⚠️ Доступно с любой из следующих подписок: Standard или Professional
Политика отсутствия служит важным инструментом, который определяет, как работники могут получать, организовывать и использовать часы отсутствия на рабочем месте, обеспечивая объективный и организованный подход. Эти политики позволяют создавать индивидуальные правила, которые определяют конкретные условия предоставления отсутствий в соответствии с правилами вашей компании. Различные политики могут быть разработаны для различных типов отсутствия, таких как отпуска, больничные или даже для отслеживания дней работы из дома.
Добавление типа отсутствия
Добавление типа отсутствия
Тип отсутствия - это категория, которая будет отображаться в профиле пользователя, например, больничный, ежегодный отпуск и т.д. Каждый тип может содержать несколько политик отсутствий, например, отдельные политики для разных местоположений.
Чтобы добавить новый тип отсутствия, выполните следующие действия:
Перейдите в Настройки > HR > Политики отсутствий.
Нажмите кнопку +Добавить тип отпуска.
Введите название.
Выберите, как будет отслеживаться это отсутствие - в днях или часах.
Подберите иконку и цвет для типа отсутствия.
Сохраните настройки.
После создания типа перейдите к настройке политики.
Типы политики отсутствий
Типы политики отсутствий
Каждый тип отсутствия может содержать несколько политик. Например, вы можете указать разные правила начисления отсутствий для работников из разных локаций.
Существует два типа политики отсутствий:
Накопительная - предназначен для установления доступного для работника количества отсутствий и четких правил их начисления.
Отслеживание вручную - предназначен для отслеживания использованного времени и не накладывает таких ограничений, например, вы хотите отслеживать количество времени, когда работник работает вне офиса. Вместо доступного отсутствия будет отображаться баланс запрошенного отсутствия.
Добавление накопительной политики
Добавление накопительной политики
Чтобы добавить новую накопительную политику, выполните следующие шаги:
Выберите тип отсутствия, который должен включать эту политику, и нажмите кнопку + рядом с ним.
Выберите накопительный тип.
3. Укажите название политики. Ее будете видеть только вы.
4. Выберите тип активности, который описывает отсутствие:
Нерабочие, оплачиваемые
Нерабочие, оплачиваемые
Этот тип используется в случаях, когда работники не выполняют рабочие обязанности во время отсутствия на работе, но все равно получают компенсацию за этот период. Например, когда работник не может работать из-за болезни или травмы, но продолжает получать регулярную заработную плату.
Рабочие, оплачиваемые
Рабочие, оплачиваемые
Этот вид деятельности охватывает дни, когда работник активно вовлечен в выполнение рабочих задач, и это время оплачивается. Может использоваться для контроля сверхурочной работы или работы из дома.
Нерабочие, неоплачиваемые
Нерабочие, неоплачиваемые
Эта категория предназначена для ситуаций, когда работник не выполняет рабочие обязанности и не получает компенсацию за этот период. Например, когда работник берет отгул за свой счет.
5. Выберите, как должны считаться дни отсутствий. Если вы выберете рабочие дни, только рабочие дни будут засчитаны как дни отсутствия. Таким образом, выходные и праздничные дни будут исключены из общего количества дней отсутствий. В противном случае будет учтен каждый календарный день.
6. В поле "Инструкции" вы можете предоставить дополнительную информацию для сотрудников, например, как подать запрос на отгул.
7. Если нужно, разрешите запросы с отрицательным балансом, чтобы работники могли запрашивать отсутствие, даже если они не начислены на их балансе.
Пример: Работник с остатком отпуска в 2 дня все еще может попросить 5 дней отпуска, в результате чего остаток составит -3 дня.
8. Если необходимо, ограничьте накладывающиеся запросы, чтобы предотвратить подачу работниками запросов на отсутствие на даты, которые они уже подали.
Пример: Если работник подал запрос на отпуск с 1 по 5 ноября и попытается подать запрос на отпуск на эти же даты снова, система выдаст сообщение об ошибке.
9. Укажите, могут ли сотрудники брать отсутствие во время испытательного срока.
10. Если нужно, ограничьте редактирование разбивки, чтобы сотрудники не могли редактировать разбивку во время подачи заявки на отсутствие.
Пример: Если сотрудник подал заявку на отпуск на 1 день, он не сможет изменить его на 0,5 дня, если опция "Ограничить изменение разбивки" включена. Аналогично, если политика задана в часах, и работник попросил отпуск на 1 день (8 часов), он не сможет изменить его на 4 часа, если эта опция включена.
