответствующие поля в проекте:
Дайте название проекту;
Выберите клиента из списка;
Код проекта;
Краткое описание проекта;
Выберите тип проекта: «Время и материалы» (если стоимость покрывает потраченные часы по факту), «Фиксированная цена» или «Неоплачиваемый проект»;
Тип бюджета (например, «Общая стоимость», если выше указали «фиксированная цена») и укажите валюту для расчетов;
Далее укажите общую сумму бюджета;
Дата начала и завершения проекта.
Сохраните проект.
2. Откройте только что созданный проект. С правой стороны, напротив названия, нажмите три точки, чтобы отредактировать проект:
Здесь вам нужно добавить следующую информацию:
Создать группу задач;
Создайте сами задачи и выберите к какой группе они относятся. Задания можно отметить как оплачиваемые, так и не оплачиваемые;
Добавьте членов команды.
По умолчанию будет добавлен менеджер проекта, которого позже можно будет поменять.
Напротив каждого члена команды мы видим "Норму расходов", показывающую почасовую стоимость работы человека, который работает над этим проектом.
В поле "Оплачиваемый тариф" мы указываем сколько платит клиент за этот проект, и какую прибыль мы получаем.
Информацию про почасовую ставку можно заполнить в профиле сотрудника на вкладке «Время». Здесь мы вводим, сколько часов в неделю человек работает, его/ее почасовую ставку и почасовую оплату по умолчанию.
В самом проекте, в зависимости от суммы, оплачиваемой клиентом, вы можете ввести собственную ставку, и сколько прибыли вы получите.
Норма расходов будет рассчитана на основе уплаченного тарифа.
Затем вы можете добавить участников проекта, после чего оплата и расходы будут автоматически посчитаны для них.
Эта информация также может быть изменена.
Табель рабочего времени
После создания проекта переходим к заполнению табеля учета рабочего времени. Табель для учета рабочего времени заполняется на странице работника во вкладке Время или на панели меню слева Время.
Чтобы добавить информацию, нажмите кнопку «Заполнить табель - Добавить ряд», выберите проект и задание. Затем вы можете ввести, сколько времени было потрачено на эту задачу. В этой форме вы можете не отправлять расписание на подтверждение, а оставить его как черновик до окончания недели. Расписание все это время будет в таком статусе, и вы сможете увидеть его в отчете. В течение недели менеджер может видеть в режиме реального времени как работник заполняет график, какие задачи выполняет и сколько времени он указывает.
Вы можете добавить строку, указать другое задание и установить время. Затем вы можете отправить расписание своему менеджеру на утверждение. Он получит электронное письмо о том, что вы заполнили расписание, сможет нажать ссылку в электронном письме от PeopleForce, увидеть задания, которые выполняет сотрудник, увидеть потраченное время и утвердить расписание. Вы также можете писать комментарии к расписаниям, а менеджер сможет с ними ознакомиться.
Тут вы также можете увидеть табели учета рабочего времени, заполненные вашими сотрудниками, в режиме ожидания (те, которые вы заполнили) или черновики (те, которые заполнили ваши сотрудники, но не успели отправить их на подтверждение).
Здесь вы сможете увидеть, сколько времени было потрачено на какой проект.
3. Давайте рассмотрим пример одного из проектов, как он выглядит, когда графики заполнены.
Открыв проект, перед собой вы увидите:
все часы, потраченные на проекте;
общую стоимость проекта;
остаток бюджета.
Далее перед вами будет график, в котором вы сможете увидеть, сколько сотрудники потратили на проект времени:
оплачиваемые часы - будут помечены синим цветом;
неоплачиваемые часы - будут помечены серым цветом;
совокупная стоимость.
В самом низу вы сможете просмотреть все созданные задания в этом проекте и команду (сотрудников, которые добавлены в проект).
Отчеты
По модулю PeopleTime в системе доступно три отчета:
Учет времени (почасово)
В этом отчете вы можете получить информацию о том, сколько времени сотрудник потратил на проект в часах.
Учет времени (ежедневно)
В этом отчете вы можете получить информацию о том, сколько времени сотрудник тратил на проект ежедневно, в течении выбранного вами периода.
Планирование
Отчет по занятости сотрудников на проектах.
Расходы
Чтобы включить расходы в вашей компании, перейдите в Настройки - Общие - включите блок с расходами.
Теперь снова перейдите в Настройки и в разделе PeopleTime, откройте Категории расходов, где вам нужно будет указать все категории расходов, которые могут случаться на проекте:
Также данный блок теперь появится в Моих активностях - Расходы. Там вы сможете заполнять все расходы, которые были потрачены на проекте.
Автоматически, все расходы, которые заполнят ваши сотрудники, подтянутся в информацию в самом проекте.