⚠️ Dostępne z dowolną z poniższych subskrypcji: Standard lub Professional
Preboarding (wdrożenie wstępne) to etap poprzedzający onboarding, podczas którego nowi pracownicy zapoznają się z organizacją i uczestniczą w działaniach administracyjnych przed pierwszym dniem pracy. Preboarding to okres pomiędzy przyjęciem przez pracownika oferty pracy a jego pierwszym dniem pracy.
Z formularzy preboardingowych korzystają pracownicy działu HR – odpowiadają za ich tworzenie oraz zarządzanie pracownikami, a także nowo przyjęte osoby – zobowiązane do wypełniania formularzy.
Zalety korzystania z formularzy preboardingowych
Formularze preboardingowe automatycznie przenoszą wszystkie zebrane informacje do profilu pracownika.
Formularze preboardingowe automatyzują procesy, takie jak uruchamianie przepływów pracy i przypisywanie zadań, co oszczędza czas i zasoby zespołów HR, które mogą skoncentrować się na innych istotnych zadaniach związanych z wdrażaniem.
Formularze preboardingowe pomagają firmom uporać się z ważnymi biurokratycznymi kwestiami przed pierwszym dniem zatrudnienia nowego pracownika, dzięki czemu proces onboardingu jest bardziej zorganizowany i wydajny.
Preboarding umożliwia tworzenie wielu niestandardowych procedur dla różnych działów i lokalizacji, oferując większą elastyczność i personalizację.
Konfiguracja dostępu do formularza "Preboarding" w PeopleForce
Aby rozpocząć, przejdź do "Ustawień" i wybierz "Formularze". Kliknij przycisk "Dodaj", a następnie wybierz "Preboarding", aby rozpocząć dostosowywanie formularza.
Omówienie formularza "Preboarding"
Formularz "Preboarding" został zaprojektowany w formie czterech konfigurowalnych bloków, aby uwzględnić unikalne potrzeby Twojej firmy:
1. Blok szczegółów
W tej sekcji możesz dostosować formularz, podając opisową nazwę, opcjonalny opis, temat wiadomości e-mail, treść wiadomości e-mail i opcjonalny wybór przepływu pracy.
2. Blok powitalny
W tym miejscu możesz zamieścić powitalny nagłówek, aby złożyć nowo zatrudnionemu pracownikowi podziękowania za dołączenie do firmy.
3. Blok sekcje
W tym miejscu możesz utworzyć wiele sekcji z różnymi polami lub dokumentami pracowników. Niektóre pola możesz oznaczyć jako obowiązkowe, co pomoże Ci zebrać wszystkie istotne informacje.
4. Blok finalny
To ostatnia sekcja, którą zobaczy pracownik po wypełnieniu wszystkich pól. W tej sekcji możesz okazać pracownikowi wyrazy wdzięczności za nawiązaną współpracę, a w polu "Opis" zamieścić dodatkowe treści, takie jak tekst, obrazy, pliki GIF lub wideo. Dołącz odpowiednie linki lub informacje, które pracownik powinien przejrzeć.
Wypełniając każdy blok krok po kroku, będziesz w stanie zapewnić swoim nowym pracownikom płynne doświadczenie wstępnego wdrożenia.
Konfigurowanie bloku szczegółów
W bloku szczegółów formularza Preboarding możesz spersonalizować proces wstępnego wdrożenia pod kątem swoich konkretnych wymagań. Oto co możesz dostosować:
Nazwa formularza "Preboarding". Nazwij dany formularz preboardingu tak, żeby w przyszłości móc łatwo zidentyfikować jego cel i zakres po samej nazwie.
Opcjonalny opis. Dodaj opis, który ułatwi Ci zrozumienie, kogo dotyczy dany formularz (z jakimi osobami będzie powiązany). W tej części możesz dopisać opcjonalnie wszelkie dodatkowe informacje, które mogą Ci ułatwić pracę.
Sekcja "Szablon wiadomości e-mail". Wypełnij temat i treść wiadomości e-mail, bo będą to elementy, które pracownik zobaczy jako pierwsze. Dostosuj treść, dodając linki, obrazy lub załączając wybrane pliki.
Wybór procesu pracy. Z menu rozwijanego wybierz przepływ pracy (proces), który zostanie uruchomiony po wypełnieniu formularza preboardingu. Możesz wybrać wiele przepływów pracy, aby zautomatyzować różne działania.
Po skonfigurowaniu bloku szczegółów kliknij przycisk "Następny", aby przejść do bloku powitalnego, w którym możesz utworzyć wiadomość powitalną i udzielić pracownikowi dalszych wskazówek.
Tak będzie wyglądać wiadomość e-mail, którą otrzyma pracownik.
Konfigurowanie bloku powitalnego
Po skonfigurowaniu bloku szczegółów przejdź do bloku powitalnego.
W tej sekcji możesz zamieścić powitalny nagłówek z podziękowaniem za dołączenie do Twojej firmy.
