Los usuarios de PeopleForce pueden crear documentos directamente en el sistema. Esto hace posible que las empresas que utilizan las soluciones de PeopleForce pasen completamente al intercambio digital y firmen toda la documentación.

Para generar todos los documentos necesarios, debe ir al perfil del empleado en el sistema PeopleForce. Ya existe la conocida pestaña Documentos, haga clic en el botón "+ Nuevo" y seleccione "Generar a partir de una plantilla del documento" de la lista de acciones. Esta función le permite crear varios documentos, como contratos, solicitudes, órdenes de ausencia, ofertas de trabajo y otros, basándose en plantillas precreadas.

Una vez generado el documento, estará disponible para su visualización y descarga en el perfil del empleado.

Puede crear plantillas de los documentos requeridos en la configuración utilizando campos que se extraerán automáticamente de la tarjeta del empleado, como su nombre, cargo o fecha de contratación. Los marcadores de posición le permiten crear documentos con la información actualizada de la tarjeta del empleado.

Para crear la plantilla de documento que necesita, vaya a ''Ajustes -> People HR -> Documentos.''

En la página que se abre, haga clic en el botón Añadir para cargar una plantilla de documento ya preparada en formato .docs. A continuación, aparecerá una ventana emergente en la que deberá rellenar los campos "Nombre" y "Descripción". En el campo "Plantilla", cargue el documento deseado en formato .docx y, a continuación, guarde los datos introducidos.

La plantilla de documento que ha cargado con la lista completa de variables disponibles tendrá el siguiente aspecto:

📌 Una vez que cargue un archivo en el sistema, no podrá editarlo en línea. Si necesita realizar cambios, edite el documento en su ordenador y vuelva a cargarlo en el sistema.

Gracias a la posibilidad de crear documentos directamente en PeopleForce, las empresas que utilicen esta solución podrán pasar completamente al intercambio y firma digital de documentos. Esto optimizará los flujos de trabajo y reducirá el tiempo necesario para completar los documentos.

Los sustitutos le permiten crear documentos con la información más reciente de la tarjeta de su empleado en el orden y con los datos que necesite. De esta forma, puedes cargar versiones en PDF de documentos para imprimir, por ejemplo, certificados y pedidos.

Para los marcadores de posición, utilizamos la biblioteca Liquid de código abierto de Shopify. Puede encontrar más detalles y documentación aquí.

{{date_full}} - Fecha actual

{{employee.full_name}} - Nombre y apellidos

{{employee.first_name}} - Nombre

{{employee.last_name}} - Apellido

{{employee.middle_name}} - Segundo nombre

{{employee.employee_number}} - Número de empleado ID del empleado

{{employee.date_of_birth}} - Fecha de nacimiento del empleado

{{employee.gender}} - Sexo del empleado

{{employee.hired_on}} - Fecha de contratación

{{employee.probation_ends_on}} - Fecha de finalización del periodo de prueba

{{employee.email}} - Correo electrónico

{{employee.personal_email}} - Correo electrónico personal

{{employee.mobile_number}} - Número de teléfono personal

{{employee.work_phone_number}} - Número de teléfono del trabajo

{{employee.position}} - Puesto

{{employee.division}} - División

{{employee.department}} - Departamento

{{employee.location}} - Ubicación

{{manager.email}} - Correo electrónico del gerente

{{manager.full_name}} - Nombre completo del manager

{{manager.employee_number}} - Número del empleado ID del gestor

{{manager.first_name}} - Nombre del gestor

{{manager.middle_name}} - Segundo nombre del gestor

{{manager.last_name}} - Apellidos del gestor

Los nombres de los campos personalizados del perfil del empleado también pueden utilizarse como marcadores de posición. Utilizarlos es bastante sencillo.

2. Copie el nombre interno del campo que necesita. Estará situado justo debajo del nombre del campo.

3. Para acceder a un campo, utilice la estructura {{employee.internal_name}}. Por ejemplo, si hablamos del campo de fecha de inicio del seguro, la estructura sería {{employee.fecha_de_inicio_del_seguro}}. Utilice estas estructuras en las plantillas de sus documentos.

Para ver cómo funciona, vamos a crear una oferta de trabajo para un empleado a partir de una plantilla de documento. En el perfil del empleado, vaya a la pestaña ''Documentos -> + Nuevo.'' En el menú de acciones, seleccione la opción "Generar a partir de una plantilla del documento".

Seleccione una carpeta y una plantilla de documento en el menú desplegable.

Al cabo de unos segundos, aparecerá en la carpeta un archivo .docx que se fusionará con los campos del empleado. Este archivo puede visualizarse o descargarse según sea necesario.

Gracias a la posibilidad de generar documentos directamente en el sistema PeopleForce, las empresas que utilicen esta solución podrán pasar totalmente al intercambio y la firma digital de documentos. Esto ayudará a optimizar los flujos de trabajo y a reducir el tiempo que se tarda en procesar los documentos.