La integración de Google Workspace ofrece importantes ventajas a los responsables de RRHH y a los administradores de sistemas al agilizar las tareas manuales asociadas a los cambios en la plantilla de la empresa. La integración de Google Workspace ayudará a automatizar el proceso de creación de nuevos empleados, actualización de datos básicos y eliminación de empleados despidos de su Google Workspace. Con los flujos de trabajo puede automatizar el proceso de creación o eliminación de usuarios en Google Workspace. Opcionalmente, puede añadir manualmente empleados existentes a su directorio de Workspace.
Además, tienes la flexibilidad de seleccionar qué elementos de datos sincronizar, incluidos nombres completos, fotos, gerentes, ID de empleados, cargos y mucho más.
Si seleccionas sincronizar tu foto, ésta coincidirá con la de tu perfil de PeopleForce con tu cuenta de Google. Cualquier actualización realizada en tu foto en PeopleForce se reflejará automáticamente en tu cuenta de Google. Esta sincronización se aplica a todos los datos seleccionados para la sincronización, lo que proporciona una integración perfecta entre PeopleForce y Google Workspace.
⚠️ Para instalar la integración de Google Workspace, debes tener derechos de Superadministrador para la cuenta de Google Workspace. Los superadministradores tienen acceso a todos los ajustes de Google Admin Console. Para habilitar la sincronización unidireccional, el usuario debe ser el administrador de PeopleForce.
Cómo habilitar la integración
Para habilitar la integración, sigue estos pasos:
1. Accede a Ajustes > Integraciones > Integración con Google Workspace.
2. Haz clic en "Instalar".
3. Si la integración de Google Workspace ya está instalada, marca la casilla para activar la sincronización unidireccional.
4. Al activar la sincronización de empleados se iniciará una sincronización unidireccional de PeopleForce con Google Workspace, lo que permitirá a PeopleForce actualizar la información de los empleados en Google Workspace.
Una vez habilitada la integración, tienes la flexibilidad de elegir qué elementos de datos sincronizar. Esto incluye opciones como nombres completos, fotos, gerentes, ID de empleados, puestos y mucho más. Las empresas que utilizan esta integración pueden seleccionar los campos que desean sincronizar, lo que garantiza que sólo se comparta la información relevante entre plataformas.
Automatización de las altas y bajas de empleados en Google Workspace mediante flujos de trabajo
Para automatizar el proceso de adición o eliminación de empleados mediante flujos de trabajo, sigue estos pasos:
1. Navega a la sección de flujos de trabajo, selecciona el flujo de trabajo específico con el que quieres trabajar, ya sea un flujo de trabajo de Incorporación o de Baja.
2. Busca la nueva acción de flujo de trabajo llamada "Acción de Google Workspace".
3. Selecciona esta acción y aparecerá una nueva ventana emergente.
4. Seleccione "Crear un usuario de Google Workspace" si desea añadir un empleado a Google Workspace.
5. Alternativamente, elige "Eliminar el usuario Google Workspace del empleado" si necesitas eliminar un empleado de Google Workspace.
6. Configura el flujo de trabajo según tus necesidades y requisitos específicos.
⚠️ Debe suponer que ya se ha asignado una dirección de correo electrónico al empleado para el que desea crear el usuario de Google Workspace.
Añadir manualmente empleados existentes al directorio de Workspace
Opcionalmente, puedes añadir manualmente empleados existentes a tu directorio de Workspace. Navega hasta el perfil del empleado y, en el menú Acción, haz clic en "Crear usuario de Google Workspace".
⚠️ Tras el despido del empleado, el usuario de Google Workspace se eliminará automáticamente.