⚠️ Доступно з будь-якою з наступних підписок: Standard або Professional
Користувачі системи PeopleForce можуть формувати документи безпосередньо в системі. Це робить можливим повний перехід на цифровий обмін і підписання всієї документації для компаній, які використовують рішення від PeopleForce.
Як створити шаблони документів в системі
Шаблони необхідних документів ви можете створити в налаштуваннях, використовуючи поля, які автоматично підтягуватимуться з картки співробітника, наприклад, його ПІБ, посада або дата найму. Замінники дозволяють створювати документи з актуальною інформацією з картки вашого співробітника.
Для того щоб створити необхідний вам шаблон документа, перейдіть у "Налаштування -> Документи -> Шаблони."
На сторінці, що відкрилася, необхідно натиснути кнопку "Додати", щоб завантажити готовий шаблон документа у форматі .docs. Після цього з'явиться спливаюче вікно, у якому необхідно заповнити поля "Назва" та "Опис". У поле "Шаблон" слід завантажити потрібний документ у форматі .docx, а потім зберегти введені дані.
Завантажений вами шаблон документу з повним переліком доступних змінних матиме наступний вигляд:
📌 Після того, як ви завантажите файл до системи, ви не зможете редагувати його в режимі онлайн. Якщо вам потрібно внести зміни, редагуйте документ на своєму комп'ютері, а потім знову завантажте його до системи.
Замінники полів співробітників
Завдяки можливості формування документів прямо в системі PeopleForce, компанії, які користуються цим рішенням, зможуть повністю перейти на цифровий обмін та підписання документації. Це дозволить оптимізувати робочі процеси та зменшити час на оформлення документів.
Приклад документу з використанням замінників можна знайти за цим посиланням.
Змінні дозволяють створювати документи з актуальною інформацією з картки вашого співробітника в тому порядку і з тими даними, які вам потрібні. Таким чином, ви зможете вивантажувати PDF версії документів, щоб роздрукувати, наприклад, довідки і накази.
Для замінників, ми використовуємо бібліотеку з відкритим вихідним кодом Liquid від Shopify. Більше деталей і документацію можна знайти за цим посиланням.
Дати
Обидва варіанти можуть бути використані:
{{date_full}} - Поточна дата в форматі “Вер. 21, 2023”
{{date_day}}.{{date_month}}.{{date_year}} - Поточна дата в форматі “21.09.2023"
Загальна інформація про співробітника
{{employee.full_name}} - Ім'я та Прізвище
{{employee.first_name}} - Ім'я
{{employee.last_name}} - Прізвище
{{employee.middle_name}} - По батькові
{{employee.employee_number}} - ID cпівробітника
{{employee.date_of_birth}} - Дата народження співробітника
{{employee.gender}} - Стать співробітника
{{employee.hired_on}} - Дата найму на роботу
{{employee.termination_date}} - Дата звільнення
{{employee.probation_ends_on}} - Дата завершення випробного періоду
Контакти
{{employee.email}} - Ел. почта
{{employee.personal_email}} - Особиста ел. пошта
{{employee.mobile_number}} - Особистий номер телефону
{{employee.work_phone_number}} - Робочий номер телефону
Дані про працевлаштування
{{employee.position}} - Посада
{{employee.division}} - Подрозділ
{{employee.department}} - Департамент
{{employee.location}} - Локація
Змінні заробітної плати
{{employee.current_salary_amount}} - Відображає поточний розмір заробітної плати співробітника.
{{employee.current_salary_currency}} - Вказує валюту, в якій виплачується поточна заробітна плата співробітника (наприклад, USD, EUR, GBP).
{{employee.previous_salary_amount}} - Відображає попередній розмір заробітної плати співробітника.
{{employee.previous_salary_currency}} - Вказує валюту, в якій виплачувалась попередня заробітна плата співробітника (наприклад, USD, EUR, GBP).
Інформація про менеджера
{{manager.email}} - Ел. пошта менеджера
{{manager.full_name}} - Ім'я Прізвище менеджера
{{manager.employee_number}} - ID менеджера
{{manager.first_name}} - Ім'я менеджера
{{manager.middle_name}} - По батькові менеджера
{{manager.last_name}} - Прізвище менеджера
Змінні кастомних полів співробітників
Назви користувацьких полів з профілю співробітника також можна використовувати як замінники (placeholders). Використання їх досить просте.
Перейдіть до "Налаштування -> Дані про людей". Знайдіть поле, яке ви хочете використовувати як замінник. Клацніть на іконку "Редагування" для поля, яке ви хочете використовувати в своєму файлі.
Скопіюйте внутрішню назву потрібного вам поля. Вона знаходиться одразу під назвою поля.
Для звернення до поля використовуйте структуру {{employee.internal_name}}. Наприклад, якщо мова йде про поле дати початку страхування, структура буде такою - {{employee.дата_початку_страхування}}. Використовуйте ці структури в шаблонах своїх документів.
Як згенерувати документ у профілі працівника
Щоб сгенерувати всі необхідні документи, необхідно перейти до профілю співробітника в системі PeopleForce. Там вже є знайома вкладка "Документи", натисніть на кнопку "+ Новий", та оберіть "Створити з шаблону" із переліку дій. Ця функція дозволяє створювати різноманітні документи, такі як договори, заяви, накази на відпустку, пропозиції про роботу та інші, на основі вже попередньо створених шаблонів.
У випадаючому меню виберіть папку і шаблон документа.
Через кілька секунд у папці з'явиться файл .docx, який буде об'єднаний з полями співробітника. Цей файл можна буде переглянути або завантажити за потреби.
Завдяки можливості формування документів прямо в системі PeopleForce, компанії, які користуються цим рішенням, зможуть повністю перейти на цифровий обмін та підписання документації. Це дозволить оптимізувати робочі процеси та зменшити час на оформлення документів.
