К основному содержимому

Как сгенерировать документ в профиле работника

Узнайте, как использовать заполнители для шаблонов документов сотрудников в системе Peopleforce.

⚠️ Доступно с любой из следующих подписок: Standard или Professional

Пользователи системы PeopleForce могут формировать документы прямо в системе. Это делает возможным полный переход на цифровой обмен и подписание всей документации для компаний, которые используют решения от PeopleForce.

Как создать шаблоны документов в системе

Шаблоны необходимых документов вы можете создать в настройках, используя поля, которые автоматически будут подтягиваться из карточки сотрудника, например, его ФИО, должность или дата найма. Заменители позволяют создавать документы с актуальной информацией из карточки вашего сотрудника.

  1. Для того чтобы создать необходимый вам шаблон документа, перейдите в "Настройки -> Документы -> Шаблоны."
    ​

  2. На открывшейся странице необходимо нажать кнопку "Добавить", чтобы загрузить готовый шаблон документа в формате .docs.

  3. После этого появится всплывающее окно, в котором необходимо заполнить поля "Название" и "Описание". В поле "Шаблон" следует загрузить нужный документ в формате .docx, а затем сохранить введенные данные.
    ​

💡 После того, как вы загрузите файл в систему, вы не сможете редактировать его в режиме онлайн. Если вам нужно внести изменения, редактируйте документ на своем компьютере, а затем снова загрузите его в систему.

Заменители полей сотрудников

Заменители позволяют создавать документы с актуальной информацией из карточки вашего сотрудника в том порядке и с теми данными, что вам нужно. Таким способом, вы можете выгружать PDF-версии документов, чтобы распечатать, например, справки и приказы.

Для заменителей мы используем библиотеку с открытым исходным кодом Liquid от Shopify. Больше деталей и документацию можно найти по этой ссылке.

Даты

Оба варианта могут быть использованы:

{{date_full}} - Текущая дата в формате "Cент. 21, 2023"

{{date_day}}.{{date_month}}.{{date_year}} - Текущая дата в формате "21.09.2023"

Общая информация о сотруднике

{{employee.full_name}} - Имя Фамилия
​{{employee.first_name}} - Имя
​{{employee.last_name}} - Фамилия
​{{employee.middle_name}} - Отчество

{{employee.employee_number}} - ID cотрудника

{{employee.date_of_birth}} - Дата рождения сотрудника

{{employee.gender}} - Пол сотрудника

{{employee.hired_on}} - Дата найма работника

{{employee.termination_date}} - Дата увольнения

{{employee.probation_ends_on}} - Дата окончания испытательного срока


Контакты

{{employee.email}} - Эл. почта
​{{employee.personal_email}} - Личная эл. почта
​{{employee.mobile_number}} - Личный номер телефона
​{{employee.work_phone_number}} - Рабочий номер телефона


Данные о трудоустройстве

{{employee.position}} - Должность
​{{employee.division}} - Подразделение
​{{employee.department}} - Департамент
​{{employee.location}} - Локация

{{employee.legal_entity}} - Юридическое лицо

{{employee.job_level}} - Уровень опыта

{{employee.work_type}} - Тип трудоустройства

{{employee.work_pattern}} - График работы

{{employee.job_profile}} - Профиль должности

{{employee.job_group}} - Группа должности, к которой относится профиль должности сотрудника

Информация о зарплате

{{employee.current_salary_amount}} - Представляет текущую сумму зарплаты сотрудника.

{{employee.current_salary_currency}} - Указывает валюту, в которой выплачивается текущая зарплата сотрудника (например, USD, EUR, GBP).

{{employee.previous_salary_amount}} - Представляет собой сумму предыдущей зарплаты сотрудника.

{{employee.previous_salary_currency}} - Указывает валюту, в которой была выплачена предыдущая зарплата сотрудника (например, USD, EUR, GBP).

Информация о менеджере

{{manager.email}} - Эл. почта менеджера
​{{manager.full_name}} - Имя Фамилия менеджера
​{{manager.employee_number}} - ID менеджера
​{{manager.first_name}} - Имя менеджера
​{{manager.middle_name}} - Отчество менеджера
​{{manager.last_name}} - Фамилия менеджера
​

Заменители кастомных полей сотрудников

Названия пользовательских полей из профиля сотрудника также можно использовать как заменители (placeholders). Использование их достаточно простое.

  1. Перейдите в "Настройки -> Данные о людях". Найдите поле, которое вы хотите использовать в качестве заменителя. Щелкните на иконку "Редактирование" для поля, которое вы хотите использовать в своем файле.
    ​

  2. Скопируйте внутреннее название необходимого вам поля. Оно будет находиться сразу под названием поля.
    ​

  3. Для обращения к полю используйте структуру {{employee.internal_name}}. Например, если речь идет о поле даты начала страхования, структура будет такой - {{employee.дата_начала_страхования}}. Используйте эти структуры в шаблонах Ваших документов.

Переменные из кастомных столбцов системных таблиц

Кастомные столбцы, которые вы добавляете в три системные таблицы - Должность, Работа и Базовая компенсация, - тоже можно использовать как переменные. Переменная создаётся автоматически для каждого кастомного столбца, поэтому ничего настраивать не нужно.

  1. Перейдите в Настройки → HR → Данные о людях. Таблицы «Должность» и «Работа» находятся во вкладке Работа, а таблица «Базовая компенсация» - во вкладке Компенсация.
    ​

  2. Откройте таблицу и нажмите значок редактирования у кастомного столбца, который хотите использовать.
    ​

  3. Скопируйте Внутреннее название столбца с помощью кнопки копирования рядом с ним.
    ​

  4. Добавьте префикс таблицы перед внутренним названием: {{employee.prefix_internal_name}}.

Таблица

Вкладка в «Данных о людях»

Формат переменной

Пример

Должность

Работа

{{employee.position_internal_name}}

{{employee.position_grade}}

Работа

Работа

{{employee.work_internal_name}}

{{employee.work_notice_period}}

Базовая компенсация

Компенсация

{{employee.salary_internal_name}}

{{employee.salary_bonus_scheme}}

📌 Для таблицы «Базовая компенсация» используется префикс salary_.

📌 Переменная подставляет значение из текущей строки сотрудника в этой таблице.

📌 У этих переменных нет версии {{manager.…}}.

Например, столбец таблицы «Должность» с внутренним названием grade превращается в {{employee.position_grade}}.

⚠️ Это работает только для этих трёх таблиц. Столбцы таблицы Дополнительные компенсации использовать нельзя, так как у сотрудника может быть одновременно несколько дополнительных компенсаций.

Как сгенерировать документ в профиле работника

Чтобы сгенерировать все необходимые документы, необходимо перейти в профиль сотрудника в системе PeopleForce. Там уже есть знакомая вкладка "Документы", нажмите на кнопку "+ Новый", и выберите "Создать из шаблона документа" из перечня действий. Эта функция позволяет создавать различные документы, такие как договора, заявления, приказы на отпуск, предложения о работе и другие, на основе уже предварительно созданных шаблонов.

В открывшемся меню выберите папку и шаблон документа.

Через несколько секунд в папке появится файл .docx, который будет объединен с полями сотрудника. Этот файл можно будет просмотреть или загрузить при необходимости.


​
​

Другие статьи по теме
Нашли ответ на свой вопрос?