Raporty niestandardowe pozwalają tworzyć w pełni konfigurowalne raporty, które ułatwiają przeglądanie potrzebnych danych oraz zapisują je do ponownego użycia, udostępniania lub eksportu. W kreatorze raportów kluczową decyzją jest wybór źródła danych, na którym chcesz pracować:
Pola użytkownika / Tabele użytkownika – najlepsze do stworzenia raportu pokazującego bieżący stan danych (jak wyglądają teraz).
Dane historyczne – najlepsze, gdy potrzebujesz raportu pokazującego zmiany w czasie (co się zmieniło, kiedy zmiana zaczęła obowiązywać oraz jaka jest nowa wartość).
📌 Ważne! Ta funkcja jest wdrażana stopniowo. Jeśli chcesz ją przetestować, skontaktuj się z nami pod adresem: support@peopleforce.io.
📊 Zmiany można śledzić tylko dla pól oznaczonych jako Historyczne w sekcji Dane osobowe. Jeśli pole nie jest oznaczone jako historyczne, nie będzie dostępne w raportach z danymi historycznymi.
Raporty niestandardowe z polami i tabelami użytkownika
Wybierz tę opcję, jeśli potrzebujesz przejrzystego zestawienia aktualnych danych użytkowników do codziennej pracy i raportowania. Świetnie sprawdzi się do tworzenia list i eksportów, takich jak:
listy zespołów dla przełożonych (dział, lokalizacja, przełożony, kontakt);
raporty oparte na polach niestandardowych użytkowników (np. biuro, stopień, sprzęt, dane płacowe itp.);
raporty oparte na tabelach (gdy dane znajdują się w tabelach użytkownika i chcesz je wyeksportować lub udostępnić).
Jak utworzyć raport niestandardowy z polami i tabelami użytkownika
Przejdź do Raporty → Niestandardowe.
Kliknij Nowy, aby utworzyć nowy raport niestandardowy.
W zakładce Szczegóły nadaj raportowi nazwę i opcjonalnie dodaj też opis, który ułatwi Ci identyfikację raportu.
W zakładce Źródło danych wybierz źródło danych dla raportu. Dostępne są dwie opcje:
wygenerowanie raportu tylko na podstawie pól użytkownika;
wygenerowanie raportu z tabel użytkownika (pola użytkownika pozostają dostępne do wyboru). Wystarczy wskazać tabelę, którą chcesz uwzględnić w raporcie.
W zakładce Konfiguruj wybierz kolumny, które mają znaleźć się w raporcie. Domyślnie raport zawiera pola ID użytkownika, imię i nazwisko. Możesz zmienić ich kolejność metodą „przeciągnij i upuść”. Dodatkowe pola dodasz za pomocą strzałek w następujący sposób:
jeśli raport zawiera wyłącznie pola użytkownika – przenieś pola z lewej kolumny do prawej;
jeśli jako źródło danych wybrano tabelę użytkownika – kolumny z tej tabeli pojawią się automatycznie w prawej kolumnie. Możesz także dodać dodatkowe pola użytkownika, aby połączyć dane z pól i tabel w jednym raporcie.
W zakładce Filtruj i udostępniaj możesz zastosować filtry, aby raport dotyczył konkretnych użytkowników, działów, pionów, stanowisk lub innych kryteriów. Jeśli nie zastosujesz filtrów, raport zostanie wygenerowany dla wszystkich użytkowników w organizacji.
Możesz dodatkowo uwzględnić również osoby, których dane zostały zarchiwizowane z powodu zakończenia współpracy. Wystarczy, że zaznaczysz odpowiedni checkbox.
W sekcji Udostępnij ten raport możesz określić, którzy użytkownicy będą mieli dostęp do raportu. Użyj filtra przypisania użytkowników, aby wskazać kategorie i atrybuty osób, którym zostanie przyznany dostęp. Wybrani użytkownicy zobaczą raport w sekcji Raporty.
Kliknij Zapisz, aby zachować raport.
Raporty niestandardowe do monitorowania zmian historycznych
Raport z danymi historycznymi wykorzystasz wtedy, gdy potrzebujesz raportu pokazującego wyłącznie zmiany, a nie aktualny stan danych. Działa podobnie jak standardowe raporty historii, ale jest znacznie bardziej elastyczny. Możesz połączyć zmiany z różnych obszarów w jednym raporcie i dodać zwykłe pola użytkownika dla kontekstu.
Możesz używać go do monitorowania zmian dla dowolnych danych, które w kreatorze raportów są oznaczone jako Historyczne, np.:
zmiany działu i zespołu;
zmiany lokalizacji (biuro / zdalnie / region);
zmiany stanowiska i inne bieżące aktualizacje;
zmiany przełożonego;
aktualizacje katalogu ról / stanowisk (np. rola / grupa / poziom);
zmiany wynagrodzenia i dodatkowych składników;
inne pola oznaczone jako historyczne w sekcji Dane osobowe.
Jak utworzyć raport niestandardowy do monitorowania zmian historycznych
Przejdź do Raporty → Niestandardowe.
Kliknij Nowy, aby utworzyć nowy raport niestandardowy.
W zakładce Szczegóły nadaj raportowi nazwę i opcjonalnie dodaj też opis, który ułatwi Ci identyfikację raportu.
W zakładce Źródło danych wybierz Dane historyczne.
W zakładce Konfiguruj wybierz kolumny, które mają znaleźć się w raporcie. Domyślnie raport zawiera pola ID użytkownika, imię i nazwisko oraz pole Obowiązuje od. Możesz zmienić ich kolejność metodą „przeciągnij i upuść”. Za pomocą strzałek dodaj dowolne pola oznaczone jako Historyczne lub dodatkowe pola użytkownika dla kontekstu (np. dział, przełożony, lokalizacja, identyfikator użytkownika).
W zakładce Filtruj i udostępniaj możesz zastosować filtry, aby raport dotyczył konkretnych użytkowników, działów, pionów, stanowisk lub innych kryteriów. Jeśli nie zastosujesz filtrów, raport zostanie wygenerowany dla wszystkich użytkowników w organizacji.
Możesz dodatkowo uwzględnić również osoby, których dane zostały zarchiwizowane z powodu zakończenia współpracy. Wystarczy, że zaznaczysz odpowiedni check-box.
W sekcji Udostępnij ten raport możesz określić, którzy użytkownicy będą mieli dostęp do raportu. Użyj filtra przypisania użytkowników, aby wskazać kategorie i atrybuty osób, którym zostanie przyznany dostęp. Wybrani użytkownicy zobaczą raport w sekcji Raporty.
Kliknij Zapisz, aby zachować raport.
Gdy używasz raportu z danymi historycznymi, pokaże on wpisy tylko dla tych użytkowników, u których wystąpiły zmiany w wybranym okresie.
Filtrowanie danych w raporcie niestandardowym
Raport niestandardowy zawiera różne filtry, takie jak: stanowisko, departament, pion, lokalizacja, forma współpracy i inne. Dzięki nim możesz zawęzić wyniki i uzyskać dokładnie te informacje, które Cię interesują.
Zarządzanie raportem niestandardowym
Utworzonymi raportami możesz zarządzać na różne sposoby, np.: edytować je, eksportować do Excel lub CSV albo usuwać z systemu. Aby wykonać jedną z tych akcji, otwórz raport niestandardowy i kliknij ikonę trzech kropek, a następnie wybierz odpowiednią opcję.
Gdy eksport będzie gotowy, w pasku powiadomień pojawi się komunikat. Kliknij go, aby pobrać raport na komputer.