⚠️ Доступно с любой из следующих подписок: Standard или Professional
Действие Создать событие в календаре позволяет автоматически запланировать событие, когда воркфлоу достигает этого шага. Например, вы можете запланировать вводную встречу для нового сотрудника, встречу по итогам испытательного срока или другое событие, связанное с сотрудником, на определённом этапе воркфлоу.
📅 Чтобы событие создавалось непосредственно в календаре организатора, к его аккаунту PeopleForce должен быть подключён Google Calendar или Outlook. Если ни одна из этих интеграций не подключена, PeopleForce отправляет гостям приглашение по электронной почте с файлом для добавления события в календарь.
Действие доступно в разделе Воркфлоу. Его можно добавить сразу после триггера или после любого существующего действия. Чтобы начать, нажмите значок + в блоке триггера и выберите нужное действие. Доступны следующие варианты:
Создать задачу: задайте конкретные задачи, которые необходимо выполнить в рамках воркфлоу.
Запросить форму: предложите сотрудникам заполнить форму, например для сбора личных данных, обновления информации в профиле или отправки запроса на изменение.
Запросить цикличный опрос: автоматизируйте сбор обратной связи на ключевых этапах работы сотрудника с помощью цикличных опросов.
Запросить цикличную оценку: автоматически запускайте цикличную оценку для сотрудника на соответствующем этапе его работы в компании.
Отправить письмо: автоматизируйте отправку электронных писем определённым людям или группе сотрудников.
Отправить приглашение в систему: автоматически отправляйте приглашение в систему.
Создать документ: настройте автоматическое создание определённых документов, например предложений о работе, договоров или отчётов.
Загрузить документ: загрузите документы, одинаковые для всех сотрудников, например соглашения о неразглашении или политики, и автоматизируйте их подписание в рамках воркфлоу.
Отправить вебхук: настройте взаимодействие с внешними приложениями или сервисами с помощью вебхуков.
Запустить воркфлоу: автоматически запускайте другой воркфлоу в рамках текущего.
Создать событие в календаре: автоматически планируйте событие в календаре для сотрудника и выбранных гостей на определённом этапе воркфлоу.
🕰️ Автоматические воркфлоу запускаются раз в день в 10:00 по часовому поясу, указанному в профиле пользователя.
Добавьте событие в календаре в воркфлоу
Перейдите в раздел Воркфлоу и создайте новый воркфлоу или откройте существующий.
Нажмите значок + в том месте, где хотите добавить действие.
Выберите Создать событие в календаре.
Настройте параметры события.
Нажмите Сохранить.
Настройте событие в календаре
Чтобы настроить действие создания события в календаре, выполните следующие шаги.
1. Укажите название события и локацию
В поле Название события введите название, которое будет отображаться в календаре. Вы можете использовать переменные, чтобы автоматически подставлять в название информацию о сотруднике. Например, имя, отдел, должность или другие доступные данные.
В поле Локация укажите, где состоится событие. Это может быть физический адрес, переговорная комната или ссылка на видеоконференцию. Поле необязательное: оставьте его пустым, если у события нет определённого места проведения.
2. Укажите день события
В поле День события укажите, через сколько дней после даты срабатывания триггера действия должно состояться событие. Используйте следующие правила:
Введите 0, чтобы запланировать событие на день срабатывания триггера действия.
Введите 1, чтобы запланировать событие на следующий день после срабатывания триггера.
Укажите другое количество дней, которое должно пройти до создания события.
💡 Значение в поле День события применяется дополнительно к настройкам действия на вкладке Условия и триггер. Например:
Воркфлоу запускается 1 июня.
Действие настроено на запуск через 7 дней после начала воркфлоу.
В поле День события указано 2.
Событие будет запланировано на 10 июня — через 9 дней после начала воркфлоу.
3. Выберите время события
В разделе Время события выберите, должно ли событие проходить в определённое время или занимать Весь день.
Для события с определённым временем укажите Время начала.
🗺️ Время события рассчитывается по часовому поясу организатора. Если гости находятся в других часовых поясах, их календарные приложения могут показывать событие в соответствующем местном времени.
3. Выберите Длительность события. По умолчанию длительность события с определённым временем составляет один час.
4. В поле Показывать как выберите статус занятости, который будет отображаться для события:
Занято: блокирует выбранное время в календаре.
Свободно: отображает событие, не блокируя выбранное время.
5. В поле Описание введите дополнительную информацию для гостей. Это может быть цель встречи, инструкции по подготовке, повестка или другие сведения, которые понадобятся участникам до события. В описании также можно использовать переменные для автоматической подстановки информации о сотруднике.
4. Выберите организатора и гостей
В поле Организатор выберите, в чьём календаре должно создаваться событие. По умолчанию выбран Руководитель сотрудника, но вы можете выбрать:
Сотрудник.
Руководитель руководителя.
Поле выбора сотрудника.
Конкретный человек.
Если вы выбрали Поле выбора сотрудника, укажите поле, в котором содержится информация об организаторе.
Убедитесь, что выбранного организатора можно определить для каждого сотрудника, включённого в воркфлоу.
В разделе выбора гостей укажите, кто должен получить приглашение. Вы можете добавить:
Сотрудник.
Руководитель.
Руководитель руководителя.
Поле выбора сотрудника.
Конкретный человек.
Внешний Email.
Добавьте внешний адрес электронной почты, если в событии должен участвовать человек, который не работает в вашей организации.
Проверьте список гостей и убедитесь, что в него включены все необходимые участники.
Сохраните действие.
📧 Для сотрудников со статусом Нанят приглашение отправляется на адрес электронной почты, который используется для этого сотрудника. В зависимости от его настроек это может быть личный адрес.
Как создаются приглашения в календарь
PeopleForce использует подключённую календарную интеграцию организатора, чтобы создать событие и отправить приглашения.
Если подключён Google Calendar или Outlook
Если к аккаунту организатора в PeopleForce подключён Google Calendar или Outlook:
PeopleForce создаёт событие в календаре организатора.
Google или Microsoft отправляет приглашения на событие выбранным гостям.
Гости получают приглашение через календарный сервис, подключённый к аккаунту организатора.
Если календарная интеграция не подключена
Если ни одна из календарных интеграций не подключена, PeopleForce отправляет приглашения по электронной почте:
PeopleForce создаёт приглашение для каждого гостя.
PeopleForce отправляет каждому гостю электронное письмо.
Письмо содержит файл календаря.
Гости могут открыть этот файл, чтобы добавить событие в свой календарь.