La preincorporación (o preboarding) es una etapa previa a la incorporación (o onboarding) en la que los nuevos empleados se familiarizan con la organización y participan en la resolución de ciertos asuntos administrativos antes de su primer día de trabajo. La preincorporación es el período de tiempo que transcurre entre la aceptación de un empleado de la oferta de trabajo y su primer día de trabajo.
Las personas involucradas en el uso de estos formularios de preincorporación incluyen al personal de recursos humanos responsable de crear el formulario y administrar a los empleados y los propios empleados que completan el formulario de preembarque.
Ventajas de utilizar los formularios de preincorporación:
Los formularios de preincorporación transfieren automáticamente toda la información recopilada al perfil del empleado.
Los formularios de preincorporación automatizan procesos como la activación de flujos de trabajo y la asignación de tareas, lo que supone un ahorro de tiempo y recursos para RRHH ya que puede dedicar el tiempo a otras tareas.
Los formularios de preincorporación ayudan a las empresas a manejar temas burocráticos importantes antes del primer día de contratación, lo que hace que el proceso de incorporación sea más organizado y eficiente.
La preincorporación permite la creación de múltiples procesos personalizados para varios departamentos y ubicaciones, lo que ofrece una mayor flexibilidad y personalización.
Acceder a la configuración de la preincorporación
Para comenzar, ve a "Ajustes" y selecciona "Formularios". Haz clic en el botón "Añadir", luego elige "Preincorporación" para comenzar a personalizar el formulario.
Explorando el formulario de preincorporación:
El formulario de preincorporación está diseñado con cuatro bloques personalizables para satisfacer las necesidades únicas de tu empresa:
1. Bloque de detalles: en esta sección se puede personalizar el formulario proporcionando un nombre, una descripción opcional, el asunto del correo electrónico, el contenido del correo electrónico y una selección de flujo de trabajo opcional.
2. Bloque de bienvenida: el lugar para mostrar agradecimiento por la incorporación del nuevo empleado a la empresa con un mensaje cálido.
3. Bloque de secciones: aquí es donde se pueden crear múltiples secciones con varios campos o documentos de empleados. Se puede hacer que ciertos campos sean obligatorios, así se podrá recopilar la información necesaria.
4. Bloque final: la última sección que verá el empleado después de completar todos los campos. En esta sección, podremos expresar el agradecimiento por la cooperación y proporcionar contenido adicional en el campo Descripción, como puede ser texto, imágenes, GIF o vídeos. Puedes incluir enlaces o información que te gustaría que el empleado revise.
Al completar cada bloque paso a paso, garantizaremos una experiencia previa a la incorporación perfecta para todas las nuevas contrataciones.
Configurar el bloque de Detalles
En el bloque Detalles del formulario de preincorporación, se personaliza el proceso de preincorporación de acuerdo con las necesidades específicas de la incorporación. Esto es lo que se puede personalizar:
Nombre del formulario de preincorporación: elige un nombre descriptivo para el proceso de preincorporación que facilite la identificación de su propósito y alcance.
Descripción opcional: agrega una descripción opcional para proporcionar más contexto sobre a quién afectará la preincorporación o cualquier otra información adicional.
Sección Plantilla de correo electrónico: completa el asunto del correo electrónico y el contenido del correo electrónico. Esto será lo primero que vea el empleado en el correo electrónico que reciba. Personaliza el contenido agregando enlaces, imágenes o cargando archivos.
Selección de flujo de trabajo: opcionalmente, selecciona un flujo de trabajo del menú desplegable que se activará al completar el formulario de preincorporación. Puedes elegir múltiples flujos de trabajo para automatizar varios procesos.
Una vez que el bloque de Detalles esté configurado, haz clic en el botón ''Siguiente'' para continuar con el bloque de Bienvenida, donde puede crear un mensaje de bienvenida y aportar más orientación.
