Los informes personalizados te permiten crear informes totalmente a medida para ver los datos que necesitas y guardarlos para reutilizarlos, compartirlos o exportarlos. En el generador de informes, la decisión clave es con qué fuente de datos quieres trabajar:
Campos de empleado / Tablas de empleado: lo mejor para una “foto” del estado actual (cómo se ven los datos ahora).
Datos históricos: lo mejor cuando necesitas un informe que muestre cambios a lo largo del tiempo (qué cambió, cuándo entra en vigor y cuál es el nuevo valor).
❗Nota: Estamos desplegando esta función de forma gradual. Si quieres probarla, contáctanos en support@peopleforce.io
📊 Solo puedes hacer seguimiento de cambios en los campos que estén marcados como Históricos en la sección Datos de personas. Si un campo no está etiquetado como histórico, no estará disponible para informes de datos históricos.
Informes personalizados con campos y tablas de empleado
Usa esta opción cuando necesites una captura limpia de los datos de empleados para el trabajo diario y los informes. Es ideal para crear listas y exportaciones como:
listas de equipo para managers (departamento, ubicación, manager, contactos)
informes basados en campos personalizados de empleados (p. ej., oficina, nivel, equipo, información de nómina, etc.)
informes basados en tablas (cuando tus datos están en tablas de empleado y quieres exportarlos o compartirlos)
Cómo crearlo
Ve a Reportes > Personalizar.
Haz clic en el botón +Nuevo para crear un informe personalizado.
En la pestaña Detalles, ponle nombre al informe y añade la descripción si es necesario.
En la pestaña Fuente de datos, puedes seleccionar la fuente de tu informe. Tienes dos opciones:
generar el informe usando solo campos de empleado;
generar el informe a partir de tablas de empleado, manteniendo disponibles los campos de empleado para seleccionarlos. Simplemente elige la tabla que quieres incluir en el informe.
En la pestaña Configurar, elige las columnas que quieres incluir en el informe. Puedes reordenarlos arrastrándolos y soltándolos, y añadir cualquier campo adicional con las flechas correspondientes:
Si tu informe incluye solo campos de empleado, simplemente mueve los campos de la columna izquierda a la columna derecha para añadirlos.
Si seleccionaste una tabla de empleado como fuente de datos, las columnas de esa tabla aparecerán automáticamente en la columna derecha. También puedes añadir campos de empleado adicionales para combinar datos de campos y tablas en el informe.
En la pestaña Filtrar y compartir, puedes aplicar filtros para asegurarte de que el informe personalizado esté relacionado con empleados, departamentos, divisiones, puestos u otros criterios específicos. Si no se aplican filtros, el informe se generará para todos los empleados de la empresa.
Además, puedes incluir empleados terminados en el informe. Para hacerlo, marca la casilla correspondiente.
En la sección Compartir este informe, puedes controlar qué empleados tienen acceso al informe personalizado que generaste. Usa el filtro de asignación de empleados para definir categorías y atributos de los empleados a quienes se les concederá acceso. Los empleados seleccionados podrán ver el informe en la sección Reportes.
Guarda el informe.
Informes personalizados para comprobar cambios históricos
Puedes usar un informe con datos históricos cuando quieras un informe que muestre solo los cambios, no la captura actual.
Funciona como los informes estándar de historial, pero es mucho más flexible porque puedes combinar cambios de distintas áreas en un solo informe y aun así añadir campos normales de empleado para dar contexto.
Puedes usarlo para hacer seguimiento de cambios de cualquier elemento que aparezca como Histórico en el generador de informes, por ejemplo:
cambios de departamento y equipo
cambios de ubicación (oficina/remoto/región)
cambios de puesto y otras actualizaciones con “effective on”
cambios de manager
actualizaciones del catálogo de puestos (job profile / job group / job level)
cambios de salario y compensación adicional
cualquier otro campo marcado como Histórico en Datos de personas
Cómo crearlo
Ve a Reportes > Personalizar.
Haz clic en el botón + Nuevo para crear un informe personalizado.
En la pestaña Detalles, ponle nombre al informe y añade la descripción si es necesario.
En la pestaña Fuente de datos, selecciona el tipo Datos históricos.
En la pestaña Configurar, elige las columnas que quieres incluir en el informe. Puedes reordenarlos arrastrándolos y soltándolos, y añadir cualquier campo marcado como Histórico o cualquier campo normal de empleado que quieras para dar contexto (como departamento, manager, ubicación, identificadores del empleado) con las flechas correspondientes.
