Имущество — это реестр оборудования вашей компании: одна запись на каждый ноутбук, телефон, монитор или стол. Каждая единица имущества относится к определённой категории и либо находится у кого-то, либо свободна. Вы добавляете имущество, назначаете его сотрудникам и отмечаете как возвращённое, когда его возвращают.
Чтобы загрузить реестр, который вы уже ведёте в электронной таблице, см. статьи Импорт имущества и Импорт назначений имущества.
Прежде чем начать
Должно быть включено управление имуществом. Перейдите в Настройки → Функционал и включите Управление имуществом в группе HR. Если функция выключена, пункт меню Имущество, его страницы настроек и разрешение скрыты.
Проверьте категории. У каждой единицы имущества должна быть категория. В новых аккаунтах есть стартовый набор категорий, поэтому обычно его достаточно немного подправить. Если список очищен, в поле Категория в форме имущества не из чего будет выбрать.
Часть 1: Настройте категории имущества
Перейдите в Настройки → HR → Категории имущества.
Нажмите Добавить, введите Название и выберите Значок. Значок отображается рядом с имуществом во всём PeopleForce.
Нажмите Сохранить.
Названия категорий должны быть уникальными. Если вы удалите категорию, она исчезнет из списка категорий, но имущество, которое уже её использует, сохранит её.
Часть 2: Настройте поля имущества
Страница Поля активов определяет, какие поля HR видит и заполняет при добавлении имущества. Каждое активное поле появляется в форме Добавить имущество в том же порядке, что и на этой странице, поэтому настройте её под информацию, которую ваша компания действительно отслеживает.
Перейдите в Настройки → HR → Поля активов.
Настройте встроенные поля, отмеченные как Система: выключите ненужные, чтобы они не появлялись в форме, или сделайте поле Обязательным, чтобы имущество нельзя было сохранить без него. Поля ID, Название и Категория всегда включены и всегда обязательны.
Чтобы отслеживать что-то дополнительное, например поставщика, номер заказа или состояние, нажмите Добавить, введите название, выберите тип поля и нажмите Сохранить. Тип поля нельзя изменить после создания.
Перетаскивайте поля, чтобы изменить их порядок в форме.
Подробнее в статье Пользовательские поля для имущества.
Часть 3: Добавьте имущество
Перейдите в Имущество → Компания и нажмите Добавить. Если реестр пуст, нажмите Создать ваше первое имущество.
Заполните форму Добавить имущество. В поле ID введите собственный код, например LAP-0101 или инвентарный номер. PeopleForce не генерирует ID, и каждый ID должен быть уникальным. Серийный номер тоже должен быть уникальным.
Нажмите Сохранить. Имущество откроется в режиме фокусировки.
Если имущество не сохраняется и поле подсвечено красным, значит, не заполнено обязательное поле. Обязательные поля проверяются каждый раз, когда вы сохраняете новое или отредактированное имущество. Уже существующее имущество задним числом не проверяется.
💡 Совет: Чтобы быстро зарегистрировать несколько одинаковых предметов, откройте имущество и нажмите Копировать или выберите Создать копию в меню ⋯ строки в списке. Форма откроется уже заполненной, и вам останется изменить только ID и серийный номер.
Часть 4: Просмотрите имущество
Нажмите на любую единицу имущества в списке, чтобы открыть её в режиме фокусировки — полноэкранном виде, где вся информация собрана в одном месте. Закройте его, чтобы вернуться к списку.
В режиме фокусировки отображается:
Вверху: название имущества, значок и название категории, серийный номер, а также статус: Назначено, Не назначено или В архиве.
Слева: Сведения (все поля имущества), а также Описание и Изображение, если они добавлены.
Справа: назначения имущества:
Текущий ответственный: у кого имущество сейчас. Если ни у кого, вы увидите Пока нет ответственного.
Следующий ответственный: появляется, если есть будущее назначение.
Просмотреть предыдущих ответственных: открывает полную историю назначений.
У каждого назначения есть свои кнопки редактирования и удаления.
Действия
На панели действий вверху есть:
Изменить, Копировать и Архивировать или Восстановить — доступны с доступом Редактирование.
Скачать QR-код — доступно всем, кто может открыть имущество. QR-код сохраняется как файл, который можно распечатать в виде наклейки на сам предмет.
