Сообщать коллегам о смене роли сотрудника стало проще. Теперь вы можете настроить автоматизированные процессы, которые одним заданием или письмом чётко показывают, что именно меняется в данных сотрудника.
В этом примере мы создадим воркфлоу, который автоматически уведомляет менеджеров, IT-отдел или других заинтересованных лиц, когда сотрудника повышают, переводят на другую локацию или изменяют ему зарплату.
💡Создайте новый воркфлоу
Перейдите во вкладку "Воркфлоу".
Нажмите "+ Новый воркфлоу".
Дайте ему название, например "Уведомления об изменениях в должности".
При необходимости добавьте описание.
Выберите Ручной триггер.
Если воркфлоу должен применяться ко всем сотрудникам, оставьте поле "Воркфлоу относится к" пустым; либо задайте условия, если он должен срабатывать только для конкретных сотрудников.
Сохраните воркфлоу.
🔧 Добавьте действия, чтобы обеспечить синхронизацию всех команд
Следующим шагом является наполнение воркфлоу различными действиями для информирования и назначения задач соответствующим людям.
Отправить письмо
Используйте это действие, чтобы уведомить менеджера сотрудника, IT-команду, HR-отдел или любую заинтересованную сторону.
Нажмите + напротив триггера.
Выберите "Отправить письмо".
В поле "Получатель" укажите, кому отправлять уведомление:
менеджеру выбранного сотрудника;
поле сотрудника у выбранного сотрудника ( это може быть "привязанный" к сотруднику тимлид, ментор или HR-менеджер);
конкретному сотруднику (например, бухгалтеру);
группе людей (например, IT-команде).
Заполните тему и текст письма. Используйте переменные, чтобы не редактировать текст вручную — переменные подтянут предыдущие, текущие или будущие значения прямо из профиля сотрудника.
Пример письма для менеджера:
Привет, {{Руководитель - Имя}} {{Руководитель - Фамилия}},
Сообщаем, что {{Сотрудник - Имя}} {{Сотрудник - Фамилия}} переходит с должности {{Сотрудник - Должность}} в департаменте {{Сотрудник - Департамент}} на должность {{Сотрудник - Должность (запланированная)}} в департаменте {{Сотрудник - Департамент (запланированный)}}.
Новая локация: {{Сотрудник - Локация (запланированная)}}
Изменение уровня: с {{Сотрудник - Уровень}} на {{Сотрудник - Уровень (запланированный)}}.
Корректировка зарплаты: с {{Сотрудник - Заработная плата}} {{Сотрудник - Код валюты зарплаты}} до {{Сотрудник - Зарплата (запланированная)}} {{Сотрудник - Код валюты зарплаты (запланированный)}} (вступает в силу с {{Сотрудник - Дата с которой действительна зарплата (запланированная)}}).С уважением,
HR-командаСохраните действие.
Чтобы уведомить нескольких людей, добавьте нужное количество действий "Отправить письмо", выбирая разных получателей.
Создать задачу
Автоматически ставьте задачи, связанные с обновлением роли, например IT-отделу подготовить оборудование или HR — обновить систему.
Нажмите + напротив триггера.
Выберите "Создать задачу".
Укажите, создавать ли задачу сразу после запуска воркфлоу или через определённое число дней.
Задайте крайний срок выполнения.
Добавьте описание и инструкции. При необходимости прикрепите файлы или ссылки и используйте переменные.
Пример задачи для IT-отдела:
Подготовьте, пожалуйста, ноутбук и доступы для {{Сотрудник - Имя}} {{Сотрудник - Фамилия}}.
Сотрудник переходит с должности {{Сотрудник - Должность}} в департаменте {{Сотрудник - Департамент}} на должность {{Сотрудник - Должность (запланированная)}} в подразделении {{Сотрудник - Департамент (запланированный)}} с 22.03.2025.
Новая локация: {{Сотрудник - Локация (запланированная)}}.В поле "Получатель" укажите ответственного — подробнее о вариантах здесь.
Включите переназначение заместителям, если основной исполнитель отсутствует.
Сохраните задачу.
Создать документ
Создавайте новый контракт и сохраняйте его в профиле сотрудника.
Нажмите + рядом с триггером.
Выберите "Создать документ".
Укажите название документа.
Выберите папку для хранения файла.
Выберите один из ранее созданных шаблонов.
При необходимости запросите электронную подпись и добавьте подписантов.
Сохраните действие.
Запустить другой воркфлоу
Если после повышения нужен специфический процесс, например онбординг, используйте это действие.
Нажмите + рядом с триггером.
Выберите заранее созданный воркфлоу.
Сохраните действие.
✨ Преимущества воркфлоу
Все видят, что именно изменяется в данных сотрудника.
Не нужно копировать данные или искать информацию вручную.
Все действия идут по единой структуре.
Можно создать несколько воркфлоу для разных типов изменений: отдельно для повышений (с письмами-поздравлениями), для переезда (с задачей для IT) и т. д.