Інтеграція з Google Workspace пропонує значні переваги для HR та системних адміністраторів, спрощуючи ручну роботу, пов'язану зі змінами в штаті компанії. Інтеграція з Google Workspace допоможе автоматизувати процес створення нових співробітників, оновлення основних даних та видалення звільнених працівників з вашого Google Workspace. За допомогою робочих процесів ви можете автоматизувати процес створення або видалення користувачів в Google Workspace. За бажанням, ви можете вручну додати існуючих співробітників каталогу до каталогу Workspace.
Крім того, ви можете гнучко вибирати, які елементи даних синхронізувати, включаючи повні імена, фотографії, менеджерів, ідентифікатори співробітників, посади та інше.
Якщо ви вирішите синхронізувати своє фото, воно буде відповідати тому, що є у вашому профілі PeopleForce з вашим обліковим записом Google. Будь-які зміни, внесені до вашої фотографії в PeopleForce, автоматично відображатимуться у вашому обліковому записі Google. Ця синхронізація застосовується до всіх даних, обраних для синхронізації, забезпечуючи безшовну інтеграцію між PeopleForce і Google Workspace.
⚠️ Щоб встановити інтеграцію з Google Workspace, ви повинні мати права супер-адміністратора для облікового запису Google Workspace. Супер адміністратори мають доступ до всіх налаштувань в Google Admin Console. Щоб увімкнути односторонню синхронізацію, користувач повинен бути адміністратором PeopleForce.
Як увімкнути інтеграцію
Щоб увімкнути інтеграцію, виконайте наступні кроки:
1. Перейдіть до Налаштування > Інтеграції > Інтеграція з Google Workspace.
2. Натисніть "Встановити".
3. Якщо інтеграція з Google Workspace вже встановлена, поставте галочку, щоб увімкнути односторонню синхронізацію.
4. Увімкнення синхронізації співробітників ініціює односторонню синхронізацію між PeopleForce і Google Workspace, що дозволить PeopleForce оновлювати інформацію про співробітників в Google Workspace.
Після ввімкнення інтеграції ви можете гнучко обирати, які елементи даних синхронізувати. Сюди входять такі параметри, як повні імена, фотографії, керівники, ідентифікатори співробітників, посади тощо. Компанії, які використовують цю інтеграцію, можуть вибирати поля, які вони хочуть синхронізувати, гарантуючи, що тільки релевантна інформація буде обмінюватися між платформами.
Автоматизація додавання та видалення співробітників у Google Workspace за допомогою робочих процесів
Щоб автоматизувати процес додавання або видалення співробітників за допомогою робочих процесів, виконайте такі дії:
1. Перейдіть до розділу "Процеси", виберіть конкретний робочий процес, з яким ви хочете працювати, незалежно від того, чи це Onboarding або Offboarding робочий процес.
2. Знайдіть нову дію для робочого процесу під назвою "Дія в Google Workspace".
3. Виберіть цю дію, і з'явиться нове спливаюче вікно.
4. Виберіть "Створити користувача Google Workspace", якщо ви хочете додати співробітника до Google Workspace.
5. Або ж виберіть "Видалити користувача Google Workspace", якщо ви хочете видалити співробітника з Google Workspace.
6. Налаштуйте робочий процес відповідно до ваших конкретних потреб і вимог.
⚠️ Ви повинні припустити, що для співробітника, для якого ви хочете створити користувача Google Workspace, вже призначена адреса електронної пошти.
Додавання існуючих співробітників до довідника Workspace вручну
За бажанням ви можте вручну додати існуючих співробітників довідника до вашого Workspace. Перейдіть до профілю співробітника і в меню "Дія" натисніть "Створити користувача Google Workspace".
⚠️ Після звільнення співробітника користувач Google Workspace буде автоматично видалений.