Інтеграція Greenhouse з PeopleForce допомагає HR-командам і рекрутерам значно заощаджувати час, автоматизуючи передачу даних кандидатів між платформами.
Основні переваги інтеграції:
Економія часу за рахунок усунення ручного введення даних.
Зменшення помилок завдяки автоматичній синхронізації особистих даних.
Покращення видимості нових найманців через ATS Inbox, де кандидати сортуються за датою початку роботи — це допомагає HR пріоритетизувати процес адаптації.
Крок 1: Початок інтеграції
Перейдіть до налаштувань інтеграції з Greenhouse у PeopleForce. Натисніть кнопку Встановити, щоб згенерувати:
URL вебхука для отримання подій від Greenhouse;
Секретний ключ.
Ці дані будуть використані пізніше в Greenhouse для налаштування вебхуків.
Крок 2: Налаштування сповіщень про кандидатів
У розділі Сповіщення налаштувань інтеграції:
Виберіть, які працівники повинні отримувати сповіщення про нових кандидатів.
Ви можете керувати тим, хто з’являється в цьому списку, у розділі Ролі та дозволи через: Роль → Загальні → Люди → Дозволити доступ до довідника співробітників → Керувати ATS Inbox.
За замовчуванням до списку входять усі користувачі з правами адміністратора. Лише обрані користувачі отримуватимуть сповіщення для завершення процесу найму у PeopleForce.
Крок 3: Відображення системних полів
Інтеграція підтримує відображення полів між Greenhouse і PeopleForce:
Системні поля, такі як ім’я та прізвище, відображені за замовчуванням. Ви можете відобразити додаткові системні поля, щоб передавати до PeopleForce всю необхідну інформацію.
Крок 4: Відображення користувацьких полів
Щоб відобразити користувацьке поле, виконайте такі кроки:
Перейдіть у Greenhouse → Налаштування → Користувацькі опції.
Виберіть одну з сутностей зі списку:
Пропозиція (Offer)
Заявка (Application)
Кандидат (Candidate)
Вакансія (Job) тощо.
Знайдіть поле, яке хочете відобразити. Наприклад, щоб відобразити дату початку роботи співробітника:
Відкрийте сторінку Пропозицій (Offers).
Натисніть на поле Дата початку (Start day).
Прокрутіть униз і скопіюйте ключ поля (Field key).
У PeopleForce:
Додайте користувацьке поле у форматі:
entity/custom field/field_key/value
Наприклад:offer/custom field/start_date/valueВідобразіть це поле з відповідним полем у PeopleForce.
Крок 5: Вкажіть URL вашої компанії в Greenhouse
Щоб забезпечити коректні посилання на профілі кандидатів, необхідно ввести URL вашої компанії в Greenhouse (зазвичай це назва компанії в домені Greenhouse).
Після налаштування ви зможете переходити з PeopleForce безпосередньо до вашого акаунта в Greenhouse одним кліком.
Крок 6: Завершіть налаштування в Greenhouse
Після початкової конфігурації у PeopleForce перейдіть у Greenhouse в розділ Settings → Dev Center для завершення інтеграції. Вам потрібно налаштувати два вебхуки:
Для події "Кандидат прийнятий на роботу"
Для події "Кандидат звільнений"
Кожен вебхук потребує:
Унікального Endpoint URL — PeopleForce
Раніше згенерованого секретного ключа
Рекомендується також вказати email для отримання повідомлень про помилки у разі збою вебхука.
Крок 7: Обробка документів
Інтеграція підтримує автоматичне синхронізування документів кандидатів з Greenhouse у папки PeopleForce. Для активації виберіть конкретні папки, куди слід зберігати кожен тип документів. Якщо папка не вибрана — документи не синхронізуватимуться.
Документи, які можуть передаватися:
Резюме (CV)
Мотиваційний лист
Лист з пропозицією
Пакети пропозицій (наприклад, бонуси або додаткові умови) тощо.
Крок 8: Воркфлоу найму в Greenhouse
Коли кандидата позначають як «Прийнятий» у Greenhouse, його дані автоматично передаються до PeopleForce. Це включає відображені системні та користувацькі поля, а також відповідні документи. Кандидат з’являється у вкладці Люди → ATS Inbox в PeopleForce, готовий до адаптації.
⏱️ Синхронізація зазвичай відбувається протягом кількох хвилин після тригера в Greenhouse.
Якщо потрібно змінити пропозицію після позначення кандидата як прийнятого, скористайтесь функцією «Unhire» у Greenhouse.
Це автоматично видаляє кандидата з PeopleForce, забезпечуючи точність даних і запобігаючи обробці застарілих або некоректних пропозицій.
Крок 9: Дані кандидатів у PeopleForce
У PeopleForce вкладка ATS Inbox доступна лише користувачам з відповідними дозволами. Вона відображає всі синхронізовані дані кандидатів, включно з резюме та документами пропозиції.
Крок 10: Найміть кандидата в PeopleForce
Щоб завершити процес, заповніть форму найму в PeopleForce, щоб додати кандидата як співробітника:
Перейдіть у ATS Inbox і знайдіть кандидата.
Натисніть кнопку Найняти (Hire).
Заповніть усі необхідні поля у формі найму для створення профілю.
Цей процес аналогічний стандартному створенню співробітника. Після створення профілю ви можете вручну доповнити або оновити додаткову інформацію за потреби.
Повторне працевлаштування та перевірка дублікатів у PeopleForce
Коли нового кандидата позначають як Найнятий у Greenhouse і його дані надходять у PeopleForce, система автоматично перевіряє, чи існує у вашій базі людина з такою ж електронною поштою, номером телефону або ім’ям. Якщо збіг знайдено, ви побачите попередження «Можливий існуючий працівник».
Існує два варіанти:
Профіль із збігом активний (людина, працює в компанії і має профіль в PeopleForce). Якщо ця людина досі активна у системі, ви просто побачите її профіль, але кнопки Rehire не буде.
Профіль із збігом звільнений (працівник звільнений у системі PeopleForce). Якщо людина більше не працює в компанії (тобто має статус ззвільнений), поруч із профілем з’явиться кнопка Повторно найняти.
Натиснувши Повторно найняти, відкривається стандартна форма найму, і вся нова інформація, яку ви введете, оновить існуючий профіль:
Дані у полях, що співпадають, будуть перезаписані новою інформацією.
Вся нова інформація буде додана до профілю.
Система автоматично зареєструє новий період працевлаштування в історії роботи співробітника, яка відображається на таймлайні.
Це забезпечує плавний процес повторного працевлаштування без створення дублікатів і зберігає повну історію працевлаштування в одному профілі.
Що, якщо це випадковий збіг?
Якщо система показує можливий збіг, але це не та сама людина, ви все одно можете продовжити створення нового профілю як зазвичай. Перевірка дублікатів — це лише попередження, вона не блокує створення профілю.