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En un esfuerzo por mejorar la autonomía de los empleados y agilizar los procesos administrativos, PeopleForce ha implementado un formulario de autoservicio que permite a los trabajadores actualizar de forma independiente datos personales y contactos de emergencia dentro de sus perfiles. Esto incluye campos como la fecha de nacimiento, el sexo, el número de teléfono móvil, etc. También incorpora configuraciones de aprobación integradas para garantizar un proceso de modificación seguro y controlado.
⚠️ La opción de autoservicio predeterminada incluye solicitudes de cambio de información personal y detalles de contacto de emergencia. Los administradores tienen la flexibilidad de crear nuevos formularios de solicitud de cambios o personalizar los predeterminados para alinearlos con las necesidades específicas de la empresa.
Antes de empezar
Configura permisos para que los empleados tengan la capacidad de realizar solicitudes de autoservicio desde su perfil.
En el menú de la izquierda, selecciona Configuración >Seguridad > Roles y permisos.
Selecciona el rol ''Empleados sobre ellos mismos''.
En los Formularios, selecciona las secciones en las que deseas que tus empleados puedan solicitar cambios. (De forma predeterminada, hay dos secciones: actualización de contactos de emergencia y actualización de información personal).
Haz clic en Guardar cuando hayas terminado de agregar o eliminar permisos.
Cómo configurar el autoservicio para empleados
Crea un nuevo formulario según tus necesidades editando un formulario preestablecido o creando uno desde cero. Podrás elegir entre dos tipos de formularios y configurar el formulario personalizado.
Paso 1: Detalles
En el menú de la izquierda, selecciona Ajustes > Formularios > Solicitud de autoservicio.
Haz clic en + Nuevo para crear un nuevo formulario.
⚠️ Para editar un formulario predeterminado, haz clic en el icono de los tres puntos del formulario y elige Editar.
3. Escribe un nombre para el formulario.
4. Añade una descripción (opcional).
5. Para activar automáticamente un flujo de trabajo tras la solicitud de aprobación, selecciona el flujo de trabajo deseado en el menú desplegable.
6. Haz clic en Siguiente.
⚠️ Un flujo de trabajo adjunto a un formulario se activa solo después de que se envíen todas las aprobaciones. Si no se especifican aprobadores en las configuraciones, el flujo de trabajo se iniciará inmediatamente después del envío de la solicitud de cambio del empleado.
Paso 2: Secciones
Agrega secciones y selecciona campos para incluirlos en el formulario.
Haz clic en Siguiente.
Paso 3: Aprobaciones
Utiliza el botón “Aprobaciones habilitadas” para agregar aprobadores. Busca un nombre o rol específico en la lista.
Para agregar aprobadores adicionales, haz clic en + Añadir aprobador. Repite este proceso para añadir tantos como desees.
Haz clic en “Completo” cuando esté listo.
⚠️ Los aprobadores recibirán las solicitudes en el orden seleccionado en la configuración del formulario. Cada aprobador de la secuencia debe confirmar el cambio antes de que entre en vigor. En los casos en los que no se establezcan aprobadores específicos, los cambios se actualizarán automáticamente sin necesidad de confirmación.
Gestión de solicitudes para administradores
En la sección"Formularios", los administradores tienen acceso a un registro completo de solicitudes. Desde allí, pueden aprobar (si es su turno), rechazar, forzar la aprobación (anular todos los aprobadores) o pasar al siguiente aprobador en la fila. Esto centraliza todas las solicitudes de cambio en un solo lugar para facilitar su revisión.
Cómo configurar permisos para gestionar formularios
Todos los administradores del sistema tienen autoridad para gestionar formularios. Sin embargo, hay casos en los que estos permisos se pueden delegar a un rol o empleado específico. Por ejemplo, se puede crear un rol personalizado para un empleado en particular y asignarle permisos para gestionar formularios en el sistema. Para otorgar permisos para gestionar todos los formularios en el sistema, sigue estos pasos:
1. En el menú de la izquierda, ve a Ajustes > Seguridad > Roles y permisos.
2. Elige el rol al que deseas otorgar la capacidad de gestionar todos los formularios.
3. Busca y selecciona "Formularios" para proporcionar acceso a todos los formularios y configurar la plataforma.
4. Haz clic en ''Guardar'' para guardar los cambios y aplicar los nuevos permisos.
⚠️Las personas con estos permisos podrán crear y editar todos los formularios dentro del sistema.