З PeopleForce завдання стали ще гнучкішими! Тепер ви можете створювати спільні завдання і призначати їх кільком людям, щоб кожен з них міг взяти на себе його виконання.
Це особливо корисно для завдань, за виконання яких існує декілька відповідальних у команді. Наприклад, створюючи завдання з надання ресурсів, обладнання або програмного забезпечення новачку, ви можете призначити його всім членам команди ІТ-адміністраторів. Після цього будь-який співробітник може взяти на себе виконання завдання, що позбавляє від необхідності створювати дублікати завдань кожному учаснику або перепризначати їх на нового виконавця вручну.
Ця функція спрощує взаємодію, усуває зайві процеси та забезпечує ефективне виконання завдань.
Створіть спільне завдання
Створіть спільне завдання
Щоб створити завдання для кількох співробітників, виконайте наступні дії:
Перейдіть до вкладки Завдання > + Нове завдання.
Введіть його назву.
Встановіть дедлайн для виконання завдання, вибравши дату початку і завершення в календарі.
Надайте опис та конкретні інструкції до завдання.
Якщо завдання передбачає використання додаткових матеріалів, ви можете прикріпити відповідні файли або вказати посилання на документи, статті чи ресурси.
5. У полі Тип отримувача виберіть опцію Група співробітників.
6. Виберіть варіант Спільна, щоб створити одне завдання для декількох співробітників, і кожен з них зможе його виконати.
Ви також можете створювати індивідуальні завдання і вибрати декількох співробітників, кожен з яких отримає своє окреме завдання. Для цього виберіть Особиста > Група співробітників та уникніть необхідності створювати завдання вручну для кожного співробітника.
7. Виберіть працівників зі списку, яким ви призначаєте завдання.
Спільні завдання можуть бути призначені не більше ніж 10 особам.
8. Заповнивши всі необхідні дані, натисніть кнопку "Зберегти".
Створіть спільні завдання в ході воркфлоу
Створіть спільні завдання в ході воркфлоу
Спільні завдання також можуть бути включені у ваш воркфлоу. Ви можете додати їх наступним чином:
Перейдіть до розділу "Воркфлоу" і натисніть + Новий воркфлоу, щоб почати його створення або вибреріть вже створений для редагування.
Якщо ви створюєте новий воркфлоу, введіть його назву, опис і встановіть тригер.
Щоб додати дію до сценарію, натисніть на іконку "+" у полі тригера і виберіть опцію "Створити завдання".
4. Введіть назву завдання.
5. Вкажіть, коли завдання має розпочатися, наприклад, через 1 день після запуску воркфлоу.
6. Встановіть дедлайн для виконання завдання, вибравши дату завершення в календарі.
7. Надайте опис та конкретні інструкції до завдання.
Якщо завдання передбачає використання додаткових матеріалів, ви можете прикріпити відповідні файли або вказати посилання на документи, статті чи ресурси.
8. У полі Тип отримувача виберіть опцію Група співробітників.
9. Виберіть варіант Спільна, щоб створити одне завдання для декількох співробітників, і кожен з них зможе його виконати.
Ви також можете створювати індивідуальні завдання і вибрати декількох співробітників, кожен з яких отримає своє окреме завдання. Для цього виберіть Особиста> Група співробітників та уникніть необхідності створювати завдання вручну для кожного співробітника.
10. Натисніть + Обрати на кого призначити, щоб вибрати працівників, яким ви призначаєте завдання.
Спільні завдання можуть бути призначені не більше ніж 10 особам.
11. Ви можете дозволити перепризначення заступникам, на випадок відсутності основного виконувача, і вибрати виконавця на заміну. Таким чином, якщо призначений співробітник перебуває у відпустці чи на лікарняному на момент створення завдання, воно буде перепризначено його заступнику.
12. Заповнивши всі необхідні дані, натисніть кнопку Зберегти.
Дозвольте перепризначення завдань заступникам
Дозвольте перепризначення завдань заступникам
При налаштуванні дії завдання в ворфлоу для автоматичного створення завдання тепер можна увімкнути заміну початково призначених виконавців завдання. Якщо призначений працівник перебуває у відпустці під час створення завдання, воно буде автоматично перепризначене на його заступника. Таким чином, робота продовжує виконуватись, уникаючи затримок.
Заступники доступні як для особистих завдань, так і для спільних завдань. Щоб налаштувати перепризначення на заступника, вам потрібно зробити наступне:
Відкрийте меню створення або редагування завдання в воркфлоу.
Увімкніть дозвіл заміну у відповідному полі.
Виберіть співробітника, який замінить початково призначеного. Новим виконавцем може бути:
Менеджер
Менеджер менеджера
Менеджер 3-го рівня
Вибір співробітника
Конкретний працівник
4. Збережіть завдання, коли всі налаштування будуть виконані.
Заступник отримуватиме сповіщення про завдання так само, як і звичайний виконавець, що дозволить йому залишатися в курсі подій і оперативно реагувати на них.
Отримуйте сповіщення
Отримуйте сповіщення
Після створення завдання всі виконавці отримують сповіщення в панелі сповіщень і віджеті "Задачі" на головній сторінці.
Коли хтось із призначених виконавців завершує завдання, автор завдання та інші виконавці отримують сповіщення про це.