Загрузка документа и запрос Э-подписи — это действие в воркфлоу PeopleForce, которое позволяет автоматизировать отправку стандартных документов на подпись напрямую в рамках процесса.
Оно лучше всего подходит для документов, одинаковых для всех сотрудников (например, контракты, NDA, политики), которые не требуют персонализации.
Этот шаг особенно полезен для:
онбординга — подписания стандартных соглашений новыми сотрудниками,
обновления политик и повторяющихся процессов, где требуется подпись от всех сотрудников.
Добавив это действие в рабочий процесс, вы:
обеспечиваете своевременное подписание документов,
снижаете необходимость в ручных напоминаниях,
автоматически сохраняете подписанные файлы в правильном месте.
⚠️ Э-подпись доступна только в пакете Professional.
После того как вы настроили триггерное событие, следующим шагом будет добавление задач для выполнения.
Чтобы начать, нажмите значок '+' в поле триггера и выберите, что вы хотите добавить. Вот доступные варианты:
Создать задачу: Определите конкретные задачи, которые необходимо выполнить в рамках вашего рабочего процесса.
Запросить форму: Попросите людей заполнить форму, например, для сбора личных данных, обновления информации в профиле или отправки запроса на изменение.
Попросить фидбек: Автоматизируйте сбор обратной связи на ключевых этапах жизненного цикла сотрудника с помощью цикличных опросов.
Отправить письмо: Автоматизируйте процесс отправки электронных писем соответствующим лицам или группам людей.
Отправить приглашение в систему: Автоматически отправляйте приглашение сотруднику в систему.
Создать документ: Настройте систему для создания определенных документов, таких как письма с предложениями, контракты или отчеты.
Загрузить документ
Отправить вебхук: Интеграция с внешними приложениями или сервисами путем отправки уведомлений с помощью веб-хуков.
Запустить воркфлоу: Автоматизируйте активацию рабочего процесса в рамках существующих рабочих процессов.
Действие Google Workspace: Автоматизируйте создание или удаление Google Workspace для новых сотрудников или уволенных сотрудников.
⏰ Автоматические воркфлоу запускаются один раз в день в 10:00 в соответствии с часовым поясом профиля пользователя.
Как загрузить документ и запросить Э-подпись
Как загрузить документ и запросить Э-подпись
Перейдите в раздел Workflows и нажмите + Новый воркфлоу, чтобы создать новый или отредактировать существующий.
Если создаёте новый, введите название и описание, а также настройте триггер.
Нажмите иконку “+” под триггером и выберите Загрузить документ.
Укажите название документа.
Выберите папку документов, где файл будет храниться в профиле сотрудника.
Загрузите документ. Это действие предназначено для документов, которые не требуют персонализации.
Включите опцию Запросить Э-подпись, чтобы запустить процесс подписания, когда рабочий процесс дойдет до этого шага.
Выберите провайдера подписи.
Выберите нужный тип подписи (если доступно):
Простой электронный подпись – подходит для большинства бизнес-документов, обеспечивает безопасное цифровое согласие.
Квалифицированный электронный подпись – имеет наивысшую юридическую силу, эквивалентную собственноручной подписи по законодательству ЕС. Рекомендуется для контрактов высокой ценности и официальных соглашений.
Усовершенствованный электронный подпись – обеспечивает более высокий уровень безопасности и проверки личности, чем простой, и подходит для внутренних HR-документов, соглашений и файлов, связанных с комплаенсом.
Добавьте дополнительных подписантов, если требуется.
Сохраните действие, чтобы добавить его в воркфлоу.