Інтеграція Greenhouse з PeopleForce допомагає HR-командам і рекрутерам значно заощаджувати час, автоматизуючи передачу даних кандидатів між платформами.
Основні переваги інтеграції:
Економія часу за рахунок усунення ручного введення даних.
Зменшення помилок завдяки автоматичній синхронізації особистих даних.
Покращення видимості нових найманців через ATS Inbox, де кандидати сортуються за датою початку роботи — це допомагає HR пріоритетизувати процес адаптації.
Крок 1: Початок інтеграції
Перейдіть до налаштувань інтеграції з Greenhouse у PeopleForce. Натисніть кнопку Встановити, щоб згенерувати:
URL вебхука для отримання подій від Greenhouse;
Секретний ключ.
Ці дані будуть використані пізніше в Greenhouse для налаштування вебхуків.
Крок 2: Налаштування сповіщень про кандидатів
У розділі Сповіщення налаштувань інтеграції:
Виберіть, які працівники повинні отримувати сповіщення про нових кандидатів.
Ви можете керувати тим, хто з’являється в цьому списку, у розділі Ролі та дозволи через: Роль → Загальні → Люди → Дозволити доступ до довідника співробітників → Керувати ATS Inbox.
За замовчуванням до списку входять усі користувачі з правами адміністратора. Лише обрані користувачі отримуватимуть сповіщення для завершення процесу найму у PeopleForce.
Крок 3: Відображення системних полів
Інтеграція підтримує відображення полів між Greenhouse і PeopleForce:
Системні поля, такі як ім’я та прізвище, відображені за замовчуванням. Ви можете відобразити додаткові системні поля, щоб передавати до PeopleForce всю необхідну інформацію.
Крок 4: Відображення користувацьких полів
Щоб відобразити користувацьке поле, виконайте такі кроки:
Перейдіть у Greenhouse → Налаштування → Користувацькі опції.
Виберіть одну з сутностей зі списку:
Пропозиція (Offer)
Заявка (Application)
Кандидат (Candidate)
Вакансія (Job) тощо.
Знайдіть поле, яке хочете відобразити. Наприклад, щоб відобразити дату початку роботи співробітника:
Відкрийте сторінку Пропозицій (Offers).
Натисніть на поле Дата початку (Start day).
Прокрутіть униз і скопіюйте ключ поля (Field key).
У PeopleForce:
Додайте користувацьке поле у форматі:
entity/custom field/field_key/value
Наприклад:offer/custom field/start_date/valueВідобразіть це поле з відповідним полем у PeopleForce.
Крок 5: Вкажіть URL вашої компанії в Greenhouse
Щоб забезпечити коректні посилання на профілі кандидатів, необхідно ввести URL вашої компанії в Greenhouse (зазвичай це назва компанії в домені Greenhouse).
Після налаштування ви зможете переходити з PeopleForce безпосередньо до вашого акаунта в Greenhouse одним кліком.
Крок 6: Завершіть налаштування в Greenhouse
Після початкової конфігурації у PeopleForce перейдіть у Greenhouse в розділ Settings → Dev Center для завершення інтеграції. Вам потрібно налаштувати два вебхуки:
Для події "Кандидат прийнятий на роботу"
Для події "Кандидат звільнений"
Кожен вебхук потребує:
Унікального Endpoint URL — PeopleForce
Раніше згенерованого секретного ключа
Рекомендується також вказати email для отримання повідомлень про помилки у разі збою вебхука.
Крок 7: Обробка документів
Інтеграція підтримує автоматичне синхронізування документів кандидатів з Greenhouse у папки PeopleForce. Для активації виберіть конкретні папки, куди слід зберігати кожен тип документів. Якщо папка не вибрана — документи не синхронізуватимуться.
Документи, які можуть передаватися:
Резюме (CV)
Мотиваційний лист
Лист з пропозицією
Пакети пропозицій (наприклад, бонуси або додаткові умови) тощо.
Крок 8: Воркфлоу найму в Greenhouse
Коли кандидата позначають як «Прийнятий» у Greenhouse, його дані автоматично передаються до PeopleForce. Це включає відображені системні та користувацькі поля, а також відповідні документи. Кандидат з’являється у вкладці Люди → ATS Inbox в PeopleForce, готовий до адаптації.
⏱️ Синхронізація зазвичай відбувається протягом кількох хвилин після тригера в Greenhouse.
Якщо потрібно змінити пропозицію після позначення кандидата як прийнятого, скористайтесь функцією «Unhire» у Greenhouse.
