⚠️ Доступно в пакете Professional. Заинтересованы? Пожалуйста, напишите нам на sales@peopleforce.io, чтобы узнать больше.
Мы рады объявить о выпуске новой функции под названием eSignature в PeopleForce. Эта функция позволяет пользователям подписывать любые документы с помощью встроенной электронной подписи прямо в платформе. Ниже вы найдете краткое описание новой функции и подробную информацию о том, как ее использовать.
Обратите внимание, что функция электронной подписи в настоящее время находится в бета-версии. Для тех, кто хочет опробовать эту функцию, свяжитесь со службой поддержки клиентов через чат или по электронной почте - support@peopleforce.io.
Настройка прав доступа для отправки запросов на электронную подпись
Для отправки документов на подпись пользователи должны иметь соответствующий доступ. Уровень доступа зависит от прав, настроенных в разделе «Настройки» → «Безопасность» → «Роли и права доступа». Права доступа к документам можно предоставлять как на уровне компании, так и на уровне сотрудников:
Используйте уровень «Компания», чтобы предоставить доступ ко всем документам в рамках всей организации.
Используйте уровень «Сотрудники», чтобы предоставить доступ только к документам определенных людей, например, непосредственных подчиненных, сотрудников в определенном месте, отделе или любой другой группе, включенной в область действия роли.
Чтобы настроить эти права:
Перейдите в «Настройки» → «Безопасность» → «Роли и права доступа».
Откройте роль, которую хотите изменить.
Выберите уровень доступа, который хотите предоставить:
Во вкладке «Компания» → «HR» включите разрешение «Управлять документами сотрудников», чтобы предоставить полный доступ ко всем документам сотрудников в компании. Это право позволяет пользователям просматривать, загружать, редактировать, удалять документы и запрашивать электронные подписи для любых документов сотрудников в рабочей среде.
Во вкладке «Сотрудники» откройте раздел «Документы» и настройте доступ к папкам с документами соответствующих сотрудников, таких как непосредственные подчиненные или сотрудники, включенные в сферу действия роли:
Нет - нет доступа к документам в выбранной папке.
Просмотр - позволяет пользователям открывать и скачивать документы.
Редактирование - позволяет пользователям загружать, обновлять и удалять документы, а также запрашивать электронные подписи. Пользователи с доступом «Редактировать» могут запрашивать электронные подписи только для документов в папках, которые им разрешено редактировать, и только для сотрудников, включенных в их область разрешений.
Нажмите «Сохранить».
Запрос на получение электронной подписи
Во время загрузки документа
Перейдите на вкладку Документы.
Нажмите + кнопку Добавить документ > Загрузить и распределить файлы или Разделить & распределить PDF (в зависимости от ваших потребностей).
Выберите папку для загрузки документа.
Загрузите документ в формате PDF или DOCX.
Выберите поставщика.
Укажите желаемый тип для подписи:
Простая электронная подпись - Подходит в основном для внутренних документов, таких как политики, соглашения и подтверждения.
💡 Бесплатно доступна всем клиентам c Pro пакетом.
Продвинутая электронная подпись - Обеспечивает более высокий уровень безопасности и подтверждения личности по сравнению с простой подписью, что делает её подходящей для внутренних HR-документов, соглашений и файлов, связанных с соответствием требованиям.
Квалифицированная электронная подпись - Обладает наивысшей юридической силой, эквивалентной рукописной подписи согласно законодательству ЕС. Рекомендуется для контрактов высокой стоимости и официальных транзакций.
Добавьте дополнительных подписантов, если необходимо.
Нажмите на Назначить сотрудников.
Назначьте документ одному или нескольким сотрудникам.
Поставьте галочку на Запросить эл. подпись.
Нажмите Загрузить.
Назначенные сотрудники получат оповещение по электронной почте, задачей или на информационной панели.
В режиме предварительного просмотра документа
Откройте документ в режиме предварительного просмотра.
Если вы пользователь HR/Admin, вы увидите кнопку "Запросить эл. подпись".
Нажмите кнопку "Запросить эл. подпись".
Выберите поставщика и тип подписи.
Добавьте дополнительных подписантов, если необходимо.
Назначенный сотрудник получит сообщение с просьбой подписать документ.
Фильтр данных
Используйте фильтр по статусу eSignature, чтобы получить информацию о документах в различных статусах. Например, выберите статус «Ожидание» и установите временной диапазон за прошлый месяц, чтобы определить и напомнить получателям о необходимости подписать документ.