11. Установите минимальную ежедневную сумму, которую можно запрашивать для отсутствия. Если вы установите 1 день, работник не сможет отпроситься на несколько часов.
12. Укажите минимальную и максимальную общую сумму дней, которую может попросить работник.
Пример: Если минимальное общее количество составляет 2 дня, работник может запросить не менее 2 дней выходных. Если максимальное общее количество составляет 10 дней, работник не может запросить отгул более чем на 10 дней.
13. Определите минимальный срок уведомления, за который работник может подать заявление об отсутствии до его начала. Например, работник может подать заявление на отсутствие не позднее, чем за 2 дня до его начала.
14. С помощью максимального срока уведомления вы можете предотвратить чрезмерно ранние запросы. Например, работники не могут просить отсутствие более чем за 90 дней до его начала.
Если вы не хотите устанавливать никаких ограничений, оставьте поле пустым.
15. Укажите начало действия политики: с первого дня работы, недели, месяца, года или другое. Если начисление отсутствий работника начинается с первого дня работы, поставьте 0.
16. Установите начальный баланс, чтобы предоставить определенное количество дней работнику с первого рабочего дня. Если ваша компания не предлагает такой возможности, оставьте поле пустым.
Пример: Если начисление отпуска начинается через 6 месяцев после даты приема на работу с начальным балансом 12 дней, вы должны указать эти числа в соответствующих полях.
17. В поле "Начисляется" определите количество дней отсутствия, назначенных работникам, и периодичность их начисления. Например, работники получают 2 дня отпуска ежемесячно.
18. Укажите, когда начисляются дни отсутствия: на дату приема на работу или в начале месяца.
19. Установите максимальный баланс, который может иметь сотрудник. По достижении этой суммы начисление прекратится. Эта опция не нужна, если дни непрерывно начисляются без предварительно определенного максимума.
20. В поле "Сумма переноса" установите количество дней, которые работник может перенести на следующий период:
Нет
Нет
Эта опция предназначена для компании, которая не использует перенос неиспользованных дней отсутствия на следующий период. Неиспользованные дни отсутствия заканчиваются в день приема на работу через год или в начале года, в соответствии с настройками в вашей политике.
Неограниченный
Неограниченный
Эта опция позволяет постоянно накапливать неиспользованные дни отсутствия без предварительно определенного лимита. Например, работник имеет 5 неиспользованных дней отсутствия, с помощью этой опции эти 5 дней будут перенесены на следующий период.
Вплоть до
Вплоть до
Эта опция используется, когда вы хотите установить определенное количество дней, разрешенных для переноса на следующий период. Когда вы выбираете эту опцию, укажите максимальное количество дней, которое можно перенести.
21. При необходимости вы можете отложить сгорание неиспользованных дней отсутствия на несколько месяцев в соответствующем поле. Если вы отложили сгорание на 2 месяца, это означает, что баланс работника будет обновлен через 2 месяца после даты, выбранной в поле Дата переноса, и соответственно с суммой переноса.
22. В поле "Дата переноса" укажите, когда должно произойти обновление баланса: конкретная дата или дата принятия работника на работу.
23. Выберите, как должно произойти первое начисление:
Пропорциональное
Пропорциональное
Этот вариант означает, что количество начисленных дней определяется пропорционально дате присоединения к компании. Например, если работник имеет право на 20 дней отсутствия в год и присоединился к компании в середине года, ему будет начислено только 10 дней, а не все 20.
Полное начисление
Полное начисление
Эта опция означает, что полное количество дней, указанное в качестве первого начисления, будет начислено.
24. Укажите, когда должны состояться начисления:
Конец периода начисления
Конец периода начисления
Выберите эту опцию, если вы предоставляете работникам дни отсутствия за предыдущий рабочий период. Например, работник выходит на работу 1 июля, а в последний день месяца ему начисляется 2 дня.
Начало периода начисления
Начало периода начисления
Выберите эту опцию, если вы предпочитаете накапливать дни заранее - в начале периода начисления. Например, если работник приступает к работе 2 июля, два дня будут начислены на его баланс той же даты.
25. В разделе "Одобрение" вы можете включить функцию одобрение отсутствия, если это нужно вашей компании.
Вы можете выбрать одного или несколько лиц, имеющих право на утверждение, в соответствии с конкретными потребностями и структурой вашей компании.
26. Добавьте того, кто должен одобрять запрос на отсутствие:
Менеджер: Это непосредственный руководитель работника, которому он подчиняется в организационной структуре.
Менеджер менеджера: Этот человек имеет большее влияние или ответственность, чем непосредственный руководитель. Он рассматривает общий запрос с точки зрения общего управления и принимает решение об его одобрении или отклонении.
