К основному содержимому

Действия воркфлоу: Загрузить документ и запросить Э-подпись

Обновлено более 2 нед. назад

Загрузка документа и запрос Э-подписи — это действие в воркфлоу PeopleForce, которое позволяет автоматизировать отправку стандартных документов на подпись напрямую в рамках процесса.

Оно лучше всего подходит для документов, одинаковых для всех сотрудников (например, контракты, NDA, политики), которые не требуют персонализации.

Этот шаг особенно полезен для:

  • онбординга — подписания стандартных соглашений новыми сотрудниками,

  • обновления политик и повторяющихся процессов, где требуется подпись от всех сотрудников.

Добавив это действие в рабочий процесс, вы:

  • обеспечиваете своевременное подписание документов,

  • снижаете необходимость в ручных напоминаниях,

  • автоматически сохраняете подписанные файлы в правильном месте.

⚠️ Э-подпись доступна только в пакете Professional.

После того как вы настроили триггерное событие, следующим шагом будет добавление задач для выполнения.

Чтобы начать, нажмите значок '+' в поле триггера и выберите, что вы хотите добавить. Вот доступные варианты:

  • Создать задачу: Определите конкретные задачи, которые необходимо выполнить в рамках вашего рабочего процесса.

  • Запросить форму: Попросите людей заполнить форму, например, для сбора личных данных, обновления информации в профиле или отправки запроса на изменение.

  • Попросить фидбек: Автоматизируйте сбор обратной связи на ключевых этапах жизненного цикла сотрудника с помощью цикличных опросов.

  • Отправить письмо: Автоматизируйте процесс отправки электронных писем соответствующим лицам или группам людей.

  • Отправить приглашение в систему: Автоматически отправляйте приглашение сотруднику в систему.

  • Создать документ: Настройте систему для создания определенных документов, таких как письма с предложениями, контракты или отчеты.

  • Загрузить документ

  • Отправить вебхук: Интеграция с внешними приложениями или сервисами путем отправки уведомлений с помощью веб-хуков.

  • Запустить воркфлоу: Автоматизируйте активацию рабочего процесса в рамках существующих рабочих процессов.

  • Действие Google Workspace: Автоматизируйте создание или удаление Google Workspace для новых сотрудников или уволенных сотрудников.

⏰ Автоматические воркфлоу запускаются один раз в день в 10:00 в соответствии с часовым поясом профиля пользователя.

Как загрузить документ и запросить Э-подпись

  1. Перейдите в раздел Workflows и нажмите + Новый воркфлоу, чтобы создать новый или отредактировать существующий.

  2. Если создаёте новый, введите название и описание, а также настройте триггер.

  3. Нажмите иконку “+” под триггером и выберите Загрузить документ.

  4. Укажите название документа.

  5. Выберите папку документов, где файл будет храниться в профиле сотрудника.

  6. Загрузите документ. Это действие предназначено для документов, которые не требуют персонализации.

  7. Включите опцию Запросить Э-подпись, чтобы запустить процесс подписания, когда рабочий процесс дойдет до этого шага.

  8. Выберите провайдера подписи.

  9. Выберите нужный тип подписи (если доступно):

    • Простой электронный подпись – подходит для большинства бизнес-документов, обеспечивает безопасное цифровое согласие.

    • Квалифицированный электронный подпись – имеет наивысшую юридическую силу, эквивалентную собственноручной подписи по законодательству ЕС. Рекомендуется для контрактов высокой ценности и официальных соглашений.

    • Усовершенствованный электронный подпись – обеспечивает более высокий уровень безопасности и проверки личности, чем простой, и подходит для внутренних HR-документов, соглашений и файлов, связанных с комплаенсом.

  10. Добавьте дополнительных подписантов, если требуется.

  11. Сохраните действие, чтобы добавить его в воркфлоу.

Нашли ответ на свой вопрос?