Часть 5: Назначьте и верните имущество
Назначьте имущество
Откройте имущество и нажмите Назначить или выберите Назначить в меню ⋯ строки. Также можно назначить из профиля сотрудника: Ещё → Имущество → Назначить.
Выберите сотрудника (или имущество, если вы начали из профиля) и дату в поле Выдано. По умолчанию это сегодняшняя дата.
Нажмите Сохранить.
Верните имущество
Откройте имущество или меню ⋯ строки и нажмите Отметить как возвращённое. Назначение закроется сегодняшней датой.
💡 Совет: Чтобы передать имущество другому человеку, сначала отметьте его как возвращённое, а затем назначьте новому сотруднику.
Полезно знать
Можно назначать заранее. Если дата в поле Выдано в будущем, сотрудник отображается как Следующий ответственный, а имущество остаётся свободным до этой даты. Передача происходит ночью в этот день, вскоре после 01:00 UTC. Тот же ночной процесс освобождает имущество, дата возврата которого уже прошла.
Имущество нельзя назначить двум людям одновременно. Если даты назначений пересекаются, назначение не сохранится. Сначала закройте предыдущее.
Часть 6: Поиск и управление имуществом
На странице Имущество → Компания вы можете:
Переключать вид: используйте сегменты Активные и В архиве, чтобы переключаться между текущим и списанным имуществом. Для каждого показано количество.
Искать: поле поиска находит имущество по ID, Названию, Серийному номеру или Описанию. Пользовательские поля в поиске не учитываются, но по ним можно фильтровать.
Фильтровать: нажмите Добавить фильтр и выберите:
Статус назначения (Назначено или Не назначено), например, чтобы найти свободные ноутбуки.
Статус жизненного цикла ответственного, например Уволен.
Категорию, Отдел, Подразделение и Локацию.
Кому назначено, чтобы увидеть оборудование одного человека.
Сортировать: по ID, Названию, Категории или Кому назначено, а также по Серийному номеру, если это поле включено.
Экспортировать: нажмите Экспортировать в и выберите Excel или CSV. Файл готовится в фоновом режиме. Экспортировать список может каждый, кто его видит, в том числе роли с доступом Просмотр.
В списке у свободного имущества в столбце Кому назначено указано К назначению.
Архивирование и удаление
Архивируйте имущество, которым больше не пользуетесь, например проданный или сломанный ноутбук. Архивирование сохраняет запись и историю назначений.
Восстановить возвращает имущество из архива.
Удалить можно только имущество в архиве, и вместе с ним удаляется история назначений. Если хотите сохранить запись, архивируйте имущество.
Часть 7: Что видят сотрудники
По умолчанию сотрудники видят своё имущество, потому что у встроенной роли Люди о себе есть доступ Просмотр к имуществу.
В меню Имущество
Сотрудники видят Имущество в своём меню, где показано только то имущество, которое сейчас у них:
В списке отображаются Название (с ID под ним), Серийный номер (если это поле включено) и Категория.
Фильтров нет.
Возвращённое и архивное имущество не отображается.
Когда они открывают имущество
Они видят только себя как текущего ответственного, а не историю назначений.
Могут скачать QR-код, но не могут ничего изменять, назначать или возвращать.
После возврата имущества они больше не могут его открыть.
В своём профиле
Вкладка Имущество в разделе Ещё показывает Назначенное имущество и, если такое есть, Возвращённое имущество с датами выдачи и возврата.
Названия имущества там кликабельны только для тех, кто видит реестр компании.
⚠️ Будьте осторожны, изменяя роль «Люди о себе». Если установить для неё доступ Редактирование к имуществу, каждый сотрудник получит кнопки Назначить, Отметить как возвращённое, Изменить и Удалить на вкладке Имущество в своём профиле и сможет назначить себе любое свободное имущество компании.
Полезно знать
Увольнение сотрудника не возвращает его имущество. Имущество остаётся назначенным ему. Чтобы его найти, отфильтруйте список Компания по Статусу жизненного цикла → Уволен, а затем нажмите Отметить как возвращённое для каждой единицы. Добавьте возврат оборудования в чек-лист офбординга, чтобы ничего не упустить.
Назначение всё ещё показывает «К назначению»? Проверьте дату в поле Выдано. Будущая дата вступает в силу ночью в этот день, вскоре после 01:00 UTC.
Сотрудники не получают уведомлений, когда им назначают имущество или отмечают его как возвращённое. При необходимости сообщите им сами.