Вы также можете фильтровать по датам, чтобы просмотреть документы в выбранном временном диапазоне. Кроме того, все отклонённые или не обработанные документы будут отображаться наверху, так как они требуют вашего внимания наиболее.
Сотрудники, отказавшиеся подписывать документ, могут оставить комментарий, объясняющий их решение. Этот комментарий будет виден при наведении курсора на статус «Откланено».
Подписание документа
Откройте документ, который требует вашей электронной подписи. Вы можете найти его в папке "Документы", виджете "Задачи", уведомлениях и т.д.
Нажмите кнопку Подписать.
Если документ был отправлен с использованием простой электронной подписи (SES), он откроется в публичном окне просмотра, где вы можете ознакомиться с файлом, подтвердить понимание и согласие, а затем подписать его.
Для документов, отправленных через других провайдеров, вы будете перенаправлены на платформу Signaturit или Autenti. Следуйте их инструкциям, чтобы завершить процесс подписания.
Если вы отказываетесь подписывать документ, необходимо указать причину отказа.
Отслеживание статуса документа и всех подписантов
Статус документа будет изменен на "В ожидании одобрения", "Подписан" или "Отклонен" в зависимости от действий сотрудника. Статус "Просрочен" означает, что документ не был подписан в течение трех месяцев.
Статус будет виден в списке документов и в режиме предварительного просмотра.
В колонке "Подписанты" отображаются аватарки всех назначенных лиц, подписавших документ. Щелкните на аватарку, чтобы просмотреть окно с информацией о статусе каждого подписанта (например, подписано, в ожидании, отклонено).
В предварительном просмотре документа аватарки всех подписантов отображаются рядом с меткой статуса подписи. Нажав на эти аватарки, вы также увидите статусы подписантов.
Когда статус «Не удалось обработать», наведите курсор на статус, чтобы увидеть причину сбоя — например, «Отсутствует электронная почта».
Повторить попытку электронной подписи
Если документ имеет статус «Не удалось обработать», вы можете повторить попытку отправки его на электронную подпись. После устранения проблемы — например, добавления отсутствующего адреса электронной почты — документ можно отправить снова.
Нажмите на три точки и выберите «Повторить попытку электронной подписи». Документ будет отправлен на подпись еще раз.
Оповещения
Уведомление на электронную почту: Сотруднику будет отправлено электронное письмо со ссылкой на Signaturit.
Создание задачи: В списке задач сотрудника будет создана задача с кнопкой Подписать.
Оповещение в дашборде: На информационной панели сотрудника появится оповещение.
Настройка обязательного входа в систему перед подписанием документов
Для обеспечения дополнительного уровня безопасности вы можете установить требование, чтобы сотрудники входили в систему PeopleForce перед тем, как открывать и подписывать документы, полученные по электронной почте. Когда эта опция включена, PeopleForce проверяет, что лицо, открывающее ссылку для подписания, является предполагаемым подписантом. Только авторизованные подписанты могут получить доступ к документу и подписать его. Этот параметр применяется к PeopleSign SES.
Участники процесса пребординга исключаются из этого требования. Если у сотрудника идет процесс пребординга, он может открывать и подписывать документы без входа в PeopleForce.
Чтобы включить эту опцию:
Перейдите в «Настройки» → «Безопасность» → «Аутентификация».
Выберите «Войти, чтобы подписать».
Нажмите «Сохранить».
Повторная отправка запросов на электронную подпись с истекшим сроком
Если срок действия запроса на электронную подпись истек, вы можете отправить его повторно всего за несколько кликов, не удаляя и не загружая документ заново. Это поможет вам быстро напомнить сотрудникам о необходимости подписать просроченные документы и сэкономит время при работе с большим количеством запросов с истекшим сроком.
Чтобы повторно отправить запрос на электронную подпись с истекшим сроком:
Перейдите в раздел «Документы».
Найдите документ со статусом «Истекло».
Нажмите на меню с тремя точками рядом с документом.
Выберите «Повторить эл. подпись».
PeopleForce отправит новый запрос на подпись исходному подписанту (подписантам).
Повторная отправка нескольких документов с истекшим сроком действия
Вы также можете отправить несколько запросов на электронную подпись с истекшим сроком действия одновременно:
Откройте страницу «Документы».
Выберите один или несколько документов.
Выберите «Повторить эл. подпись» в меню массовых действий.