Користувачі системи PeopleForce можуть формувати документи безпосередньо в системі. Це робить можливим повний перехід на цифровий обмін і підписання всієї документації для компаній, які використовують рішення від PeopleForce.

Щоб сгенерувати всі необхідні документи, необхідно перейти до профілю співробітника в системі PeopleForce. Там вже є знайома вкладка "Документи", натисніть на кнопку "+ Новий", та оберіть "Створити з шаблону документа" із переліку дій. Ця функція дозволяє створювати різноманітні документи, такі як договори, заяви, накази на відпустку, пропозиції про роботу та інші, на основі вже попередньо створених шаблонів.

Після генерації документу, він буде доступний для перегляду та завантаження у профілі працівника.

Шаблони необхідних документів ви можете створити в налаштуваннях, використовуючи поля, які автоматично підтягуватимуться з картки співробітника, наприклад, його ПІБ, посада або дата найму. Замінники дозволяють створювати документи з актуальною інформацією з картки вашого співробітника.

Для того щоб створити необхідний вам шаблон документа, перейдіть у "Налаштування -> розділ People HR-> Документи."

На сторінці, що відкрилася, необхідно натиснути кнопку "Додати", щоб завантажити готовий шаблон документа у форматі .docs. Після цього з'явиться спливаюче вікно, у якому необхідно заповнити поля "Назва" та "Опис". У поле "Шаблон" слід завантажити потрібний документ у форматі .docx, а потім зберегти введені дані.

Завантажений вами шаблон документу з повним переліком доступних змінних матиме наступний вигляд:

​

📌 Після того, як ви завантажите файл до системи, ви не зможете редагувати його в режимі онлайн. Якщо вам потрібно внести зміни, редагуйте документ на своєму комп'ютері, а потім знову завантажте його до системи.

Завдяки можливості формування документів прямо в системі PeopleForce, компанії, які користуються цим рішенням, зможуть повністю перейти на цифровий обмін та підписання документації. Це дозволить оптимізувати робочі процеси та зменшити час на оформлення документів.

Приклад документу з використанням замінників можна знайти за цим посиланням.

Замінники дозволяють створювати документи з актуальною інформацією з картки вашого співробітника в тому порядку і з тими даними, які вам потрібні. Таким чином, ви зможете вивантажувати PDF версії документів, щоб роздрукувати, наприклад, довідки і накази.
​
​Для замінників, ми використовуємо бібліотеку з відкритим вихідним кодом Liquid від Shopify. Більше деталей і документацію можна знайти за цим посиланням.

Обидва варіанти можуть бути використані:

{{date_full}} Поточна дата в форматі “Вер. 21, 2023”
{{date_day}}.{{date_month}}.{{date_year}} -Поточна дата в форматі “21.09.2023"

{{employee.employee_number}} ID cпівробітника

{{employee.date_of_birth}} дата народження співробітника

{{employee.gender}} стать співробітника

{{employee.hired_on}} дата найму на роботу

{{employee.probation_ends_on}} дата завершення випробного періоду

{{employee.email}} - Ел. почта
{{employee.personal_email}} - Особиста ел. пошта
{{employee.mobile_number}} - Особистий номер телефону
{{employee.work_phone_number}} - Робочий номер телефону

{{employee.position}} - Посада
{{employee.division}} - Подрозділ
{{employee.department}} - Департамент
{{employee.location}} - Локація

{{manager.email}} Ел. пошта менеджера
{{manager.full_name}} Ім'я Прізвище менеджера
{{manager.employee_number}} ID менеджера
{{manager.first_name}} Ім'я менеджера
{{manager.middle_name}} По батькові менеджера
{{manager.last_name}} Прізвище менеджера

​

Назви користувацьких полів з профілю співробітника також можна використовувати як замінники (placeholders). Використання їх досить просте.

2. Скопіюйте внутрішню назву необхідного вам поля. Воне буду знаходитись одразу під назвою поля.

3. Для звернення до поля використовуйте структуру {{employee.internal_name}}. Наприклад, якщо мова йде про поле дати початку страхування, структура буде такою - {{employee.дата_початку_страхування}}. Використовуйте ці структури в шаблонах Ваших документів.

Щоб побачити, як це працює, давайте створимо пропозицію роботи для співробітника з шаблону документа. У профілі співробітника перейдіть у вкладку "Документи -> +Новий". У меню дій виберіть опцію "Створити з шаблону".

У випадаючому меню виберіть папку і шаблон документа.

Через кілька секунд у папці з'явиться файл .docx, який буде об'єднаний з полями співробітника. Цей файл можна буде переглянути або завантажити за потреби.

Завдяки можливості формування документів прямо в системі PeopleForce, компанії, які користуються цим рішенням, зможуть повністю перейти на цифровий обмін та підписання документації. Це дозволить оптимізувати робочі процеси та зменшити час на оформлення документів.

​