⚠️ Доступно з будь-якою з наступних підписок: Standard або Professional
Користувачі системи PeopleForce можуть формувати документи безпосередньо в системі. Це робить можливим повний перехід на цифровий обмін і підписання всієї документації для компаній, які використовують рішення від PeopleForce.
Як створити шаблони документів в системі
Шаблони необхідних документів ви можете створити в налаштуваннях, використовуючи поля, які автоматично підтягуватимуться з картки співробітника, наприклад, його ПІБ, посада або дата найму. Замінники дозволяють створювати документи з актуальною інформацією з картки вашого співробітника.
Для того, щоб створити необхідний вам шаблон документа, перейдіть у Налаштування → Документи → Шаблони.
На сторінці, що відкрилася, необхідно натиснути кнопку Додати, щоб завантажити готовий шаблон документа у форматі .docs.
Після цього з'явиться спливаюче вікно, у якому необхідно заповнити поля Назва та Опис. У полі Шаблон слід завантажити потрібний документ у форматі .docx, а потім зберегти введені дані.
Завантажений вами шаблон документу з повним переліком доступних змінних матиме наступний вигляд:
📌 Після того, як ви завантажите файл до системи, ви не зможете редагувати його в режимі онлайн. Якщо вам потрібно внести зміни, редагуйте документ на своєму комп'ютері, а потім знову завантажте його до системи.
Замінники полів співробітників
Завдяки можливості формування документів прямо в системі PeopleForce, компанії, які користуються цим рішенням, зможуть повністю перейти на цифровий обмін та підписання документації. Це дозволить оптимізувати робочі процеси та зменшити час на оформлення документів.
Приклад документу з використанням замінників можна знайти за цим посиланням.
Змінні дозволяють створювати документи з актуальною інформацією з картки вашого співробітника в тому порядку і з тими даними, які вам потрібні. Таким чином, ви зможете вивантажувати PDF версії документів, щоб роздрукувати, наприклад, довідки і накази.
Для замінників, ми використовуємо бібліотеку з відкритим вихідним кодом Liquid від Shopify. Більше деталей і документацію можна знайти за цим посиланням.
Дати
Обидва варіанти можуть бути використані:
{{date_full}} - Поточна дата в форматі “Вер. 21, 2023”
{{date_day}}.{{date_month}}.{{date_year}} - Поточна дата в форматі “21.09.2023"
Загальна інформація про співробітника
{{employee.full_name}} - Ім'я та Прізвище
{{employee.first_name}} - Ім'я
{{employee.last_name}} - Прізвище
{{employee.middle_name}} - По батькові
{{employee.employee_number}} - ID cпівробітника
{{employee.date_of_birth}} - Дата народження співробітника
{{employee.gender}} - Стать співробітника
{{employee.hired_on}} - Дата найму на роботу
{{employee.termination_date}} - Дата звільнення
{{employee.probation_ends_on}} - Дата завершення випробного періоду
Контакти
{{employee.email}} - Ел. почта
{{employee.personal_email}} - Особиста ел. пошта
{{employee.mobile_number}} - Особистий номер телефону
{{employee.work_phone_number}} - Робочий номер телефону
Дані про працевлаштування
{{employee.position}} - Посада
{{employee.division}} - Подрозділ
{{employee.department}} - Департамент
{{employee.location}} - Локація
{{employee.legal_entity}} - Юридична особа
{{employee.job_level}} - Рівень досвіду
{{employee.work_type}} - Тип роботи
{{employee.work_pattern}} - Графік роботи
{{employee.job_profile}} - Профіль посади
{{employee.job_group}} - Група посади, до якої належить профіль посади працівника
Змінні заробітної плати
{{employee.current_salary_amount}} - Відображає поточний розмір заробітної плати співробітника.
{{employee.current_salary_currency}} - Вказує валюту, в якій виплачується поточна заробітна плата співробітника (наприклад, USD, EUR, GBP).
