PeopleForce facilita ahora la asignación automática de documentos a los empleados. Sólo tienes que seleccionar los campos relevantes del empleado y activar la función de asignación automática al cargar los documentos.
Cómo funciona
El sistema sugerirá automáticamente empleados para cada archivo PDF/DOCX basándose en los campos especificados en la configuración de la carpeta. Asegúrese de especificar los campos coincidentes en la configuración de la carpeta correspondiente.
Cómo activar la búsqueda automática
1. Vaya a Ajustes > Documentos.
2. Haga clic en Editar en el menú desplegable de la carpeta de destino.
3. Habilite la opción Campos de coincidencia automática de documentos.
4. Seleccione los campos que desea utilizar para el automatching.
5. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
Automatizar documentos con empleados
1. Al cargar documentos, active el conmutador Automatizar documentos con empleados.
2. Haga clic en Asignar empleados. Una ventana de estado mostrará cuántos documentos coinciden con los registros de los empleados. A continuación, puede enviar estos documentos a los empleados asignados automáticamente (con la opción de solicitar firmas electrónicas si es necesario) o Revisar todos primero.
Revisar y enviar documentos coincidentes
Si es la primera vez que realiza este proceso y desea revisar todos los archivos, haga clic en Revisar todos. Se le mostrarán los expedientes, empezando por los emparejados automáticamente y siguiendo por el resto.
El sistema selecciona automáticamente un empleado para cada documento coincidente en el modo de vista previa.
Una vez que esté seguro de que todos los documentos se han emparejado correctamente, simplemente haga clic en «Enviar documentos emparejados» y ya está todo listo.