Политики можно разделить на две категории: накопительная и отслеживание вручную. Политики с накоплением устанавливают ограничения на количество дней в течение года, месяца и т. д. или позволяют переносить или отменять дни на следующий период.

Политики, которые отслеживаются вручную, с другой стороны, не накладывают никаких таких ограничений, и сотрудники могут свободно запрашивать любое количество выходных дней в любое время.

Чтобы добавить политику, нажмите плюс в правом углу только что созданного вами типа отпуска. Затем выберите тип "Накопительная".

Когда вы выберете политику "С накоплением", вы увидите перед собой 4 блока настроек:

Первым шагом будет присвоение имени политике. Например,"Стандартная". Название политики будет отображаться в профиле у сотрудника, а также на главной странице.

Нерабочие, оплачиваемые - в этой категории работник не выполняет активно трудовые обязанности, но получает компенсацию за этот период. Например, когда работник не может работать из-за болезни или травмы, но продолжает получать регулярную зарплату.

Рабочие, оплачиваемые - этот тип деятельности охватывает дни, когда работник активно участвует в выполнении рабочих задач, даже если они выполняются удаленно, например, "работа из дома". Например, если работник провел пять дней, работая удаленно из своего домашнего офиса, эти дни будут засчитаны как часть категории "оплачиваемая работа"".

Нерабочие, неоплачиваемые - к этой категории относятся ситуации, когда работник не выполняет трудовые обязанности и не получает компенсацию за этот период. Например, когда работник берет отпуск по личным причинам, таким как семейные обстоятельства, длительный отпуск или продолжение обучения.

Установите ежедневные лимиты, рекомендуется использовать значение "1". Это обеспечит защиту от запросов на доли дней, например, 0,5 или 0,25.

Пример: Если работник пытается подать запрос на отпуск только на половину дня (0,5), а минимальная дневная сумма настроена как "1", система ограничит такие запросы, сохраняя минимальный лимит на полный день.

Укажите минимальное и максимальное общее количество дней, которое может запросить работник.

Пример: Если минимальное общее количество составляет 2 дня, работник может запросить не менее 2 дней выходных.

Пример: Если максимальное общее количество составляет 10 дней, работник не может запросить отгул более чем на 10 дней.

Минимальный срок уведомления: Определяет время, за которое работник должен сообщить об этом перед тем, как попросить отгул.

Пример: Минимальный период уведомления 2 дня означает, что работники могут просить отгул только за 2 дня до отпуска.

Максимальный срок уведомления: Укажите максимально допустимый период уведомления, чтобы предотвратить чрезмерно ранние запросы.

Пример: Если максимальный период уведомления установлен на 60 дней, сотрудники не могут запрашивать отгул более чем за 60 дней до отпуска.

С помощью этой функции вы настроите правила предоставления отпусков в вашей компании для определенного типа отсутствия.

Благодаря начислениям вы можете настроить количество начисленных дней за необходимый период в соответствии с политикой вашей организации.

Начинается через. Эта опция позволяет вам указать начальную точку для начисления, будь то день трудоустройства, неделя, месяц или год. Например, если начисление отпуска работника начинается с первого дня работы, вы должны ввести "0", чтобы обозначить это. Если начисление начинается через 6 месяцев после даты найма, вы должны ввести "6" для обозначения этого.

"Начальный баланс" используется, если вы предоставляете определенное количество дней работнику с первого дня его работы. Если в вашей компании это не предусмотрено, вы можете пропустить эту опцию.

Например, если начисление отпуска начинается через 6 месяцев после даты найма с начальным балансом 12 дней, это означает, что через 6 месяцев на баланс работника будет начислено 12 дней.

Начисляется. Начисления - это количество дней отпуска, предоставленных работникам, и частота их распределения. Например, работники получают 2 дня отпуска каждый месяц, либо в день приема на работу, либо в начале месяца.

Настройка максимального баланса устанавливает ограничение на количество дней, которые работник может накопить на своем балансе. Эта опция не нужна, если дни непрерывно накапливаются без предварительно определенного максимума.

Настройка "Перенос" является важной и предоставляет возможности для управления накоплением или отменой дней отпуска. Выберите одну из следующих функций:

1. Нет: если ваша компания отменяет перенос дней отпуска в день приема на работу или в начале нового года. Неиспользованные дни отпуска не переносятся. Дни отпуска заканчиваются в день найма через год или в начале года в соответствии с изменениями в вашей политике отпусков.

