⚠️ Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones: Standard o Professional
Biblioteca de contenido: un repositorio único de todos los conocimientos, documentos, normativas y recomendaciones de la empresa, donde los empleados pueden encontrar toda la información necesaria para trabajar. Las bases de conocimiento serán especialmente útiles para empresas con empleados remotos, así como para empresas en rápido desarrollo. PeopleForce proporciona una sección de Biblioteca de contenido para un almacenamiento más cómodo de la información, gracias a la cual todos los empleados de la empresa pueden obtener rápidamente todas las respuestas en un solo lugar y no perder tiempo buscándolas.
Habilitar la base de conocimientos en toda la empresa
Si no ves la sección Biblioteca en el menú lateral, lo primero que debes hacer es habilitarla en Ajustes > General > Core HR.
Conceder acceso para gestionar la Base de conocimientos
De forma predeterminada, los administradores tienen acceso completo a la Base de conocimientos. Para permitir que todos los empleados abran y utilicen la Base de conocimientos, asegúrate de que su rol tenga habilitado el permiso Acceso a la base de conocimientos en Ajustes → Roles y permisos.
Si deseas que algunos usuarios creen y gestionen categorías y artículos, habilita también el permiso Gestionar artículos de la base de conocimientos para su rol. Los usuarios sin este permiso solo pueden ver el contenido de la Base de conocimientos que tengan disponible.
Organizar la estructura de la Base de conocimientos
El contenido de la Base de conocimientos se organiza mediante categorías. Puedes crear tanto categorías principales como subcategorías para mantener la información clara y fácil de navegar. Esta estructura resulta útil cuando tu empresa tiene muchos artículos y quieres agruparlos por tema. Por ejemplo, puedes crear una categoría principal, como Normas de la oficina, y añadir subcategorías o artículos dentro de ella para temas más específicos, como Seguimiento de ausencias, Normas de trabajo desde casa o Política de protección de datos.
Para añadir una nueva categoría o subcategoría:
Abre la Biblioteca desde el menú lateral izquierdo.
Abre la pestaña Administrar categorías.
Haz clic en + Añadir categoría.
En el formulario que se abre, completa los datos de la categoría:
Introduce el nombre de la categoría.
Elige un emoji para identificar visualmente la categoría.
Selecciona una categoría principal si deseas crear una subcategoría. Deja este campo vacío si deseas crear una categoría de nivel superior. Usa las categorías de nivel superior para temas amplios y las subcategorías para asuntos más específicos.
Añade una breve descripción si es necesario.
En la sección Asignado a, añade condiciones si deseas que esta categoría esté disponible solo para grupos específicos de empleados. Por ejemplo, si esta categoría aplica únicamente a empleados de una ubicación concreta.
Haz clic en Guardar.
Después de crear las categorías, aparecerán en la lista de gestión de categorías. Puedes reorganizarlas arrastrándolas y soltándolas para colocarlas en el orden necesario.
Crear y gestionar artículos
Selecciona la categoría en la que deseas colocar el artículo.
Crea el artículo de una de estas maneras:
haz clic en + Añadir artículo en la esquina superior derecha de la página, o
haz clic en el icono de más junto al nombre de la categoría en la barra lateral para crear un artículo directamente dentro de esa categoría.
Introduce el título del artículo.
Añade el contenido del artículo en el editor. Los artículos de la Base de conocimientos utilizan un editor por bloques, que te permite crear contenido de una forma más estructurada. Para añadir un nuevo bloque de contenido, escribe / y elige el elemento necesario de la lista.
Si es necesario, haz clic en Añadir imagen de portada para cargar una imagen de portada. Una imagen de portada ayuda a distinguir visualmente el artículo en la Base de conocimientos.
Revisa el estado del artículo. Los artículos nuevos se crean con el estado Borrador, por lo que puedes preparar el contenido y no será visible para los empleados hasta que se publique.
Haz clic en Publicar cuando el artículo esté listo para ponerlo a disposición en la Base de conocimientos.
Vuelve al artículo más tarde si necesitas seguir editándolo. Para actualizar el contenido del artículo, haz clic en Editar en la esquina superior derecha. También puedes abrir el menú de tres puntos para usar acciones adicionales, como Asignado a para gestionar quién puede acceder al artículo, Imprimir el artículo o Eliminar si ya no es necesario.
En la lista de artículos, también puedes reorganizarlos arrastrándolos y soltándolos para colocarlos en la secuencia necesaria dentro de una categoría.
Hacer seguimiento de la actividad del artículo y revisar cambios
Los artículos de la Base de conocimientos incluyen herramientas que te ayudan a supervisar cómo se utiliza el contenido y a revisar los cambios a lo largo del tiempo. Los artículos publicados permiten el seguimiento de visitas, lo que te ayuda a entender si los empleados están abriendo y utilizando el contenido. Esto puede ser útil para revisar qué artículos se usan activamente y cuáles podrían necesitar una mejor visibilidad o títulos más claros.
Cada artículo también incluye un historial de versiones. Abre el artículo y haz clic en el icono de historial en la esquina superior derecha. Se abrirá un panel lateral con la lista de versiones guardadas.
Para cada versión, puedes revisar:
la fecha y hora en que se guardó;
el autor que realizó los cambios;
qué versión está marcada como Actual.
Cuando seleccionas una versión del panel, su contenido se abre en modo de vista previa para que puedas revisar cómo se veía el artículo en ese momento. Si es necesario, puedes restaurar una versión anterior para volver al contenido previo o recuperar cambios anteriores.
