Юридическое лицо в PeopleForce — это зарегистрированная компания, в которой ваши сотрудники официально трудоустроены. Если в вашей организации несколько компаний, например, по одной в каждой стране, вы можете добавить каждую из них, назначать в неё людей, фильтровать и строить отчёты по ней, а также подписывать документы от её имени.
Где управлять юридическими лицами
Перейдите в Настройки → Общие → Юридические лица. На странице есть таблица с колонками Название, Страна, Регистрационный номер и Люди. Юридическое лицо по умолчанию всегда отображается первым, остальные идут по алфавиту. Воспользуйтесь полем поиска, чтобы найти юридическое лицо по названию, или отфильтруйте список по Стране.
Чтобы увидеть, кто относится к юридическому лицу, нажмите на его строку. На панели Сотрудники этого юридического лица показаны текущие сотрудники с их должностями (и колонка с датой начала работы, если у вас есть доступ к датам найма). Можно искать по имени, а нажав на человека, вы откроете его профиль в новой вкладке.
Создайте юридическое лицо
Перейдите в Настройки → Общие → Юридические лица и нажмите Новое юридическое лицо.
На шаге Общие, в разделе Информация о компании, введите название и выберите страну.
Введите регистрационный номер. Название поля зависит от страны: ЭДРПУ, NIP (налоговый номер) или Регистрационный номер компании.
Если появится поле Город, укажите город регистрации.
Перейдите на шаг настройка эл. подписи и настройте печать и подписантов (см. следующий раздел).
Нажмите Создать юридическое лицо.
Если в поле есть ошибка, мастер открывает шаг, где оно находится. Например, украинский номер, который не состоит из 8 цифр, показывает ошибку «должен содержать 8 цифр».
Настройте печать эл. подписи
Шаг настройка эл. подписи определяет, как юридическое лицо будет отображаться в документах, подписанных от его имени.
В разделе данные эл. подписи выберите, что будет показывать печать: название компании (включено по умолчанию), Идентификатор компании — ЭДРПУ, NIP или регистрационный номер компании (включено по умолчанию) — и Представителя компании (выключено по умолчанию).
Если вы включите Представителя компании, выберите сотрудника, официально уполномоченного подписывать документы от имени компании.
В разделе Уполномоченные подписанты выберите сотрудников, которые могут подписывать от имени компании. Можно выбрать нескольких человек.
Проверьте предпросмотр эл. подписи справа: по краю печати — надпись Подписано в PeopleForce, включённые вами строки и дата подписания.
Сохраните юридическое лицо.
Подписывайте документы от имени юридического лица
Запросить подпись от имени юридического лица можно, когда вы отправляете документы через Загрузить и распределить файлы или Разделить & распределить PDF. Это работает только с провайдером PeopleSign и типом Простая электронная подпись (PeopleSign доступен на тарифе Professional). Другие провайдеры и типы подписи, включая Усиленную электронную подпись PeopleSign, печать не добавляют.
Отметьте Запросить эл. подпись и выберите PeopleSign с типом Простая электронная подпись.
Отметьте Добавить подпись юридического лица.
Выберите юридическое лицо, а затем одного из его уполномоченных подписантов. Уволенных сотрудников в списке нет.
Отправьте документы.
Если в юридическом лице нет текущих сотрудников, появится предупреждение «В этом юридическом лице нет сотрудников». Если включено автосопоставление, документы сопоставляются только с сотрудниками выбранного юридического лица.
Уполномоченный подписант получит письмо с запросом на подпись, в котором сказано «Вы подписываете документ от имени» и название юридического лица. Когда все подпишут, PeopleForce добавит печать Подписано в PeopleForce в подписанный PDF, а в журнале аудита будет указано, что подписант подписал от имени юридического лица. Печать использует настройки юридического лица на момент подписания, поэтому более поздние изменения не влияют на уже подписанные документы.
Человек больше не может подписывать от имени юридического лица, если его убрали из списка подписантов, уволили или если юридическое лицо удалено. Если это произойдёт до отправки загрузки, вам предложат отключить запрос эл. подписи для этого файла или начать загрузку заново.
Отредактируйте или удалите юридическое лицо
В таблице откройте меню действий строки и выберите Редактировать.
Внесите изменения на любом из шагов и сохраните.
Чтобы удалить юридическое лицо, откройте меню действий строки, выберите Удалить и подтвердите в диалоговом окне Удалить юридическое лицо. Юридическое лицо по умолчанию удалить нельзя.
Назначьте юридическое лицо сотруднику
Юридическое лицо сотрудника — часть его истории работы. Оно записывается в таблице Должности на вкладке Работа его профиля с датой Действительно с.
Откройте профиль сотрудника и перейдите на вкладку Работа.
Добавьте новую запись должности или отредактируйте существующую.
Укажите дату Действительно с и выберите Юридическое лицо.
Сохраните. Текущее юридическое лицо сотрудника берётся из его последней записи должности, которая уже вступила в силу.
Юридическое лицо также можно указать:
В формах найма — в блоке должности.
При импорте сотрудников — используйте колонку юридического лица. Если название не совпадает с существующим юридическим лицом, импорт создаст новое с этим названием.
Через Public API — получайте список юридических лиц, фильтруйте людей и вакансии по юридическому лицу и указывайте его для сотрудников и записей должностей.
Где используются юридические лица
Справочник людей: фильтр Юридическое лицо.
Шаблоны документов: переменная {{employee.legal_entity}}. Шаблоны украинского кадрового учёта (Кадры) также предлагают название юридического лица, регистрационный номер, город регистрации и имя директора, которое берётся из представителя компании.
Рекрутинг: юридическое лицо в каждой вакансии, поле юридического лица в формах заявки на вакансию, переменная в письме с предложением и фильтры в отчётах по рекрутингу.
Отчёты и экспорт: фильтры HR-отчётов, колонка юридического лица в кастомных отчётах, фильтр разрыва в оплате труда и данные юридического лица в экспорте.
Назначение по правилам: правило Юридическое лицо везде, где вы назначаете по правилам, например, в циклах выплат и политиках.
Планирование персонала: юридическое лицо в позициях штатного расписания с фильтрами.
Эффективность и обучение: фильтры для целей, KPI и записей на курсы.
Кто может видеть юридические лица и управлять ими
Страница настроек: администраторы и любая роль с включённой настройкой Юридические лица.
Данные сотрудников: в Настройки → Роли и права доступа → (роль) → Сотрудники → Работа → Должности → Юридическое лицо выберите Нет, Просмотр или Редактирование. Это определяет, отображается ли юридическое лицо на вкладке «Работа», можно ли его редактировать и заполняется ли переменная в документах. Строка появляется, как только у вас есть юридическое лицо помимо стандартного.
Подписание от имени юридического лица: подписывать от имени юридического лица могут только Уполномоченные подписанты. Чтобы запросить подпись юридического лица, у отправителя должен быть как минимум доступ «Просмотр» к юридическому лицу.
Доступность
Юридические лица должны быть включены для вашего аккаунта. Обновлённая страница, мастер и печать эл. подписи — дополнительная часть функции, которую также нужно включить. Для печатей нужен PeopleSign с типом «Простая электронная подпись» (тариф Professional). Поле Город регистрации и всегда видимое поле Представитель компании появляются только в аккаунтах, которые используют модуль украинского кадрового учёта (Кадры).