Создайте кастомную форму запроса

⚠️ Доступно в пакете Professional. Заинтересованы? Пожалуйста, напишите нам по адресу sales@peopleforce.io, чтобы узнать больше.

Каждая компания работает по-своему, и HR-менеджерам ежедневно приходится обрабатывать множество разных запросов от сотрудников. Кастомные формы запросов помогают сделать этот процесс простым и упорядоченным.

С помощью кастомных форм запросов HR может создавать собственные формы для любого типа запроса — например, возмещение расходов, запросы на обучение, бизнес-потребности или запросы на активы. Никаких технических навыков не требуется.

Сотрудники могут легко подавать запросы, заполняя понятную, структурированную форму вместо того, чтобы отправлять сообщения или письма. Все запросы сразу попадают к нужному человеку — руководителю, руководителю отдела или конкретному лицу.

Если вы заинтересованы в использовании этой функции, пожалуйста, свяжитесь с нашей службой поддержки через чат или электронную почту support@peopleforce.io.

Доступ к настройке кастомных форм запросов

Для начала перейдите в Настройки и выберите Формы. Выберите Кастомный запрос, чтобы начать настройку формы.

Создайте собственную кастомную форму запроса

Кастомная форма запроса состоит из трех блоков, адаптированных к специфическим требованиям вашей компании:

Блок Детали:
- Здесь вы можете назначить название и добавить краткое описание к форме. Название может отражать суть запроса, например, «Запрос на обучение» или «Запрос на активы».
- К форме запроса можно подключить воркфлоу. Воркфлоу — это автоматический набор действий, который выполняется после того, как сотрудник отправляет форму или после её утверждения. Если вам не нужно, чтобы что-то происходило автоматически, просто оставьте это поле пустым.
- Если вы не уверены, какие действия должны происходить после отправки формы, не переживайте — ваш Customer Success Manager поможет настроить воркфлоу во время онбординга в соответствии с процессами вашей компании.
Поля. Создайте разделы и добавьте необходимые поля для заполнения пользователями. Когда вы нажимаете Добавить → Поля, доступны следующие типы полей:

Выбор сотрудника: сотрудник может выбрать себя, если запрос касается его собственных потребностей, или выбрать другого сотрудника (например, HR запрашивает MacBook для сотрудника). Отметьте Несколько в настройках поля, чтобы можно было выбрать нескольких человек (например, HR запрашивает MacBook для группы сотрудников).
Дата: сотрудник может выбрать дату из календаря.
Число: сотрудник может ввести число в этом поле.
Выбор одного варианта: сотрудник может выбрать одну опцию из списка.
Выбор нескольких вариантов: сотрудник может выбрать несколько вариантов из списка.
Однострочный текст: сотрудник может ввести короткий ответ в произвольной форме.
Многострочный текст: сотрудник может ввести развёрнутый ответ в произвольной форме, например, детали или требования.
Загрузить файл: это поле позволяет сотруднику прикрепить файл при подаче запроса.
- Сотрудники могут загружать документы, например, чеки, счета или подтверждения.
- Можно включить опцию Добавить несколько, которая позволяет прикрепить до 10 файлов в одном запросе.
- Это поле особенно полезно для запросов на возмещение расходов, где сотрудникам нужно загрузить чеки.

Пример: форма запроса на активы

Чтобы создать форму Запрос на активы, добавьте следующие поля:

Тип актива
- Тип поля: Выбор одного варианта
- Назначение: позволяет сотруднику выбрать, какой актив ему нужен.
- Варианты ответов (примеры):
  - Ноутбук
  - Телефон
  - Мышь
  - Настольный компьютер
  - Монитор
Характеристики актива
- Тип поля: Многострочный текст
- Назначение: позволяет сотруднику описать детали или требования.
- Например: предпочтительная модель, размер, технические характеристики или другие примечания.

Чтобы изменить порядок полей, просто используйте функцию перетаскивания. Вы также можете удалять поля, делать их обязательными, редактировать их или изменять целые разделы при необходимости.

3. Одобрения. В этом разделе вы можете определить лиц, которые имеют право утверждать эту форму запроса.

Пропустить неназначенные утверждения. Если эта опция включена, шаги утверждения, не назначенные конкретному человеку, будут автоматически пропускаться — так ни одна форма не застрянет в ожидании неназначенного шага.
Теперь вы можете включить замещение прямо в настройках утверждения каждой формы. Если утверждающий находится в нерабочем отпуске, его шаги утверждения будут автоматически передаваться назначенному заместителю — без каких-либо задержек в процессе.

4. Привлечённые. В настройках утверждения формы нажмите Добавить привлечённого, чтобы выбрать людей, которые будут автоматически добавляться к каждому запросу, поданному через эту форму. Вы выбираете их так же, как и утверждающих, и они привязываются к сотруднику, для которого подаётся запрос.

Привлечённые могут просматривать, комментировать, печатать запрос и добавлять других привлечённых.
Привлечённые не могут утверждать запрос.
Они получают стандартные уведомления для привлечённых.

Также можно добавить привлечённых вручную к уже поданному запросу в блоке Привлечённые. Когда вы упоминаете кого-то через @ в комментарии, PeopleForce спрашивает, добавить ли этого человека как привлечённого: Поделиться запросом даёт ему доступ «просмотр и комментирование» и отправляет уведомление, а Только упомянуть не даёт доступа к запросу.

Подача запроса

Сотрудник может отправить запрос из раздела Быстрое добавление, заполнить все необходимые поля и отправить его. После отправки сотрудник сможете увидеть одобрителей или отозвать свой запрос.

Оповещения для утверждающих сторон

После этого утверждающие лица будут получать уведомления и видеть формы, требующие утверждения, в виджете Задачи.

Отслеживайте все запросы

HR-менеджер может отслеживать процесс заполнения и утверждения форм в модуле Запросы.

Настройте права доступа

После создания формы включите ее в настройках Ролей и прав доступа для всех сотрудников. Перейдите к роли Работники о себе и активируйте опцию Кастомный запрос, чтобы разрешить сотрудникам отправлять запросы.

Другие статьи по теме