Пользователи системы PeopleForce могут формировать документы прямо в системе. Это делает возможным полный переход на цифровой обмен и подписание всей документации для компаний, которые используют решения от PeopleForce.
Как сгенерировать документ в профиле работника
Чтобы сгенерировать все необходимые документы, необходимо перейти в профиль сотрудника в системе PeopleForce. Там уже есть знакомая вкладка "Документы", нажмите на кнопку "+ Новый", и выберите "Создать из шаблона документа" из перечня действий. Эта функция позволяет создавать различные документы, такие как договора, заявления, приказы на отпуск, предложения о работе и другие, на основе уже предварительно созданных шаблонов.
После генерации документа, он будет доступен для просмотра и загрузки в профиле работника.
Как создать шаблоны документов в системе
Шаблоны необходимых документов вы можете создать в настройках, используя поля, которые автоматически будут подтягиваться из карточки сотрудника, например, его ФИО, должность или дата найма. Заменители позволяют создавать документы с актуальной информацией из карточки вашего сотрудника.
Для того чтобы создать необходимый вам шаблон документа, перейдите в "Настройки -> раздел People HR-> Документы."
На открывшейся странице необходимо нажать кнопку "Добавить", чтобы загрузить готовый шаблон документа в формате .docs. После этого появится всплывающее окно, в котором необходимо заполнить поля "Название" и "Описание". В поле "Шаблон" следует загрузить нужный документ в формате .docx, а затем сохранить введенные данные.
Загруженный вами шаблон документа с полным перечнем доступных переменных будет иметь следующий вид:
💡 После того, как вы загрузите файл в систему, вы не сможете редактировать его в режиме онлайн. Если вам нужно внести изменения, редактируйте документ на своем компьютере, а затем снова загрузите его в систему.
Заменители полей сотрудников
Заменители позволяют создавать документы с актуальной информацией из карточки вашего сотрудника в том порядке и с теми данными, что вам нужно. Таким способом, вы можете выгружать PDF-версии документов, чтобы распечатать, например, справки и приказы.
Для заменителей мы используем библиотеку с открытым исходным кодом Liquid от Shopify. Больше деталей и документацию можно найти по этой ссылке.
Даты
Оба варианта могут быть использованы:
{{date_full}} Текущая дата в формате "Cент. 21, 2023"
{{date_day}}.{{date_month}}.{{date_year}} -текущая дата в формате "21.09.2023"
Общая информация о сотруднике
{{employee.full_name}} - Имя Фамилия
{{employee.first_name}} - Имя
{{employee.last_name}} - Фамилия
{{employee.middle_name}} - Отчество
{{employee.employee_number}} ID cотрудника
{{employee.date_of_birth}} дата рождения сотрудника
{{employee.gender}} пол сотрудника
{{employee.hired_on}} дата найма работника
{{employee.probation_ends_on}} дата окончания испытательного срока
Контакты
{{employee.email}} - Эл. почта
{{employee.personal_email}} - Личная эл. почта
{{employee.mobile_number}} - Личный номер телефона
{{employee.work_phone_number}} - Рабочий номер телефона
Данные о трудоустройстве
{{employee.position}} - Должность
{{employee.division}} - Подразделение
{{employee.department}} - Департамент
{{employee.location}} - Локация
Информация о менеджере
{{manager.email}} Эл. почта менеджера
{{manager.full_name}} Имя Фамилия менеджера
{{manager.employee_number}} ID менеджера
{{manager.first_name}} Имя менеджера
{{manager.middle_name}} Отчество менеджера
{{manager.last_name}} Фамилия менеджера
Заменители кастомных полей сотрудников
Названия пользовательских полей из профиля сотрудника также можно использовать как заменители (placeholders). Использование их достаточно простое.
Перейдите в "Настройки -> PeopleHR -> Поля пользователей". Найдите поле, которое вы хотите использовать в качестве заменителя. Щелкните на иконку "Редактирование" для поля, которое вы хотите использовать в своем файле.
2. Скопируйте внутреннее название необходимого вам поля. Оно будет находиться сразу под названием поля.
3. Для обращения к полю используйте структуру {{employee.internal_name}}. Например, если речь идет о поле даты начала страхования, структура будет такой - {{employee.дата_начала_страхования}}. Используйте эти структуры в шаблонах Ваших документов.
Пример генерации документа в профиле сотрудника
Чтобы увидеть, как это работает, давайте создадим предложение работы для сотрудника из шаблона документа. В профиле сотрудника перейдите во вкладку "Документы -> Новый". В меню действий выберите опцию "Создать из шаблона документа".
В выпадающем меню выберите папку и шаблон документа.
Через несколько секунд в папке появится файл .docx, который будет объединен с полями сотрудника. Этот файл можно будет просмотреть или загрузить при необходимости.
