Форма запроса на вакансию определяет, какие данные заполняет менеджер, когда запрашивает новую позицию, кто согласовывает запрос и кто вообще может его отправить. Форма настраивается в Настройки → Формы → Запрос на вакансию за четыре шага. Последний шаг, Кто может подать заявку?, определяет, увидит ли форму кто-то, кроме администраторов.
Прежде чем начать
В вашем тарифе должен быть Recruit. Плитка Запрос на вакансию отображается только в аккаунтах с Recruit.
Нужен доступ к настройкам форм. У администраторов он есть всегда. Для других ролей администратор добавляет Формы в права роли на настройки.
Сначала определите согласующих. Уже отправленные запросы проходят ту цепочку согласования, с которой они были созданы, поэтому изменения касаются только новых запросов.
Создание формы
1. Перейдите в Настройки → Формы и выберите плитку Запрос на вакансию. В списке показаны все опубликованные формы, их создатели и дата последнего обновления. Нажмите + Форма.
Шаг 1. Детали
2. Введите Название запроса на вакансию. Менеджеры выбирают форму по этому названию, поэтому назовите её так, как сказали бы они, например «Новая штатная единица» или «Замена сотрудника». Описание необязательно и отображается подсказкой рядом с названием в списке форм. Нажмите Далее.
Шаг 2. Поля
3. В блоке Поля вакансии выберите, что должен заполнить менеджер. Новая форма уже содержит все стандартные поля, поэтому на этом шаге обычно нужно убрать лишнее:
Нажмите × в конце строки, чтобы удалить поле.
Отметьте Обязательный, если без этого поля запрос нельзя отправить. Название вакансии обязательно всегда, его нельзя удалить.
Перетащите строку за значок из шести точек слева, чтобы изменить порядок полей.
4. Нажмите Добавить поле, чтобы вернуть удалённое поле или добавить собственное поле вакансии. Чтобы создать новое собственное поле, нажмите Управление полями вакансий: раздел откроется в новой вкладке. Нажмите Далее.
Примечание: в форме должно быть хотя бы одно поле. Юридическое лицо появляется в списке, только если в вашем аккаунте включены юридические лица.
Стандартные поля и что они значат для запроса
Название вакансии — единственное основное поле. Оно всегда есть в форме, всегда обязательно и его нельзя удалить, потому что без названия запрос не может стать вакансией. Все остальные стандартные поля можно сделать необязательными или удалить:
Сделать поле необязательным: снимите отметку Обязательный рядом с ним. Автор запроса видит поле, но может отправить запрос, не заполнив его, поэтому вакансия может быть создана без этого значения.
Сделать поле обязательным: отметьте Обязательный, если рекрутер не может открыть вакансию без этой информации, например департамента или количества позиций.
Удалить поле: нажмите ×. Автора запроса не будут о нём спрашивать, и в вакансии, созданной из запроса, этого значения тоже не будет.
Управление собственными полями вакансии
Собственные поля настраиваются в Настройки → Поля вакансии (раздел Recruit) или через Управление полями вакансий на шаге «Поля».
Редактирование: нажмите на значок карандаша, чтобы изменить название, подсказку, обязательность или варианты.
Удаление: нажмите на значок корзины и подтвердите. Поле сразу убирается из всех форм запроса на вакансию и перестаёт отображаться в запросах, которые ещё в работе. Удалённое поле нельзя восстановить.
Собственные поля нельзя архивировать. Чтобы перестать запрашивать поле только в одной форме, удалите его из этой формы через ×, а не само поле.
Шаг 3. Одобрения
5. Отметьте Утверждения включены, чтобы каждый запрос проходил цепочку согласования. Если оставить флажок выключенным, запрос одобряется сразу после отправки.
6. Нажмите Добавить утверждающего и выберите, кто согласует запрос на этом шаге. Каждый шаг — это правило, а не конкретный человек, поэтому одна цепочка подходит для любого автора запроса:
Личная: Руководитель, Менеджер руководителя, Менеджер 3-го уровня или Менеджер команды автора запроса, а также Поле выбора человека из его профиля
Департамент: руководитель департамента автора запроса или поле выбора человека в департаменте
Конкретный человек: один и тот же сотрудник для всех запросов
Добавьте столько согласующих, сколько нужно. Они согласуют запрос по очереди, в указанном порядке. Если автор запроса сам оказывается согласующим на каком-то шаге, этот шаг одобряется автоматически.
7. Выберите, что делать, если правило никого не находит:
Пропуск неназначенных утверждений включен: шаг пропускается и не блокирует запрос, например если у автора нет руководителя.
Одобрение заместителями включено: запросы для согласующего, который находится в нерабочем отпуске, передаются его заместителю.
8. Нажмите Далее.
Шаг 4. Кто может подать заявку?
9. Выберите, кто может видеть и отправлять форму:
Все: вся компания.
Конкретные люди: нажмите Добавить условие, чтобы ограничить форму по департаменту, локации, уровню, команде или конкретным сотрудникам.
⚠️ По умолчанию выбран вариант Конкретные люди без условий. Если так и оставить, критериям соответствует 0 людей и форму никто не найдёт. Администраторы видят все опубликованные формы, поэтому вам форма будет видна, а остальным — нет.
Люди, которые не работают и не наняты, исключаются всегда — об этом говорит метка Цикл работы является Работающие, Нанятые.
10. Нажмите Завершить, чтобы опубликовать форму.
Что происходит с запросом
Поля переносятся в вакансию. Когда кто-то нажимает Создать вакансию в одобренном запросе, новая вакансия заполняется значениями из запроса. Запрос без приоритета получает приоритет «Нормальный».
Желаемая дата выхода кандидата и примечания остаются в запросе. В вакансию они не переносятся.
Одобрение не создаёт вакансию. В одобренном запросе всё равно нужно нажать Создать вакансию.
Согласующий может только одобрить или отклонить запрос. Вернуть его на доработку нельзя.
Управление формами
Нажмите ⋯ рядом с формой, чтобы Редактировать, Сделать копию или Удалить её.
Изменения формы касаются только запросов, отправленных после изменения.
Форм может быть несколько, например по одной на регион или отдельная для замены сотрудников. Менеджер выбирает нужную по названию.
Удаление формы не удаляет уже созданные по ней запросы.
💡 Форма сохраняется только после нажатия Завершить. Если начать новую форму, не закончив предыдущую, незаконченная удаляется.