Configurar el bloque de Bienvenida
Después de configurar el bloque de Detalles, pasamos al bloque de Bienvenida. En esta sección, podemos expresar agradecimiento por unirse a nuestra empresa con un encabezado cálido. Proporciona al empleado los siguientes pasos a seguir, que pueden incluir completar los documentos necesarios o explorar la cultura de la empresa en la página web. Mejora el bloque de bienvenida agregando una imagen personalizada como puede ser el logotipo de la empresa.
Configurar el bloque de Secciones
En el bloque "Secciones" del formulario de preincorporación, podemos crear múltiples secciones con diferentes campos o documentos de empleados, lo que permite una recopilación y personalización completa de los datos. La información recopilada puede incluir:
1. Datos personales, datos de contacto, etc.
2. Contactos importantes de los empleados, como contactos de emergencia o familiares más cercanos.
3. Documentos adicionales requeridos, tales como documentos de identidad, certificaciones o licencias.
4. Preferencias de lugar de trabajo, incluyendo las preferencias de alojamiento o las horas de trabajo preferidas.
5. Preferencias de equipo para el trabajo, como requisitos tecnológicos o preferencias de configuración de oficina.
6. Información relacionada con la salud, como alergias o patologías médicas.
Al hacer que ciertos campos sean obligatorios, aseguramos de que los empleados aporten la información esencial para el proceso de preincorporación.
Crear secciones y añadir campos
Para crear una nueva sección en el formulario de preincorporación, sigue estos pasos:
En el bloque de Secciones, haz clic en el botón "Agregar bloque" para crear uno nuevo.
Elige un emoji para representar la sección y dale un nombre. También puedes agregar una descripción opcional para proporcionar más contexto si es necesario.
Agrega campos o documentos de empleados a la sección recién creada en función de la información que deseas recopilar de los empleados durante el proceso de preincorporación.
Para hacer los campos obligatorios marca la casilla "Requerido".
Una vez configurado el bloque Secciones, haz clic en el botón ''Siguiente'' para continuar con el bloque Final.
Configurar el bloque Final
El bloque Final es la última sección que verá el empleado después de completar todos los campos en el formulario de preincorporación. En esta sección, podemos incluir un emoji o un texto que exprese agradecimiento por la cooperación. Además, se puede proporcionar contenido adicional en el campo Descripción, como texto, imágenes, GIF o incluso videos, para mejorar la experiencia previa a la incorporación. Además, se pueden incluir enlaces o información que quisieras que el empleado revise. Una vez que el empleado complete el formulario, toda la información proporcionada se transferirá automáticamente a su perfil.
Esta es la página que verá el empleado al final del proceso.
Configuración del envío automático del formulario de Preboarding a los empleados
Para asegurarse de que el formulario de Preboarding se envía automáticamente a los empleados para su cumplimentación, siga estos pasos:
Durante la creación del formulario de Nueva contratación, localice y seleccione el campo "Formulario de Preboarding".
Seleccione el formulario Preboarding específico que desea asociar a este proceso de contratación. Este formulario se enviará automáticamente al empleado recién contratado.
Una vez que un nuevo empleado es añadido al sistema, el formulario de Preboarding seleccionado será enviado automáticamente a su dirección de correo electrónico.
La notificación por correo electrónico incluirá un enlace directo al formulario de Preboarding elegido, lo que permitirá al empleado acceder a él y cumplimentarlo en línea.
Esta automatización agiliza el proceso de Preboarding, haciéndolo conveniente tanto para el empleado como para la persona responsable de gestionar el proceso de contratación.
Por ejemplo, si está creando un formulario de contratación para empleados de España, puede seleccionar el formulario de Preboarding adecuado que se ha adaptado para los nuevos empleados de las divisiones españolas. De este modo se garantiza que se recopila la información pertinente del empleado según su ubicación y función.
Para obtener más información sobre la creación de formularios de nueva contratación, siga este enlace.
Conclusión
Al utilizar los formularios de preincorporación, las empresas pueden optimizar sus procesos de incorporación, haciendo que sea una experiencia fluida y atractiva para las nuevas contrataciones. Las ventajas de utilizar formularios de preincorporación incluyen la gestión ágil de datos, el ahorro de tiempo y la personalización, lo que contribuye a generar una impresión positiva y duradera en los nuevos empleados.