En la pestaña Filtrar y compartir, puedes aplicar filtros para asegurarte de que el informe personalizado esté relacionado con empleados, departamentos, divisiones, puestos u otros criterios específicos. Si no se aplican filtros, el informe se generará para todos los empleados de la empresa.
Además, puedes incluir empleados terminados en el informe. Para hacerlo, marca la casilla correspondiente.
En la sección Compartir este informe, puedes controlar qué empleados tienen acceso al informe personalizado que generaste. Usa el filtro de asignación de empleados para definir categorías y atributos de los empleados a quienes se les concederá acceso. Los empleados seleccionados podrán ver el informe en la sección Reportes.
Guarda el informe.
Cuando usas datos históricos, el informe muestra entradas solo para los empleados que tuvieron cambios durante el periodo seleccionado.
Filtrar los datos del informe
El informe incluye varios filtros. Al usar estos filtros, puedes personalizar tu búsqueda y obtener información específica que te interese.
Gestionar tu informe
Después de crear un informe personalizado, puedes ajustarlo, reutilizarlo para nuevos escenarios o exportar los resultados. Abre el informe (en Reportes > Personalizar) y haz clic en el menú ⋯ en la esquina superior derecha para elegir qué quieres hacer:
Editar: actualiza la configuración del informe (por ejemplo, ajustar columnas).
Hacer una copia: crea un duplicado del informe para reutilizar la misma estructura (fuente de datos, campos y filtros) sin tener que reconstruirlo todo desde cero. Esto es útil cuando necesitas un informe similar para otro equipo, ubicación o caso de uso, manteniendo el informe original sin cambios.
Programar: configura el envío automático por correo electrónico de este informe.
Exportar a Excel / Exportar a CSV: descarga el informe a tu computadora. Cuando la exportación esté lista, aparecerá una notificación en la barra de notificaciones: haz clic para descargar el informe.
Eliminar: elimina el informe de forma permanente.
Envío programado para informes personalizados
Puedes programar informes personalizados para que lleguen automáticamente a la bandeja de entrada correcta: a diario, semanalmente o mensualmente. Esto permite enviar un informe personalizado de forma automática y recurrente. Es útil cuando los mismos interesados necesitan actualizaciones regulares (por ejemplo, una lista mensual de bajas para RR. HH./Finanzas o una revisión semanal de plantilla para la dirección) y no quieres exportar y enviar el archivo manualmente cada vez.
Sigue estos pasos para crear una programación del informe:
Ve a Reportes > Personalizar y haz clic en el informe que quieres programar.
En la esquina superior derecha, haz clic en los tres puntos (⋯) y selecciona Programar.
En la ventana Nueva programación, introduce un nombre claro para la programación (por ejemplo, “Bajas mensual”).
En la sección ¿Quién recibirá el informe?, selecciona los destinatarios que deben recibir el informe por correo electrónico. Las personas que reciban este informe verán los mismos datos que tú; sus permisos no se aplicarán. Asegúrate de añadir solo destinatarios autorizados a ver esta información.
En el campo Frecuencia, elige con qué frecuencia se debe enviar el informe:
A diario: el informe se envía todos los días.
Semanal: el informe se envía una vez por semana. Después de seleccionar Semanal, elige el día de la semana en que debe ejecutarse.
Mensual: el informe se envía una vez al mes. Después de seleccionar Mensual, elige el día del mes en que debe ejecutarse.
Define la hora de envío del informe y la zona horaria.
Haz clic en Guardar. Después, el informe mostrará un mensaje indicando que hay una programación configurada.
Gestionar envíos programados
Para ver y gestionar todos los informes programados, ve a Reportes > Personalizar y haz clic en Informes programados.
Desde allí, puedes:
Ver todas las programaciones en una lista (nombre de la programación, informe, creador, última hora de envío y si está activa).
Activar o desactivar una programación con el interruptor Activo.
Haz clic en una programación para abrir sus detalles y:
Revisar destinatarios y horarios.
Hacer clic en Empieza para enviar el informe inmediatamente.
Usar el menú de tres puntos (⋯) para Editar o Eliminar la programación y los destinatarios.
Revisar Historia para ver ejecuciones anteriores y descargar los archivos generados.