2. Вплоть до: Если у вас есть перенос определенного количества дней на следующий период, выберите эту опцию и укажите максимальное количество дней, которое можно перенести.

3. Неограниченный: Если дни отпуска накапливаются непрерывно без определенного лимита. Выберите эту опцию для неограниченного переноса. В случае, если максимальный остаток установлен на 24 дня, начисление прекратится, как только будет достигнуто максимальное накопление 24 дней.

Пропорциональное начисление предполагает, что количество начисленных дней определяется пропорционально дате выхода на работу. Например, если для работника начисляется 20 дней отпуска в год, и он выходит на работу в середине года, ему будет начислено только 10 дней, а не полных 20.

При полном начислении количество дней отпуска начисляется в полном объеме, независимо от того, когда работник присоединился к компании.

Конец периода начисления: Выберите эту опцию, если вы предоставляете работникам дни отпуска за предыдущий рабочий период. Например, работник выходит на работу 1 июля, и в последний день месяца ему начисляется 2 дня.

Начало периода начисления: Выберите эту опцию, если вы хотите, чтобы дни накапливались заранее в начале периода начисления. Например, если работник приступает к работе 2 июля, два дня будут начислены на его баланс в тот же день.

Если в вашей компании отпуск требует одобрения, активируйте опцию "Включить одобрение".

Руководитель (менеджер): Это непосредственный руководитель работника, которому он подчиняется в организационной структуре.

Непрямой менеджер (менеджер руководителя): Этот человек имеет большее влияние или ответственность, чем непосредственный руководитель. Он рассматривает общий запрос с точки зрения общего управления и принимает решение об его одобрении или отклонении.

Менеджер 3-го уровня: Это лицо, признанное менеджером третьего уровня в организационной иерархии.

Менеджер команды: Это руководитель команды работника. Этот человек знает работу команды и ее способность поддерживать производительность во время отсутствия работника.

Конкретные сотрудники: Здесь вы можете выбрать любое лицо из выпадающего меню. Специалист по управлению персоналом может быть назначен как конкретное лицо из списка доступных HR-менеджеров.

Менеджер департамента: Утвердителем будет руководитель соответствующего департамента.

Выбор работника: Это лицо интегрируется в профиль работника с помощью специального поля под названием "Ответственный за утверждение запросов на отпуск". Для утверждения можно выбрать разных сотрудников в индивидуальных профилях сотрудников.

Пропустить неназначенные утверждения: Если у сотрудника нет прямого руководителя, непрямого руководителя (менеджера менеджера) и руководителя команды, его запрос на отпуск не может быть утвержден. В этом случае вы можете воспользоваться функцией "Пропустить неназначенные утверждения" при настройке политики отсутствий. Эта функция позволяет автоматически перенаправлять запрос на отсутствие сотрудника на следующий этап (утверждающий) для утверждения, не блокируя систему.

Разрешить одобрять заместителям: Если один из утверждающих находится в отпуске или на больничном, вы можете активировать эту функцию, чтобы выбрать работника, который будет утверждать или отклонять запрос на отсутствие. Например, если один из сотрудников в цепочке утверждающих отсутствует, запрос на отсутствие будет переадресован HR.

В первом выпадающем списке пользователи могут выбрать один из трех вариантов округления: округление до большего, до ближайшего и округление до меньшего.

Во втором выпадающем списке пользователи могут выбрать точность округления: один знак после запятой, два знака после запятой или округление до ближайшего целого числа. Для более подробной информации об округлении баланса, пожалуйста, перейдите по ссылке.

Для всех - названия и иконки типов отпусков отображаются в списке "отсутствующих", расписании и календаре для всех пользователей.

Для меня - названия и иконки типов отпусков скрыты в списке "кто отсутствует", расписании и календаре для обычных пользователей, но остаются видимыми для администраторов и тех, кто их утверждает.

Опция ''Включить уведомления об одобрении'': Позволяет информировать сотрудников об одобрении их запроса. Вы можете создать собственный шаблон уведомления. Если этого не требуется, вы можете пропустить эту опцию, и сотрудники будут получать стандартные уведомления о том, что их отпуск был одобрен.

Эта политика не содержит сложных настроек. Здесь нужно только активировать вкладки "Детали" и "Одобрение" (по примеру, описанному выше).