Менеджер 3-го уровня: Это лицо, признанное менеджером третьего уровня в организационной иерархии.
Менеджер команды: Это руководитель команды работника. Этот человек знает работу команды и ее способность поддерживать производительность во время отсутствия работника.
Конкретные сотрудники: Здесь вы можете выбрать любое лицо из выпадающего меню. Специалист по управлению персоналом может быть назначен как конкретное лицо из списка доступных HR-менеджеров.
Менеджер департамента: Утвердителем будет руководитель соответствующего департамента.
Выбор сотрудника: Это лицо интегрируется в профиль работника с помощью специального поля под названием "Ответственный за утверждение запросов на отсутствия". Для утверждения можно выбрать разных сотрудников в индивидуальных профилях сотрудников.
Запрос на утверждение будет отправлен выбранным лицам в последовательности, указанной в настройках политики отсутствий. Важно отметить, что все лица, выбранные для утверждения, имеют одинаковые полномочия. Если кто-то из утвержденных лиц отклонит запрос, он будет отклонен.
27. Вы можете включить пропуск неназначенных утверждений, если у работника нет утвердителя, поэтому его заявка на отсутствие не может быть утверждена. Таким образом, запрос будет автоматически перенаправлен на следующий этап (утвердителя).
28. Включите и выберите замену утвердителя, если основной утвердитель находится в отпуске или на больничном.
29. Определите метод и точность округления, чтобы настроить отображение остатка отсутствий для сотрудников. Более подробно об округлении остатков вы можете узнать по ссылке.
30. Настройте видимость политики отсутствий:
Для всех
Для всех
Названия и иконки типов отпусков отображаются в списке "Кто отсутствует", расписании и календаре для всех пользователей.
Для себя
Для себя
Названия и иконки типов отпусков скрыты в списке "Кто отсутствует", расписании и календаре для обычных пользователей, но остаются видимыми для администраторов и тех, кто их утверждает.
31. Если нужно, позвольте сотрудникам отзывать свои запросы на отсутствие.
32. Отметьте обязательным добавление комментариев, если вам нужно получить определенную информацию при заполнении работником заявления на отпуск.
33. Разрешите добавлять вложения, если вам нужно получить какие-то файлы при заполнении сотрудником запроса на отсутствие.
34. Включите уведомления об одобрении, чтобы информировать сотрудников об одобрении их запроса. Вы можете добавить собственный текст сообщения. Если это не требуется, вы можете пропустить этот параметр, и сотрудники будут получать стандартные уведомления о том, что их запрос одобрен.
35. Сохраните политику после заполнения всех параметров.
Добавление политики без накопления
Добавление политики без накопления
Чтобы добавить новую политику с отслеживание вручную, выполните следующие шаги:
Выберите тип отсутствия, который должен включать эту политику, и нажмите кнопку + рядом с ним.
Выберите тип "Отслеживание вручную".
3. Укажите название политики. Ее будете видеть только вы.
4. Выберите тип активности, который описывает отсутствие:
Нерабочие, оплачиваемые
Нерабочие, оплачиваемые
Этот тип используется в случаях, когда работники не выполняют рабочие обязанности во время отсутствия на работе, но все равно получают компенсацию за этот период. Например, когда работник не может работать из-за болезни или травмы, но продолжает получать регулярную заработную плату.
Рабочие, оплачиваемые
Рабочие, оплачиваемые
Этот вид деятельности охватывает дни, когда работник активно вовлечен в выполнение рабочих задач, и это время оплачивается. Может использоваться для контроля сверхурочной работы или работы из дома.
Нерабочие, неоплачиваемые
Нерабочие, неоплачиваемые
Эта категория предназначена для ситуаций, когда работник не выполняет рабочие обязанности и не получает компенсацию за этот период. Например, когда работник берет отгул за свой счет.
5. Выберите, как должны считаться дни отсутствий. Если вы выберете рабочие дни, только рабочие дни будут засчитаны как дни отсутствия. Таким образом, выходные и праздничные дни будут исключены из общего количества дней отсутствий. В противном случае будет учтен каждый календарный день.
6. В поле "Инструкции" вы можете предоставить дополнительную информацию для сотрудников, например, как подать запрос на отгул.
7. Если необходимо, ограничьте накладывающиеся запросы, чтобы предотвратить подачу работниками запросов на отсутствие на даты, которые они уже подали.
Пример: Если работник подал запрос на отпуск с 1 по 5 ноября и попытается подать запрос на отпуск на эти же даты снова, система выдаст сообщение об ошибке.