Przedstaw pracownikowi kolejne kroki do wykonania, takie jak wypełnienie niezbędnych dokumentów lub zapoznanie się z kulturą firmy na stronie internetowej.
Wzbogać blok powitalny, dodając spersonalizowane zdjęcie na okładkę, takie jak logo firmy lub inny obraz reprezentujący Twoją organizację.
Konfigurowanie bloku sekcji
W bloku sekcji formularza preboardingu możesz utworzyć wiele oddzielnych sekcji z różnymi polami lub dokumentami pracowników, co umożliwi kompleksowe gromadzenie danych i personalizację. Gromadzone informacje mogą obejmować:
Dane osobowe, takie jak dane kontaktowe i płeć.
Ważne kontakty pracownika, takie jak kontakty alarmowe lub dane najbliższych osób.
Wymagane dodatkowe dokumenty, takie jak dokumenty tożsamości, certyfikaty lub licencje.
Preferencje dotyczące miejsca pracy, w tym preferencje dotyczące działu lub preferowane godziny pracy.
Preferencje dotyczące sprzętu do pracy, takie jak wymagania technologiczne lub preferencje dotyczące konfiguracji biura.
Specjalne uwagi dotyczące informacji związanych ze zdrowiem, takich jak alergie lub schorzenia.
Wprowadzając obowiązek wypełnienia niektórych pól, będziesz mieć pewność, że pracownicy podadzą odpowiednie informacje podczas procesu preboardingu.
Tworzenie sekcji i dodawanie pól
Aby utworzyć nową sekcję w formularzu "Preboarding", wykonaj następujące kroki:
W widgecie Sekcje kliknij przycisk "Dodaj", aby utworzyć nową sekcję.
Wybierz emoji reprezentujące sekcję i podaj jej nazwę. Możesz także dodać opcjonalny opis, aby w razie potrzeby nadać sekcji dodatkowego kontekstu.
Dodaj pola pracowników lub dokumenty do nowo utworzonej sekcji nawiązując do informacji, które chcesz zebrać od pracowników podczas procesu preboardingu.
W przypadku pól, które są obowiązkowe, oznacz je jako "Wymagane". Dzięki temu pracownicy będą musieli wypełnić te pola, aby móc kontynuować proces wstępnego wdrażania.
Po skonfigurowaniu bloku sekcji kliknij przycisk "Dalej", aby przejść do bloku końcowego.
Konfigurowanie bloku końcowego
Blok końcowy to ostatnia sekcja, którą zobaczy pracownik po wypełnieniu wszystkich pól w formularzu wstępnego wdrożenia.
W tej sekcji można umieścić emoji i nagłówek wyrażający wdzięczność za nawiązanie współpracy. Co więcej, w polu "Opis" możesz zamieścić dodatkowe treści, takie jak tekst, obrazy, GIF-y, a nawet filmy wideo, aby wzbogacić doświadczenia związane z preboardingiem. Dodatkowo dołącz odpowiednie linki lub informacje, które chcesz, aby pracownik przejrzał.
Gdy pracownik wypełni formularz, wszystkie podane informacje zostaną automatycznie przeniesione do jego profilu.
To strona, którą pracownik zobaczy po zakończeniu procesu.
Konfigurowanie automatycznego dostarczania formularza wstępnego wdrożenia do pracowników
Aby upewnić się, że formularz wstępnego wdrożenia jest automatycznie wysyłany do pracowników w celu wypełnienia, wykonaj następujące kroki:
Podczas tworzenia formularza nowego zatrudnienia znajdź i wybierz pole "Formularze przed onboardingiem".
Wybierz konkretny formularz wstępnego wdrożenia, który chcesz powiązać z tym procesem rekrutacji. Formularz ten zostanie automatycznie wysłany do nowo zatrudnionego pracownika.
Po dodaniu nowego pracownika do systemu wybrany formularz wstępnego wdrożenia zostanie automatycznie wysłany na jego adres e-mail.
Powiadomienie e-mail będzie zawierało bezpośredni link do wybranego formularza Preboarding, umożliwiając pracownikowi dostęp i wypełnienie go online.
Ta automatyzacja usprawnia proces wstępnego wdrażania, czyniąc go wygodnym zarówno dla pracownika, jak i osoby odpowiedzialnej za proces rekrutacji.
Na przykład, jeśli tworzysz formularz rekrutacyjny dla pracowników z Polski, możesz wybrać odpowiedni formularz Preboarding, który został dostosowany do nowych pracowników w polskich oddziałach. Gwarantuje to, że odpowiednie informacje są zbierane od pracownika zgodnie z jego lokalizacją i rolą.
Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia formularzy nowego zatrudnienia, kliknij ten link.
Podsumowanie
Wykorzystując formularz "Preboarding" firmy mogą zoptymalizować swoje procesy onboardingu, czyniąc je płynnym i angażującym doświadczeniem dla nowych pracowników. Zalety wynikające z korzystania z formularzy preboardingowych, takie jak usprawnione zarządzanie danymi, oszczędność czasu i personalizacja, mają pozytywny i trwały wpływ na nowych pracowników.