⚠️ Доступно в пакете Professional. Заинтересованы? Пожалуйста, напишите нам на sales@peopleforce.io, чтобы узнать больше.
Мы рады объявить о выпуске новой функции под названием eSignature в PeopleForce. Эта функция позволяет пользователям подписывать любые документы с помощью встроенной электронной подписи прямо в платформе. Ниже вы найдете краткое описание новой функции и подробную информацию о том, как ее использовать.
Обратите внимание, что функция электронной подписи в настоящее время находится в бета-версии. Для тех, кто хочет опробовать эту функцию, свяжитесь со службой поддержки клиентов через чат или по электронной почте - support@peopleforce.io.
Запрос на получение электронной подписи
Во время загрузки документа
Перейдите на вкладку Документы.
Нажмите + кнопку Добавить документ > Загрузить и распределить файлы или Разделить & распределить PDF (в зависимости от ваших потребностей).
Выберите папку для загрузки документа.
Загрузите документ в формате PDF или DOCX.
Выберите поставщика.
Укажите желаемый тип для подписи:
Простая электронная подпись - Подходит в основном для внутренних документов, таких как политики, соглашения и подтверждения.
💡 Бесплатно доступна всем клиентам c Pro пакетом.
Продвинутая электронная подпись - Обеспечивает более высокий уровень безопасности и подтверждения личности по сравнению с простой подписью, что делает её подходящей для внутренних HR-документов, соглашений и файлов, связанных с соответствием требованиям.
Квалифицированная электронная подпись - Обладает наивысшей юридической силой, эквивалентной рукописной подписи согласно законодательству ЕС. Рекомендуется для контрактов высокой стоимости и официальных транзакций.
Добавьте дополнительных подписантов, если необходимо.
Нажмите на Назначить сотрудников.
Назначьте документ одному или нескольким сотрудникам.
Поставьте галочку на Запросить эл. подпись.
Нажмите Загрузить.
Назначенные сотрудники получат оповещение по электронной почте, задачей или на информационной панели.
В режиме предварительного просмотра документа
Откройте документ в режиме предварительного просмотра.
Если вы пользователь HR/Admin, вы увидите кнопку "Запросить эл. подпись".
Нажмите кнопку "Запросить эл. подпись".
Выберите поставщика и тип подписи.
Добавьте дополнительных подписантов, если необходимо.
Назначенный сотрудник получит сообщение с просьбой подписать документ.
Фильтр данных
Используйте фильтр по статусу eSignature, чтобы получить информацию о документах в различных статусах. Например, выберите статус «Ожидание» и установите временной диапазон за прошлый месяц, чтобы определить и напомнить получателям о необходимости подписать документ.
Вы также можете фильтровать по датам, чтобы просмотреть документы в выбранном временном диапазоне. Кроме того, все отклонённые или не обработанные документы будут отображаться наверху, так как они требуют вашего внимания наиболее.
Сотрудники, отказавшиеся подписывать документ, могут оставить комментарий, объясняющий их решение. Этот комментарий будет виден при наведении курсора на статус «Откланено».
Подписание документа
Откройте документ, который требует вашей электронной подписи. Вы можете найти его в папке "Документы", виджете "Задачи", уведомлениях и т.д.
Нажмите кнопку Подписать.
Если документ был отправлен с использованием простой электронной подписи (SES), он откроется в публичном окне просмотра, где вы можете ознакомиться с файлом, подтвердить понимание и согласие, а затем подписать его.
Для документов, отправленных через других провайдеров, вы будете перенаправлены на платформу Signaturit или Autenti. Следуйте их инструкциям, чтобы завершить процесс подписания.
Если вы отказываетесь подписывать документ, необходимо указать причину отказа.
Отслеживание статуса документа и всех подписантов
Статус документа будет изменен на "В ожидании одобрения", "Подписан" или "Отклонен" в зависимости от действий сотрудника. Статус "Просрочен" означает, что документ не был подписан в течение трех месяцев.
Статус будет виден в списке документов и в режиме предварительного просмотра.
В колонке "Подписанты" отображаются аватарки всех назначенных лиц, подписавших документ. Щелкните на аватарку, чтобы просмотреть окно с информацией о статусе каждого подписанта (например, подписано, в ожидании, отклонено).
В предварительном просмотре документа аватарки всех подписантов отображаются рядом с меткой статуса подписи. Нажав на эти аватарки, вы также увидите статусы подписантов.
Оповещения
Уведомление на электронную почту: Сотруднику будет отправлено электронное письмо со ссылкой на Signaturit.
Создание задачи: В списке задач сотрудника будет создана задача с кнопкой Подписать.
Оповещение в дашборде: На информационной панели сотрудника появится оповещение.
Если у вас возникли дополнительные вопросы или проблемы, пожалуйста, свяжитесь с нашей службой поддержки через чат или электронную почту - support@peopleforce.io.