8. Укажите, могут ли сотрудники брать отсутствие во время испытательного срока.
9. Если нужно, ограничьте редактирование разбивки, чтобы сотрудники не могли редактировать разбивку во время подачи заявки на отсутствие.
Пример: Если сотрудник подал заявку на отпуск на 1 день, он не сможет изменить его на 0,5 дня, если опция "Ограничить изменение разбивки" включена. Аналогично, если политика задана в часах, и работник попросил отпуск на 1 день (8 часов), он не сможет изменить его на 4 часа, если эта опция включена.
10. Установите минимальную ежедневную сумму, которую можно запрашивать для отсутствия. Если вы установите 1 день, работник не сможет отпроситься на несколько часов.
11. Укажите минимальную и максимальную общую сумму дней, которую может попросить работник.
Пример: Если минимальное общее количество составляет 2 дня, работник может запросить не менее 2 дней выходных. Если максимальное общее количество составляет 10 дней, работник не может запросить отгул более чем на 10 дней.
12. Определите минимальный срок уведомления, за который работник может подать заявление об отсутствии до его начала. Например, работник может подать заявление на отсутствие не позднее, чем за 2 дня до его начала.
13. С помощью максимального срока уведомления вы можете предотвратить чрезмерно ранние запросы. Например, работники не могут просить отсутствие более чем за 90 дней до его начала.
Если вы не хотите устанавливать никаких ограничений, оставьте поле пустым.
14. В разделе "Одобрение" вы можете включить функцию одобрение отсутствия, если это нужно вашей компании.
Вы можете выбрать одного или несколько лиц, имеющих право на утверждение, в соответствии с конкретными потребностями и структурой вашей компании.
15. Добавьте того, кто должен одобрять запрос на отсутствие:
Менеджер: Это непосредственный руководитель работника, которому он подчиняется в организационной структуре.
Менеджер менеджера: Этот человек имеет большее влияние или ответственность, чем непосредственный руководитель. Он рассматривает общий запрос с точки зрения общего управления и принимает решение об его одобрении или отклонении.
Менеджер 3-го уровня: Это лицо, признанное менеджером третьего уровня в организационной иерархии.
Менеджер команды: Это руководитель команды работника. Этот человек знает работу команды и ее способность поддерживать производительность во время отсутствия работника.
Конкретные сотрудники: Здесь вы можете выбрать любое лицо из выпадающего меню. Специалист по управлению персоналом может быть назначен как конкретное лицо из списка доступных HR-менеджеров.
Менеджер департамента: Утвердителем будет руководитель соответствующего департамента.
Выбор сотрудника: Это лицо интегрируется в профиль работника с помощью специального поля под названием "Ответственный за утверждение запросов на отсутствия". Для утверждения можно выбрать разных сотрудников в индивидуальных профилях сотрудников.
Запрос на утверждение будет отправлен выбранным лицам в последовательности, указанной в настройках политики отсутствий. Важно отметить, что все лица, выбранные для утверждения, имеют одинаковые полномочия. Если кто-то из утвержденных лиц отклонит запрос, он будет отклонен.
16. Вы можете включить пропуск неназначенных утверждений, если у работника нет утвердителя, поэтому его заявка на отсутствие не может быть утверждена. Таким образом, запрос будет автоматически перенаправлен на следующий этап (утвердителя).
17. Включите и выберите замену утвердителя, если основной утвердитель находится в отпуске или на больничном.
18. Определите метод и точность округления, чтобы настроить отображение остатка отсутствий для сотрудников. Более подробно об округлении остатков вы можете узнать по ссылке.
19. Настройте видимость политики отсутствий:
Для всех
Для всех
Названия и иконки типов отпусков отображаются в списке "Кто отсутствует", расписании и календаре для всех пользователей.
Для себя
Для себя
Названия и иконки типов отпусков скрыты в списке "Кто отсутствует", расписании и календаре для обычных пользователей, но остаются видимыми для администраторов и тех, кто их утверждает.
20. Если нужно, позвольте сотрудникам отзывать свои запросы на отсутствие.
21. Отметьте обязательным добавление комментариев, если вам нужно получить определенную информацию при заполнении работником заявления на отпуск.
22. Разрешите добавлять вложения, если вам нужно получить какие-то файлы при заполнении сотрудником запроса на отсутствие.
23. Включите уведомления об одобрении, чтобы информировать сотрудников об одобрении их запроса. Вы можете добавить собственный текст сообщения. Если это не требуется, вы можете пропустить этот параметр, и сотрудники будут получать стандартные уведомления о том, что их запрос одобрен.
24. Сохраните политику после заполнения всех параметров.