{{employee.previous_salary_amount}} - Відображає попередній розмір заробітної плати співробітника.
{{employee.previous_salary_currency}} - Вказує валюту, в якій виплачувалась попередня заробітна плата співробітника (наприклад, USD, EUR, GBP).
Інформація про менеджера
{{manager.email}} - Ел. пошта менеджера
{{manager.full_name}} - Ім'я Прізвище менеджера
{{manager.employee_number}} - ID менеджера
{{manager.first_name}} - Ім'я менеджера
{{manager.middle_name}} - По батькові менеджера
{{manager.last_name}} - Прізвище менеджера
Змінні кастомних полів співробітників
Назви користувацьких полів з профілю співробітника також можна використовувати як замінники (placeholders). Використання їх досить просте.
Перейдіть до "Налаштування → Дані про людей". Знайдіть поле, яке ви хочете використовувати як замінник. Клацніть на іконку "Редагування" для поля, яке ви хочете використовувати в своєму файлі.
Скопіюйте внутрішню назву потрібного вам поля. Вона знаходиться одразу під назвою поля.
Для звернення до поля використовуйте структуру {
{employee.internal_name}}. Наприклад, якщо мова йде про поле дати початку страхування, структура буде такою - {{employee.дата_початку_страхування}}. Використовуйте ці структури в шаблонах своїх документів.
Змінні з кастомних стовпців системних таблиць
Кастомні стовпці, які ви додаєте до трьох системних таблиць - Посади, Робота та Базова компенсація, - також можна використовувати як змінні. Змінна створюється автоматично для кожного кастомного стовпця, тож нічого налаштовувати не потрібно.
Перейдіть у Налаштування → HR → Дані про людей. Таблиці Посади та Робота розміщені у вкладці Робота, а таблиця Базова компенсація - у вкладці Компенсація.
Відкрийте таблицю та натисніть значок редагування біля кастомного стовпця, який хочете використати.
Скопіюйте Внутрішню назву стовпця за допомогою кнопки копіювання поруч із нею.
Додайте префікс таблиці перед внутрішньою назвою:
{{employee.prefix_internal_name}}.
Таблиця | Вкладка в «Дані про людей» | Формат змінної | Приклад |
Посади | Робота |
| {{employee.position_grade}} |
Робота | Робота |
| {{employee.work_notice_period}} |
Базова компенсація | Компенсація |
| {{employee.salary_bonus_scheme}} |
📌 Таблиця «Базова компенсація» використовує префікс salary_.
📌 Змінна підставляє значення з поточного рядка співробітника в цій таблиці.
📌 Ці змінні не мають версії {{manager.…}}.
Наприклад, стовпець у таблиці «Посади» з внутрішньою назвою grade стає змінною {{employee.position_grade}}.
⚠️ Це працює лише для цих трьох таблиць. Стовпці таблиці Додаткові компенсації використовувати не можна, оскільки співробітник може мати кілька додаткових компенсацій одночасно.
Як згенерувати документ у профілі працівника
Щоб згенерувати всі необхідні документи, необхідно перейти до профілю співробітника в системі PeopleForce. Там вже є знайома вкладка "Документи", натисніть на кнопку "+ Новий", та оберіть "Створити з шаблону" із переліку дій. Ця функція дозволяє створювати різноманітні документи, такі як договори, заяви, накази на відпустку, пропозиції про роботу та інші, на основі вже попередньо створених шаблонів.
У випадаючому меню виберіть папку і шаблон документа.
Через кілька секунд у папці з'явиться файл .docx, який буде об'єднаний з полями співробітника. Цей файл можна буде переглянути або завантажити за потреби.
Завдяки можливості формування документів прямо в системі PeopleForce, компанії, які користуються цим рішенням, зможуть повністю перейти на цифровий обмін та підписання документації. Це дозволить оптимізувати робочі процеси та зменшити час на оформлення документів.