Це автоматично видаляє кандидата з PeopleForce, забезпечуючи точність даних і запобігаючи обробці застарілих або некоректних пропозицій.
Крок 9: Дані кандидатів у PeopleForce
У PeopleForce вкладка ATS Inbox доступна лише користувачам з відповідними дозволами. Вона відображає всі синхронізовані дані кандидатів, включно з резюме та документами пропозиції.
Крок 10: Найміть кандидата в PeopleForce
Щоб завершити процес, заповніть форму найму в PeopleForce, щоб додати кандидата як співробітника:
Перейдіть у ATS Inbox і знайдіть кандидата.
Натисніть кнопку Найняти (Hire).
Заповніть усі необхідні поля у формі найму для створення профілю.
Цей процес аналогічний стандартному створенню співробітника. Після створення профілю ви можете вручну доповнити або оновити додаткову інформацію за потреби.
Повторне працевлаштування та перевірка дублікатів у PeopleForce
Коли нового кандидата позначають як Найнятий у Greenhouse і його дані надходять у PeopleForce, система автоматично перевіряє, чи існує у вашій базі людина з такою ж електронною поштою, номером телефону або ім’ям. Якщо збіг знайдено, ви побачите попередження «Можливий існуючий працівник».
Існує два варіанти:
Профіль із збігом активний (людина, працює в компанії і має профіль в PeopleForce). Якщо ця людина досі активна у системі, ви просто побачите її профіль, але кнопки Rehire не буде.
Профіль із збігом звільнений (працівник звільнений у системі PeopleForce). Якщо людина більше не працює в компанії (тобто має статус ззвільнений), поруч із профілем з’явиться кнопка Повторно найняти.
Натиснувши Повторно найняти, відкривається стандартна форма найму, і вся нова інформація, яку ви введете, оновить існуючий профіль:
Дані у полях, що співпадають, будуть перезаписані новою інформацією.
Вся нова інформація буде додана до профілю.
Система автоматично зареєструє новий період працевлаштування в історії роботи співробітника, яка відображається на таймлайні.
Це забезпечує плавний процес повторного працевлаштування без створення дублікатів і зберігає повну історію працевлаштування в одному профілі.
Що, якщо це випадковий збіг?
Якщо система показує можливий збіг, але це не та сама людина, ви все одно можете продовжити створення нового профілю як зазвичай. Перевірка дублікатів — це лише попередження, вона не блокує створення профілю.
Внутрішні переведення співробітників в інтеграції Greenhouse
Ми внесли важливе оновлення в інтеграцію Greenhouse, яке розширює можливості обробки внутрішніх наймів в PeopleForce.
Раніше інтеграція підтримувала процес, при якому кандидати, найняті в Greenhouse, імпортувалися в PeopleForce і оброблялися через процес «Новий найм». За допомогою форми «Новий найм» ці кандидати могли бути переведені в повні профілі співробітників в PeopleForce.
З останнім випуском ми тепер підтримуємо внутрішні переведення співробітників. Це оновлення охоплює сценарії, коли існуючий співробітник переходить з однієї посади на іншу в межах компанії — наприклад, коли дизайнер переходить на посаду фахівця з контролю якості. У Greenhouse така ситуація часто обробляється подібно до зовнішнього найму: співробітник проходить процес рекрутингу, отримує пропозицію і позначається як найнятий на нову посаду.
Як працює оновлений процес
Коли внутрішній кандидат наймається в Greenhouse, він імпортується в PeopleForce як зазвичай. Ці події тепер з'являються в папці «Вхідні» ATS в People.
Якщо система виявляє, що найнята особа вже існує як активний співробітник в PeopleForce, вона розпізнає це як внутрішнє переведення.
Замість показу процесу «Новий співробітник», PeopleForce відображає дії форм запиту на зміну даних People для цього співробітника.
Використання форм запиту на зміну даних про співробітників
Коли ви натискаєте на дію оновлення, ви побачите попередньо налаштований список форм запиту на зміну даних про співробітників.
Після вибору конкретної форми PeopleForce автоматично зіставляє та попередньо заповнює дані, отримані від Greenhouse, за умови, що:
Дані існують у Greenhouse, і
поля були попередньо зіставлені в налаштуваннях форми.
Це дозволяє автоматично перенести якомога більше інформації, зменшивши ручне введення даних.
Завершення перенесення
Ви можете переглянути та заповнити будь-яку відсутню або додаткову інформацію безпосередньо у формі.
Після надсилання форми вона проходить налаштований процес затвердження, якщо затвердження є необхідним.
Після затвердження профіль співробітника оновлюється з урахуванням нової ролі, посади або пов'язаних деталей.