¿Qué es un formulario de preboarding?
¿Qué es un formulario de preboarding?
Un formulario de preboarding es una herramienta que ayuda a los reclutadores a recopilar, de forma rápida y precisa, toda la información que necesitan de una nueva incorporación antes de que empiece a trabajar. En cuanto un reclutador añade una nueva incorporación al sistema (con el formulario de nueva contratación), el formulario de preboarding se envía automáticamente, sin pasos adicionales ni trabajo manual.
¿Quién lo completa y cómo funciona?
¿Quién lo completa y cómo funciona?
Cuando el reclutador registra a la nueva incorporación en el sistema, esta recibe un correo con un enlace seguro.
Solo tiene que hacer clic en el enlace, abrir el formulario de preboarding y completar todos los campos obligatorios.
¿Para qué sirve el formulario de preboarding?
¿Para qué sirve el formulario de preboarding?
El formulario de preboarding ayuda a automatizar y centralizar todo el proceso de recopilación de información. Las nuevas incorporaciones pueden aportar fácilmente:
Datos personales
Documentos necesarios (por ejemplo, copias del pasaporte o certificados)
Cualquier otra información que RR. HH. necesite antes de su primer día
Toda la información y los documentos enviados se guardan automáticamente en el perfil de la nueva incorporación.
¿Cómo accede la nueva incorporación al formulario?
¿Cómo accede la nueva incorporación al formulario?
Recibe un enlace directo al formulario por correo electrónico. Con un solo clic, puede empezar a completarlo.
¿Cómo es el proceso completo de preboarding?
¿Cómo es el proceso completo de preboarding?
Cómo configurar un formulario de preboarding
Configurar un formulario de preboarding garantiza que toda la información y los documentos necesarios de una nueva incorporación se recopilen de forma fluida y automática. Siga estos pasos para crear una experiencia de preboarding completa, conforme a la normativa y fácil de usar.
1. Acceder a los formularios de preboarding
Para empezar, vaya a Ajustes → Formularios y seleccione Formularios de Preincorporación. Aquí puede crear un formulario nuevo o editar uno existente.
2. Configurar los detalles
El nombre del formulario debe incluir el tipo de colaboración, la ubicación y, si corresponde, la línea de servicio concreta a la que está destinado. Por eso, es posible que tenga que crear varios formularios de preboarding para recopilar información distinta de las nuevas incorporaciones según su tipo de colaboración. En la descripción, puede indicar el tipo de contrato para el que está pensado el formulario. Ejemplos de nombres de formulario:
Contratista – Chipre
Contratista – Rumanía
Contratista – Reino Unido
En la sección Detalles, también se configura el correo que recibe el especialista justo después de iniciarse el formulario. El contenido del correo puede variar según el tipo de colaboración o el idioma, ya que cada ubicación tiene especialistas responsables distintos.
En esta misma sección, elija qué flujo de trabajo debe iniciarse cuando se complete el formulario de preboarding. Por ejemplo: «El especialista ha completado el formulario de preboarding».
Este flujo de trabajo se configura para cada ubicación y avisa al especialista de RR. HH. responsable, para que pueda continuar con la firma del contrato sin demoras.
3. Configurar la página de bienvenida
La página de bienvenida es la primera pantalla que ve la nueva incorporación al abrir el enlace del correo. Puede configurar:
Encabezado: el título y el emoji que aparecerán en la página del especialista.
Mensaje de bienvenida: aquí añadimos un texto preparado con unas breves instrucciones y una explicación de por qué el especialista debe completar el formulario.
Foto de cubierta: suba una imagen de portada para dar a su página de bienvenida la imagen de su marca.
Así se ve, en general, la página de bienvenida:
4. Añadir secciones y campos al formulario
Esta es la parte principal del formulario de preboarding. Organice los campos en secciones lógicas según el tipo de colaboración, la ubicación y los requisitos legales. Todos los campos deben estar creados previamente en el sistema.
Sección 1: Privacidad y seguridad
Para la primera sección, le recomendamos elegir «Privacidad y seguridad», ya que en ella el especialista acepta el tratamiento de sus datos personales. Si un especialista se niega a facilitar esta información, no podrá continuar. Los campos se eligen según el tipo de colaboración y la entidad legal con la que se firmará el contrato. (Estos campos deben estar creados previamente en el sistema).
Sección 2: Datos personales
El contenido de la sección «Datos personales» depende del tipo de colaboración, la ubicación y la entidad legal. Estos son algunos ejemplos habituales de campos para esta sección:
Nombre preferido: un segundo nombre en lugar del primero (por ejemplo, «Matthew» en el caso de «John Matthew Pitterson»).
Pronombres: permite al especialista indicar los pronombres con los que se identifica (por ejemplo, él/ella/elle).
País de residencia actual: el país en el que se encuentra el especialista en este momento. Los especialistas pueden cambiar el país de este campo en su perfil si tienen permiso de edición.
Sección 3: Documentos
En la sección Documentos, puede solicitar cualquier archivo que la nueva incorporación deba subir. Una vez subidos, los documentos se guardan automáticamente en el sistema y se añaden al perfil de la nueva incorporación.
Añada una breve descripción a cada campo para que las nuevas incorporaciones sepan exactamente qué deben aportar.
Domicilio registrado: la dirección permanente que figura en los documentos oficiales (pasaporte, permiso de conducir, etc.).
Pasaporte o documento de identidad: solicite copias escaneadas o fotos. En el caso de pasaportes ucranianos, solicite el escaneo completo del pasaporte, incluidos la autoridad emisora, la fecha de expedición y los datos de empadronamiento.
Número de identificación fiscal: solicite una copia escaneada o una foto del documento de identificación fiscal.
Consejo: añada descripciones claras a cada campo para que la nueva incorporación sepa exactamente qué debe subir.
5. Configurar la página final
La página final aparece después de que el especialista envíe toda la información. Aquí puede:
Añadir un mensaje de agradecimiento: «Gracias por completar el formulario de preboarding. ¡Le esperamos con ilusión en su primer día!».
Explicar los próximos pasos: «Nuestro equipo revisará ahora la información y los documentos que ha enviado. Si falta algo, el especialista responsable se pondrá en contacto con usted por correo electrónico. Una vez confirmado todo, prepararemos su contrato y se lo enviaremos para que lo firme».
Incluir una foto o un vídeo breve sobre su empresa.
Este paso ayuda a cerrar el proceso con unas expectativas claras y un toque profesional.
6. Después del envío
Cuando el especialista completa el formulario:
Todos los datos y documentos se guardan automáticamente en el perfil de la nueva incorporación.
Se inicia el flujo de trabajo asociado, que avisa al especialista de RR. HH. responsable y pone en marcha los siguientes pasos (por ejemplo, la preparación del contrato).
Así, el proceso de incorporación continúa de forma fluida y automática.