Що таке графік роботи?
Графік роботи визначає, скільки годин співробітник працює в кожен день тижня, наприклад, 8 годин з понеділка по п'ятницю.
Усі співробітники мають графік роботи вашої компанії за замовчуванням, якщо ви не призначите інший, наприклад, для працівників на неповний робочий день або з іншим розкладом.
Перш ніж почати
Перевірте свій доступ. Адміністратори компанії завжди можуть керувати графіками роботи. Іншим користувачам потрібна роль із дозволом на Графік роботи (Налаштування → Ролі та дозволи → відкрийте роль → Компанія → Налаштування → виберіть Графік роботи → Зберегти).
Визначте, які графіки вам потрібні. Складіть список графіків вашої компанії (наприклад, повний день, неповний день зранку, чотириденний тиждень) із кількістю годин на кожен день. Кожен графік повинен мати унікальну назву, а кількість годин на день може бути від 0 до 24.
Вирішіть, чи потрібен час початку та закінчення. Окрім кількості годин, графік може містити час початку та закінчення роботи й години перерв на кожен день. Це зручно, якщо співробітники працюють за фіксованими змінами.
Частина 1: Налаштування графіків роботи
Створення графіка роботи
Перейдіть до Налаштування → HR → Графік роботи.
Натисніть + Додати графік роботи.
Введіть Назву, наприклад, «Неповний день зранку».
Вкажіть кількість годин на кожен день тижня. З понеділка по п'ятницю вже стоїть 8 годин, тож змініть лише те, що відрізняється. Для вихідних поставте 0.
Натисніть Зберегти.
Додавання часу початку та закінчення (необов'язково)
Якщо співробітники працюють у фіксовані години, ви можете вказати точний час початку та закінчення для кожного дня. Зробіть це під час створення графіка.
У вікні Додати графік роботи увімкніть Час початку та закінчення робочого дня.
Для кожного робочого дня вкажіть Час початку-закінчення.
Введіть Години перерв, якщо вони є.
Робочі години розраховуються автоматично: час закінчення мінус час початку, мінус перерва. Наприклад, 9:00–18:00 з перервою 1 година = 8 годин.
Щоб скопіювати один день на всі інші, наведіть на нього курсор і натисніть Застосувати до всіх. Потім очистіть вихідні дні.
Натисніть Зберегти.
⚠️ Важливо: Увімкнути або вимкнути час початку та закінчення можна лише під час створення графіка. Після збереження це змінити не можна. Щоб змінити, створіть новий графік і призначте його співробітникам.
Де використовується час початку та закінчення:
Запити на відпустку за годинами: коли співробітники запитують відпустку із зазначенням годин, запит починається з часу початку з їхнього графіка. Якщо часу початку немає, запит починається о 9:00.
Розклад співробітника: час відображається в щоденному розкладі співробітника в модулі Time.
💡 Порада: Не вмикайте час початку та закінчення, якщо співробітники мають гнучкий графік і вам потрібно відстежувати лише кількість відпрацьованих годин.
Перегляд усіх графіків роботи
Перейдіть до Налаштування → HR → Графік роботи, щоб побачити всі графіки вашої компанії. У таблиці показано:
Назва графіка роботи
Усього за тиждень (год): скільки годин на тиждень включає графік
Співробітники: скільки співробітників мають цей графік
Редагування або видалення графіка роботи
Перейдіть до Налаштування → HR → Графік роботи.
Натисніть на три крапки в кінці рядка.
Виберіть Редагувати, щоб змінити графік, або Видалити й підтвердіть видалення.
Варто знати:
Коли ви редагуєте графік, очікувані години в табелях оновлюються для всіх, хто його використовує.
Графік за замовчуванням видалити не можна.
Якщо ви видалите графік, усі, хто його використовував, перейдуть на графік за замовчуванням.
Частина 2: Призначення графіків роботи співробітникам
Призначення графіка роботи
Різні співробітники можуть мати різні графіки, навіть якщо всі працюють повний день. Наприклад, відділ маркетингу може працювати 9 годин на день з понеділка по п'ятницю, а служба підтримки 8 годин на день з неділі по четвер.
Відкрийте профіль співробітника.
Перейдіть на вкладку Робота.
Натисніть + Додати у віджеті Статус роботи.
У полі Діє з виберіть дату, з якої має почати діяти графік. Це може бути майбутня дата.
Натисніть Зберегти.
💡 Порада: Призначати графіки можна по одному з профілю кожного співробітника або одразу багатьом співробітникам через масовий імпорт. Масовий імпорт швидший для цілої команди чи відділу.
Зміна графіка роботи співробітника
Відкрийте профіль співробітника та перейдіть на вкладку Робота.
У розділі Статус роботи знайдіть запис, який потрібно змінити.
Натисніть на три крапки й виберіть Редагувати.
Виберіть новий графік і натисніть Зберегти.
💡 Якщо ваша компанія використовує продукт Time, з дати початку дії в табелі співробітника відображаються очікувані та залишкові години за новим графіком. Попередні періоди зберігають попередній графік. Щоб швидко заповнити табель, співробітник може натиснути Автозаповнення і надіслати його.
Частина 3: Надання доступу до керування графіками роботи
Дозвольте користувачам, які не є адміністраторами, створювати, редагувати та видаляти графіки роботи:
Перейдіть до Налаштування → Ролі та дозволи.
Відкрийте роль, яку хочете змінити, або створіть нову.
Перейдіть до Компанія → Налаштування й виберіть Графік роботи.
Натисніть Зберегти.